Digitaalinen rengaspassi koostuu pohjimmiltaan tuotetiedoista: materiaalin koostumuksesta, teknisistä määritelmistä, merkintöjen arvoista ja vaatimustenmukaisuusasiakirjoista. Nämä eivät ole henkilötietoja, eikä GDPR ole soveltuu niihin olennaisesti. Kysymys tulee kiinnostavammaksi silloin, kun yritys alkaa käyttää passia omassa liiketoiminnassaan, esimerkiksi yhdistämällä sen rekisteritunnukseen, kuljettajaan tai huoltokirjaan, jossa on nimi.
Silloin syntyy toinen tietotaso, jota verordinnassa ei määrätä, vaan jonka määräävät tavat, joilla yritys käyttää passia omissa prosesseissaan. Tämä taso voi sisältää henkilötietoja, ja silloin yrityksen itse on arvioitava, sovelletaanko GDPR:ää ja miten. Ero pakollisten tuotteiden tietojen ja vapaaehtoisesti lisättyjen yritystietojen välillä on yksityiskohta, joka tulee eniten esiin tässä aiheessa.
Mitä passi standardina sisältää
Rengaspassin tietoluokat määritetään ESPR-asetuksen mukaisen delegoidun säädöksen avulla. Tätä säädöstä ei ole vielä julkaistu; työsuunnitelmassa mainitaan 2027, ja päivämäärä, jolloin rengaspassit on tosiasiallisesti pakollisia, on odotettavissa noin 2029. Mitä tiedetään: asetuksen määräämiä tietoja koskevat tuotetta. Ajattele renkaan tunnistusta, käytettyjä materiaaleja, suoritusarvojen tietoja ja asiakirjoja, jotka osoittavat vaatimusten noudattamisen. Tässä järjestelyssä ei ole aihetta sisällyttää henkilöiden nimiä, osoitteita tai muita tietoja. Joka haluaa nähdä, mitkä luokat ovat jo käytännössä näkyvissä ja mistä ne tulevat, löytää yleiskatsauksen tietovarastossa aiheittain annettavan selityksen kanssa.
Missä henkilötiedot voivat silti ilmaantua
Yritykset rakentavat usein omaa hallintoa passin ympärille. Ajoneuvokaluston hallinnoija yhdistää renkaan rekisteritunnukseen ja kuljettajaan. Asennusyritys merkitsee huoltotyöt alas asentajan nimellä, joka on asentanut renkaan. Korjaamo kirjaa asiakkaan nimen takuureklamation yhteyteen. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä omassa liiketoiminnassa, mutta ne eivät kuulu passin pakollisiin tuotteiden tietoihin. Ne syntyvät järjestelmissä sen ympärillä: ajoneuvokaluston hallintajärjestelmässä, kirjanpidossa, CRM-ympäristössä. Juuri tässä omassa kerroksessa GDPR voi olla roolissa, ei passissa sinänsä.
Kuka on vastuussa mistä tiedoista
Passin tuotetietojen osalta vastuu on sillä, joka toimittaa tiedot, yleensä valmistajalla tai maahantuojalla, joka toimii toimittajana. Tiedoista, jotka yritys itse lisää omaan hallintoonsa, pätee eri suhde: siinä yritys itse on osapuoli, jonka on selvitettävä, käsitelläänkö henkilötietoja ja millä perusteella. Tämä on erillinen arviointi, irrallaan ESPR-asetuksesta johtuvista velvollisuuksista. Lakimies tai tietosuojaviranomainen on oikea osapuoli tekemään tämä arviointi tietyssä tilanteessa.
Mitä tämä tarkoittaa toimittajasi tai isännöitsijäsi kanssa tehdyille sopimuksille
Heti kun yritys ottaa käyttöön ohjelmistopalvelun tai isännöitsijapalvelun passin hallintaan, on hyödyllistä kysyä, mitä tietoja palveluntarjoaja tallentaa tarkalleen, missä tiedot sijaitsevat ja tarvitaanko käsittelysopimusjohdanto. Tämä on erityisen tärkeää, jos toimittaja hallinnoi myös lisäavainaisesti yritystietoja, kuten huoltokirjoja tai kytkentöjä rekisteritunnuksiin. Kuinka tyrepas.eu käsittelee tietovarastointia ja passin perustietojen suojausta, käy ilmi sivulla tietoturva ja tietojen käsittely. Omaa lisähallinnollista käyttöä varten ohjelmistotoimittajan arviointi ja sopiminen jää yrityksen omaksi asiaksi.
Mitä voit itse tarkistaa
On hyvä järjestää ensin ne tiedot, joita yrityksesi kerää rengaspassin yhteydessä, ja mitkä niistä voidaan jäljittää henkilöön. Jos kyse on vain tuotetiedoista, GDPR ei tule soveltaa. Kun nimien, rekisteröintitunnusten, joita voidaan yhdistää kuljettajaan, tai muiden jäljitettävien tietojen lisäksi, GDPR-arviointi on paikallaan. Ensimmäisen kuvan siitä, missä tilanteessa yrityksesi on, antaa tuotteiden nopea tarkistus, jossa on muutama lyhyt kysymys. Yritykseesi soveltuvaa tarkkaa harkintaa varten oikeustieteilijä tai valvontaviranomainen on oikea yhteyshenkilö.
Haluatko nähdä laajemmin, mitä kysymyksiä rengaspassiin liittyy, roolista ketjussa ohjelmistotoimittajan kanssa tehtäviin sopimuksiin? usein kysytyt kysymykset rengaspassista antavat yleiskatsauksen, ja ilmainen pikaratkaisu näyttää muutamassa minuutissa, missä yrityksesi on.