Les coûts initiaux ne sont pas les seuls coûts
La création d'un passeport numérique de produit est une action unique : collecter les données, les vérifier et les associer à un code QR. Mais le règlement exige aussi que le passeport reste disponible pendant un certain nombre d'années et que les données soient correctes tant que le produit est sur le marché. Cela signifie que, en plus de la mise en place, il y a aussi des coûts récurrents pour l'hébergement, la gestion et la mise à jour des données. Celui qui ne regarde que les coûts de démarrage ne voit qu'une partie de l'image.
Ce qui détermine ces coûts récurrents dépend de trois choses : la durée pendant laquelle les données doivent rester disponibles, la fréquence des modifications apportées à un modèle de pneu, et qui effectue réellement la gestion. Chacun de ces facteurs se répercute sur le montant qu'une entreprise dépense annuellement pour maintenir ses passeports.
Pourquoi l'hébergement est un poste récurrent
Un passeport de produit n'est pas un document autonome que vous stockez quelque part et oubliez ensuite. Il doit rester consultable via le code QR, même si un pneu se trouve encore dans un entrepôt ou sur un véhicule des années plus tard. Cela nécessite un serveur continuellement accessible, sécurisé contre les pannes et les dysfonctionnements, et qui se développe à mesure que davantage de modèles de pneus sont ajoutés. Cet aspect technique est généralement le cœur des coûts récurrents : non pas la création unique d'un passeport, mais sa mise à disposition pendant des années.
La durée exacte de cette obligation est énoncée dans le règlement lui-même. Les entreprises qui souhaitent vérifier cela avec précision feraient bien de consulter le texte officiel plutôt que de se fier à une estimation. Dans la base de connaissances avec les sources par sujet on peut retrouver pour chaque question où la disposition se trouve dans le texte officiel.
Les modifications apportées à un modèle de pneu comptent
Un deuxième facteur qui affecte le montant est la fréquence des modifications des données sous-jacentes. Si un fabricant modifie quelque chose dans la composition d'un modèle de pneu, remplace un rapport d'essai ou obtient une nouvelle approbation de type, cela doit être visible dans le passeport. Les entreprises ayant un assortiment limité et stable ont logiquement moins à faire à ce sujet qu'un importateur qui propose des dizaines de modèles simultanément et qui reçoit régulièrement de nouveaux lots.
C'est aussi l'endroit où la distinction entre le fournisseur et les autres parties de la chaîne devient pertinente : qui fournit les données en dernier lieu et qui les traite finalement, détermine en partie combien de travail — et donc de coûts — une modification entraîne. Plus d'informations sur cette répartition des rôles se trouvent sur la page qui explique les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur les rôles et les obligations.
Gérer soi-même ou faire gérer
Le troisième facteur est un choix : conservez-vous la gestion en interne, ou la confiez-vous à un tiers qui assure l'hébergement et les mises à jour ? La gestion interne nécessite quelqu'un qui maintient les données à jour et qui se tient informé des modifications réglementaires. L'externalisation transfère ce fardeau à un fournisseur, contre un frais fixe. Aucune des deux approches n'est a priori moins chère ; cela dépend de la taille de l'assortiment et du temps qu'une solution interne représenterait en interne.
Sur la page avec un aperçu des tarifs et de ce qu'ils incluent on peut voir comment tyrepas.eu a organisé l'hébergement pour dix ans et la mise à jour des données. Cela donne une image concrète de la façon dont une solution externalisée est structurée, sans que cela ne dise quoi que ce soit sur le meilleur choix dans votre propre situation.
Ce que vous pouvez en faire dès maintenant
Impossible à dire d'emblée si la maintenance d'un passeport produit vous coûtera beaucoup ou peu : cela dépend du nombre de modèles, de la fréquence des modifications et de la forme de gestion choisie. Ce que vous pouvez faire en revanche, c'est cartographier dès maintenant le nombre de modèles de pneus que votre entreprise propose et la fréquence à laquelle cela change. Cela donne une première indication de l'ampleur de la gestion qui vous attend.
Voulez-vous affiner ce tableau, alors le scan produit avec quelques brèves questions et une première indication vous montre où en est votre entreprise à ce moment. Vous voyez rapidement si la maintenance d'un passeport produit est une affaire mineure pour votre situation, ou quelque chose que vous devez d'ores et déjà prendre en compte.