Wat een softwarekoppeling voor het digitaal productpaspoort van banden kost, hangt vooral af van drie dingen: hoeveel productgegevens u al gestructureerd heeft vastgelegd, hoe uw huidige systeem (ERP, voorraadbeheer, webshop) gegevens naar buiten kan sturen, en of u kiest voor een eenmalige koppeling of een doorlopende, automatische aanlevering. Er bestaat geen vast tarief dat voor elk bedrijf geldt, omdat deze drie factoren per bedrijf sterk verschillen.
De onderliggende reden is dat het paspoort zelf geen los product is dat u koopt, maar een dataset die continu moet kloppen met wat u verkoopt. Een koppeling is dus geen eenmalige klus die je afvinkt, maar een verbinding die blijft werken zolang uw assortiment verandert. Dat bepaalt waar het geld naartoe gaat: niet alleen naar de techniek, maar ook naar het onderhouden van die verbinding.
Waar het bedrag vandaan komt
Een softwareleverancier rekent doorgaans op basis van de tijd die nodig is om uw gegevens te ontsluiten. Heeft u al één centrale plek waar artikelnummers, materiaalgegevens en testresultaten samenkomen, dan is de koppeling relatief eenvoudig: er hoeft alleen een uitvoer te worden gebouwd naar het formaat dat het paspoort verwacht. Staan diezelfde gegevens verspreid over meerdere systemen, spreadsheets of zelfs op papier bij een toeleverancier, dan zit het grootste deel van het werk in het samenbrengen daarvan, niet in de koppeling zelf.
Een tweede kostenpost is het aantal productlijnen. Een importeur met een paar bandenmaten heeft een overzichtelijker opgave dan een groothandel met honderden SKU's uit verschillende fabrieken. Niet omdat de techniek per product verschilt, maar omdat elk productnummer zijn eigen brongegevens nodig heeft, en die moeten ergens vandaan komen.
Een derde factor is de vorm van de dienst: een eenmalige aanlevering bij de start van het paspoort kost minder dan een opzet waarbij wijzigingen in uw assortiment automatisch doorstromen. Dat laatste vraagt een structurele verbinding tussen uw systeem en de partij die het paspoort host, en dat werk wordt meestal apart in rekening gebracht, los van de eenmalige inrichting.
Wat u kunt navragen voordat u een prijs krijgt
Om een reëel beeld te krijgen van de kosten, helpt het om vooraf een paar dingen scherp te hebben: welk deel van uw gegevens al digitaal en gestructureerd is, wie binnen uw keten verantwoordelijk is voor welk gegeven, en of u de rol van aanbieder of van een andere marktdeelnemer vervult. Dat laatste bepaalt namelijk mede welke gegevens u zelf moet aanleveren en welke al door een andere partij in de keten worden verzorgd. de begrippen en rollen rustig doorlezen geeft daar een eerste beeld van, zonder dat u meteen een jurist nodig heeft.
Het is ook zinvol om te vragen naar wat er gebeurt bij wijzigingen: een nieuwe bandenmaat, een aangepast materiaal, of een correctie op eerder aangeleverde gegevens. Sommige leveranciers rekenen dat door als aparte opdracht, anderen nemen het op in een vast bedrag per periode. Beide zijn gangbaar, maar het scheelt in de uiteindelijke rekening en in hoe voorspelbaar de kosten op langere termijn zijn.
Hosting, QR-code en looptijd
Naast de koppeling zelf spelen de hostingtermijn en de QR-datadrager een rol in het totaalbedrag. Het paspoort moet over een langere periode raadpleegbaar blijven, en die bewaarplicht is onderdeel van de dienst, niet iets wat u er later apart bij regelt. Wie dat bedrag wil vergelijken tussen aanbieders, doet er goed aan te vragen wat er precies inbegrepen zit: alleen de eenmalige opmaak, of ook het jarenlang beschikbaar houden van de gegevens en de QR-code die daarnaar verwijst.
Omdat de exacte ingangsdatum van de verplichting nog niet vaststaat — de gedelegeerde handeling binnen het ESPR-werkplan wordt rond 2027 verwacht, met een verwachte praktijktoepassing rond 2029 — is het verstandig een koppeling te bespreken die meegroeit zodra de definitieve eisen bekend worden, in plaats van nu al vast te leggen wat nog kan wijzigen. hoe die gegevens precies tot stand komen laat zien welke stappen daarin vaststaan en welke nog afhankelijk zijn van de definitieve regelgeving.
Zelf een eerste indruk krijgen
Voordat u met een softwareleverancier in gesprek gaat, is het prettig om zelf al te weten waar u ongeveer staat: hoeveel productlijnen het betreft, hoe uw gegevens nu zijn vastgelegd, en welke rol u in de keten vervult. Dat maakt het gesprek concreter en voorkomt dat u een prijs krijgt die is gebaseerd op aannames die niet bij uw situatie passen. Een overzicht van de verwachte kosten hangt dan ook sterk af van wat u zelf al op orde heeft; een overzicht van wat een pakket bij tyrepas.eu inhoudt laat zien welke onderdelen daarbij standaard zijn inbegrepen.
Wilt u eerst voor uzelf helder krijgen waar u staat voordat u een leverancier benadert? Doe dan de gratis quick-scan of lees rustig de andere onderwerpen door; in een paar vragen zien waar uw bedrijf op dit moment staat geeft daarvoor een eerste richting, zonder dat u zich meteen ergens toe verbindt.