Het digitaal bandenpaspoort is in de basis opgebouwd uit productgegevens: materiaalsamenstelling, technische specificaties, labelwaarden en conformiteitsdocumenten. Dat zijn geen persoonsgegevens, en de AVG is daar in de kern niet op van toepassing. De vraag wordt interessanter zodra een bedrijf het paspoort gaat gebruiken in de eigen bedrijfsvoering, bijvoorbeeld door het te koppelen aan een kenteken, een chauffeur of een onderhoudslog met een naam erin.
Op dat moment ontstaat er een tweede laag gegevens die niet door de verordening wordt voorgeschreven, maar door de manier waarop een bedrijf het paspoort in zijn eigen processen inzet. Die laag kan wél persoonsgegevens bevatten, en dan is het aan het bedrijf zelf om te beoordelen of en hoe de AVG daarop van toepassing is. Dat onderscheid tussen de verplichte productdata en de vrijwillig toegevoegde bedrijfsdata is het detail dat bij dit onderwerp het meest naar voren komt.
Wat het paspoort standaard bevat
De gegevenscategorieën voor het bandenpaspoort worden vastgesteld via een gedelegeerde handeling binnen de ESPR-verordening. Die handeling is nog niet gepubliceerd; het werkplan noemt 2027, en de datum waarop bandenpaspoorten daadwerkelijk verplicht worden, ligt naar verwachting rond 2029. Wat wel duidelijk is: de gegevens die de verordening voorschrijft, gaan over het product. Denk aan de identificatie van de band, de gebruikte materialen, prestatiewaarden en documentatie die aantoont dat aan regels is voldaan. Er is in die opzet geen aanleiding om namen, adressen of andere gegevens van personen op te nemen. Wie wil zien welke categorieën in de praktijk al zichtbaar zijn en waar ze vandaan komen, vindt een overzicht in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Waar persoonsgegevens toch kunnen opduiken
Bedrijven bouwen vaak eigen administratie rond het paspoort. Een wagenparkbeheerder koppelt een band aan een kenteken en een berijder. Een installatiebedrijf legt onderhoudsbeurten vast met de naam van de monteur die de band heeft gemonteerd. Een garage registreert een klantnaam bij een garantieclaim. Die gegevens zijn nuttig voor de eigen bedrijfsvoering, maar ze horen niet bij de verplichte productdata van het paspoort zelf. Ze ontstaan in de systemen eromheen: het beheersysteem van het wagenpark, de boekhouding, de CRM-omgeving. Het is die eigen laag waar de AVG een rol kan spelen, niet het paspoort als zodanig.
Wie verantwoordelijk is voor welke gegevens
Voor de productdata in het paspoort ligt de verantwoordelijkheid bij degene die de gegevens aanlevert, doorgaans de fabrikant of importeur die als aanbieder optreedt. Voor de gegevens die een bedrijf zelf toevoegt in de eigen administratie, geldt een andere verhouding: daar is het bedrijf zelf de partij die moet nagaan of er persoonsgegevens worden verwerkt en op welke grondslag dat gebeurt. Dat is een aparte beoordeling, los van de verplichtingen die uit de ESPR-verordening volgen. Een jurist of de Autoriteit Persoonsgegevens is de aangewezen partij om die beoordeling voor een specifieke situatie te maken.
Wat dit betekent voor de afspraken met uw leverancier of host
Zodra een bedrijf een softwarepartij of hostingpartij inschakelt om het paspoort te beheren, is het zinvol om te vragen welke gegevens die partij precies opslaat, waar de data staat, en of er een verwerkersovereenkomst nodig is. Dat is met name relevant als de leverancier ook de aanvullende bedrijfsgegevens beheert, zoals onderhoudslogs of koppelingen met kentekens. Hoe tyrepas.eu omgaat met gegevensopslag en beveiliging van de kerngegevens van het paspoort staat toegelicht op de pagina beveiliging en omgang met gegevens. Voor de eigen aanvullende administratie blijft de beoordeling en de afspraak met de softwareleverancier een zaak van het bedrijf zelf.
Wat u zelf kunt nagaan
Het is te overzien om eerst in kaart te brengen welke gegevens uw bedrijf rond het bandenpaspoort verzamelt, en welke daarvan te herleiden zijn tot een persoon. Gaat het puur om productgegevens, dan is de AVG niet aan de orde. Zodra er namen, kentekens gekoppeld aan een berijder, of andere herleidbare gegevens bijkomen, is een aparte AVG-toets op zijn plaats. Een eerste indruk van waar uw situatie staat, geeft de productscan met een paar korte vragen. Voor de precieze afweging in uw eigen bedrijf blijft een jurist of de toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u breder zien welke vragen bij het bandenpaspoort spelen, van rol in de keten tot contractafspraken met uw softwareleverancier? De veelgestelde vragen over het bandenpaspoort geven een overzicht, en de gratis quick-scan laat in een paar minuten zien waar uw bedrijf staat.