I costi iniziali non sono gli unici costi
La compilazione di un passaporto digitale dei prodotti è un'azione una tantum: raccogliere i dati, verificarli e collegarli a un codice QR. Tuttavia, il regolamento richiede anche che il passaporto rimanga disponibile per un certo numero di anni e che i dati siano accurati finché il prodotto rimane sul mercato. Ciò significa che, oltre alla configurazione, ci sono anche costi ricorrenti per l'hosting, la gestione e l'aggiornamento dei dati. Chi guarda solo ai costi di avvio vede solo una parte del quadro.
I costi ricorrenti sono determinati da tre fattori: quanto a lungo i dati devono rimanere disponibili, con quale frequenza cambia un modello di pneumatico e chi esegue effettivamente la gestione. Ognuno di questi fattori influisce sull'importo che un'azienda deve pagare annualmente per mantenere i propri passaporti.
Perché l'hosting è una voce ricorrente
Un passaporto dei prodotti non è un documento separato che si salva da qualche parte e poi si dimentica. Deve rimanere consultabile tramite il codice QR, anche se uno pneumatico si trova ancora in un magazzino o su un veicolo anni dopo. Ciò richiede un server continuamente accessibile, protetto da guasti e interruzioni, e che cresca man mano che aumentano i modelli di pneumatici. Questo aspetto tecnico è solitamente il nucleo dei costi ricorrenti: non la creazione una tantum di un passaporto, ma la sua disponibilità per anni.
La durata esatta di questo obbligo è specificata nel regolamento stesso. Le aziende che desiderano verificarlo con precisione farebbero bene a consultare il testo ufficiale piuttosto che affidarsi a una stima. Nel database con le fonti per argomento è possibile trovare per ogni domanda dove la disposizione si trova nel testo ufficiale.
Le modifiche a un modello di pneumatico contano
Un secondo fattore che influisce sull'importo è la frequenza con cui i dati sottostanti cambiano. Se un produttore modifica qualcosa nella composizione di un modello di pneumatico, se un rapporto di prova viene sostituito o se arriva una nuova omologazione, questo deve essere riflesso nel passaporto. Le aziende con un assortimento limitato e stabile hanno logicamente meno a che fare con questo rispetto a un importatore che gestisce contemporaneamente decine di modelli e regolarmente importa nuovi lotti.
Questo è anche il punto in cui la distinzione tra il fornitore e altre parti della catena diventa rilevante: chi fornisce i dati e chi li elabora infine, determina anche quanto lavoro — e quindi costi — comporta una modifica. Ulteriori informazioni su questa divisione di ruoli si trovano nella pagina che fornisce risposte alle domande più frequenti su ruoli e obblighi.
Gestire autonomamente o far gestire
Il terzo fattore è una scelta: mantieni la gestione internamente o la affidi a una parte che provvede all'hosting e agli aggiornamenti? La gestione interna richiede qualcuno che mantenga i dati attuali e che stia al passo con i cambiamenti della normativa. L'outsourcing trasferisce tale carico a un fornitore, a fronte di una tariffa fissa. Nessuno dei due percorsi è intrinsecamente più economico; dipende dall'ampiezza dell'assortimento e da quanto tempo una soluzione interna comporterebbe internamente.
Nella pagina con una panoramica delle tariffe e di cosa è incluso tyrepas.eu ha organizzato l'hosting per dieci anni e l'aggiornamento dei dati. Ciò fornisce un'immagine concreta di come è strutturata una soluzione esternalizzata, senza che questo dica nulla su quale sia la scelta migliore nella vostra situazione specifica.
Cosa potete già farne
Se la manutenzione di un passaporto dei prodotti costerà molto o poco non può essere detto in generale in anticipo: dipende dal numero di modelli, dalla frequenza delle modifiche e dalla forma di gestione scelta. Quello che si può fare è mappare fin d'ora quanti modelli di pneumatici la vostra azienda commercializza e con quale frequenza cambiano. Questo vi dà una prima indicazione dell'entità della gestione che vi attende.
Desiderate ottenere una panoramica più precisa, allora la scansione dei prodotti con poche brevi domande e una prima indicazione vi dà un'immagine della situazione attuale della vostra azienda. Così potrete vedere rapidamente se la manutenzione di un passaporto dei prodotti per la vostra situazione è una questione secondaria, oppure qualcosa per cui volete già tenere conto fin d'ora.