Der häufigste Fehler in Einkaufsverträgen für den Reifenpass besteht darin, dass die Verpflichtung einfach nicht erwähnt wird. Unternehmen gehen davon aus, dass der Hersteller oder Importeur die Daten von selbst liefert, während im Vertrag nirgendwo festgehalten ist, wer das tut, wann, und was passiert, wenn diese Partei die Lieferung einstellt oder den Eigentümer wechselt. Dies führt zu einer Lücke, die erst sichtbar wird, wenn Sie den Pass benötigen: bei einer Kontrolle, wenn ein neuer Kunde danach fragt, oder bei einem Wechsel des Lieferanten.
Die Lösung ist nicht kompliziert, erfordert aber einen bewussten Schritt: Nehmen Sie die Bereitstellung von Passdaten als explizite Vertragsbedingung auf, genau wie Sie es bereits mit Preis, Lieferfrist und Gewährleistung tun. Dies verhindert, dass die Verantwortung stillschweigend bei Ihnen landet, während Sie darauf nicht vorbereitet waren.
Wo es schiefgeht
Einkaufsverträge für Reifen wurden oft vor Jahren erstellt und seitdem kaum angepasst. Sie regeln Mengen, Rabatte und Haftung bei Mängeln, schweigen aber über digitale Produktinformationen, weil diese Verpflichtung damals noch nicht bestand. Wer jetzt einen neuen Vertrag abschließt, ohne diesen Gegenstand hinzuzufügen, wiederholt im Grunde eine Lücke, die inzwischen Konsequenzen hat.
Ein zweites wiederkehrendes Problem besteht darin, dass Unternehmen automatisch davon ausgehen, dass die andere Partei in der Kette verantwortlich ist. Der Importeur denkt, dass der Hersteller es regelt, der Großhändler denkt, dass der Importeur es regelt, und niemand überprüft, wer genau die Rolle des Anbieters für das spezifische Reifenmodell erfüllt, das eingekauft wird. Dieser Unterschied bestimmt, wer welche Daten liefern muss, und er ist nicht für jedes Reifenmodell gleich.
Ein dritter Fehler besteht darin, dass der Vertrag zwar die erste Lieferung von Daten regelt, nicht aber deren Wartung danach. Ein Pass ist kein einmaliges Dokument; Daten können sich ändern, beispielsweise wenn die Produktspezifikation angepasst wird. Ohne Absprache darüber, wer diese Änderung mitteilt und innerhalb welcher Frist, bleibt ein Pass unbeabsichtigt veraltet.
Was dies in der Praxis bedeutet
Wenn Sie bei mehreren Lieferanten einkaufen, bemerken Sie diesen Unterschied oft erst beim Vergleich. Der eine Lieferant liefert Passdaten strukturiert, der andere überlässt es Ihnen, herauszufinden, was genau erforderlich ist. Ohne vertragliche Absprache haben Sie in diesem zweiten Fall kein Druckmittel, und Sie sind auf Kulanz angewiesen.
Dasselbe gilt bei einem Wechsel zu einem anderen Softwareanbieter für die Verwaltung der Pässe selbst. Wenn in Ihrem Einkaufsvertrag mit Ihrem Reifenlieferanten nichts über die Form, in der Daten bereitgestellt werden, festgelegt ist, scheitert dieser Wechsel oft an fehlenden oder unvollständigen Daten. Dies wirkt sich daher nicht nur auf die Beziehung zu Ihrem Reifenlieferanten aus, sondern auch die Erklärung pro Thema in der Wissensdatenbank darüber, wie die verschiedenen Glieder in der Kette zusammenhängen.
Wie Sie es vermeiden
Der erste Schritt ist einfach: Bestimmen Sie pro Reifenmodell, wer in der Kette als Anbieter auftritt, und halten Sie dies als Teil der Einkaufsabsprachen fest. Dies verhindert Diskussionen im Nachhinein darüber, wer welche Daten liefern muss. Sind Sie sich über diese Rollenverteilung unsicher, können Sie das mit ein paar Fragen klären lassen bevor Sie den Vertrag aufstellen.
Der zweite Schritt besteht darin, den Vertrag um eine konkrete Bestimmung zur Datenlieferung zu ergänzen: in welcher Form, über welchen Kanal und innerhalb welcher Frist nach einer Änderung der Produktspezifikation. Dies ist nicht unbedingt eine juristische Einzelanfertigung, verdient aber genauso viel Aufmerksamkeit wie Gewährleistungsbedingungen.
Was Sie dokumentieren können
Vereinbaren Sie, wer den QR-Datenträger liefert oder bereitstellt, wer verantwortlich ist, wenn ein Reifenmodell eingestellt wird, und was mit bestehenden Pässen geschieht, wenn Sie den Lieferanten wechseln. Es ist auch ratsam, festzulegen, wie lange Daten gespeichert und zugänglich bleiben, da ein Pass über einen längeren Zeitraum verfügbar sein muss. Wie dies technisch umgesetzt wird, können Sie unter nachlesen auf der Seite über die Herkunft der Informationen.
Diese Vereinbarungen ersetzen keine Rechtsberatung zu Ihrem spezifischen Vertrag. Für die Erläuterung von Begriffen wie Anbieter und Marktteilnehmer und für Fragen, die etwas außerhalb dieses Themas liegen, ist der Übersicht mit häufig gestellten Fragen eine logische Fortsetzung.
Sind Sie sich unsicher, ob Ihre derzeitigen Einkaufsverträge dieses Thema bereits ausreichend abdecken? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen noch ergreifen kann.