De första kostnaderna är inte de enda kostnaderna
Att skapa ett digitalt produktpass är en engångsåtgärd: samla in data, kontrollera och länka till en QR-kod. Men förordningen föreskriver också att passet måste vara tillgängligt under ett antal år och att data måste stämma så länge produkten är på marknaden. Det betyder att det, förutom inställningen, också finns löpande kostnader för hosting, hantering och uppdatering av data. Den som endast tittar på startomkostnaderna ser bara en del av bilden.
Vad dessa löpande kostnader beror på beror på tre saker: hur länge data måste vara tillgänglig, hur ofta något ändras på en däckmodell, och vem som faktiskt sköter hanteringen. Var och en av dessa faktorer påverkar det belopp som ett företag årligen spenderar på att upprätthålla sina pass.
Varför hosting är en återkommande post
Ett produktpass är inte ett separat dokument som du lagrar någonstans och sedan glömmer. Det måste förbli tillgängligt via QR-koden, även om ett däck ligger kvar i ett lager eller på ett fordon år senare. Det kräver en server som är kontinuerligt tillgänglig, skyddad mot avbrott och störningar, och växer när fler däckmodeller kommer till. Den tekniska sidan är vanligtvis kärnan i de återkommande kostnaderna: inte engångsåtgärden att skapa ett pass, utan det att hålla det tillgängligt i många år.
Exakt hur länge denna förpliktelse gäller framgår av förordningen själv. Företag som vill kontrollera detta noggrant gör bäst i att rådfråga den officiella texten istället för att förlita sig på en uppskattning. I kunskapsbanken med källhänvisningarna per ämne kan man hitta var bestämmelsen finns i den officiella texten för varje fråga.
Ändringar av en däckmodell räknas
En andra faktor som påverkar beloppet är hur ofta underliggande data ändras. Om en tillverkare ändrar något i sammansättningen av en däckmodell, ersätter en testrapport, eller om en ny godkännandecertifikat tillkommer, måste det återspeglas i passet. Företag med ett begränsat och stabilt sortiment har naturligtvis mindre att göra med detta än en importör som för dussintals modeller samtidigt och regelbundet tar in nya partier.
Det är också här som skillnaden mellan leverantör och andra parter i kedjan blir relevant: vem som tillhandahåller vilken data och vem som slutligen bearbetar dem, bestämmer delvis hur mycket arbete — och därmed kostnader — en förändring medför. Mer om denna rollfördelning finns på sidan som förklarar svar på de mest ställda frågorna om roller och förpliktelser.
Hantera själv eller låta någon annan hantera
Den tredje faktorn är ett val: hanterar du det internt, eller lägger du ut det på en part som ansvarar för hosting och uppdateringar? Intern hantering kräver någon som håller data aktuella och håller sig uppdaterad om ändringar i föreskrifterna. Outsourcing flyttar denna börda till en leverantör, mot en fast avgift. Ingen av båda vägarna är billigare på förhand; det beror på sortimentets omfattning och hur mycket tid en intern lösning skulle kosta internt.
På sidan med en översikt över tariffer och vad de innehåller visas hur tyrepas.eu har organiserat hosting under tio år och uppdatering av data. Det ger en konkret bild av hur en outsourcad lösning är strukturerad, utan att det säger något om vad som är det bästa valet i din situation.
Vad du redan kan göra med det
Huruvida underhållet av ett produktpass kommer att kosta mycket eller lite kan inte sägas i allmänhet på förhand: det beror på antalet modeller, ändringsfrekvensen och den valda förvaltningsformen. Det som går att göra är att redan nu kartlägga hur många däckmodeller ditt företag för och hur ofta något ändras där. Det ger en första indikation på omfattningen av det underhåll som väntar på dig.
Vill du få denna översikt skarpare, då ger produktscanningen med ett par korta frågor och en första indikation en bild av var ditt företag står för närvarande. Så ser du snabbt om underhållet av ett produktpass för din situation är en liten bisak, eller något som du redan nu vill ta hänsyn till.