Cosa succede se non organizzo il passaporto dei pneumatici per la mia flotta aziendale?
Come gestore di una flotta aziendale solitamente acquista pneumatici tramite un fornitore, un grossista o una società di leasing. In questa situazione generalmente non è la vostra azienda, ma quella parte, l'operatore che deve far redigere il passaporto digitale del prodotto. Se non fate nulla e date per scontato silenziosamente che un altro se ne occupa, correte il rischio che durante un controllo o al trasferimento di veicoli non possiate mostrare la documentazione, mentre vi verrà richiesta.
La situazione cambia non appena importate pneumatici direttamente al di fuori della catena UE abituale, ad esempio direttamente da un fabbricante al di fuori dell'Unione per una flotta di grandi dimensioni. In questo caso la vostra azienda potrebbe assumere un ruolo nella catena che comporta obblighi specifici. Quale ruolo esattamente dipende dal regolamento e da come è organizzato l'approvvigionamento; questa è una domanda per il testo ufficiale o per un avvocato, non qualcosa che viene stabilito in questo articolo.
Chi è il responsabile nella catena dei pneumatici
Il regolamento funziona con ruoli: un fabbricante, un importatore, un distributore, e talvolta una parte che con il suo agire stessa diventa operatore. Per la maggior parte dei gestori di flotte aziendali vale che acquisiscono pneumatici da un distributore o tramite un contratto di leasing, e che quella parte è responsabile del passaporto. Se avete dubbi sul vostro ruolo specifico, è una domanda che potete approfondire separatamente; in poche domande vedete approssimativamente dove si trova la vostra azienda fornisce una prima indicazione, senza essere un parere legale.
Cosa va praticamente storto se nessuno se ne occupa
Il rischio più comune non è una multa, ma un ritardo e un'incertezza nel momento in cui avete bisogno del passaporto. Pensate a una società di leasing che alla restituzione dei veicoli vi chiede la documentazione dei pneumatici, un assicuratore che dopo un incidente vi chiede i dati di manutenzione, oppure un cliente che in una gara d'appalto vi chiede se la vostra flotta aziendale rispetta i requisiti di informazione sui prodotti vigenti. Se non potete mostrarlo, costa tempo e fiducia, anche se non viene riscontrata alcuna violazione diretta.
Un secondo rischio riguarda la vostra amministrazione interna. Le flotte aziendali spesso lavorano con più fornitori di pneumatici e contratti variabili. Senza un accordo chiaro su chi gestisce il passaporto, si corre il rischio che nessuno lo faccia, o che i dati vengano registrati in modo duplicato e incoerente. Non è una questione di cattiva volontà, ma di un vuoto nella ripartizione delle responsabilità.
Il rapporto con la società di leasing, l'assicuratore e il cliente
Dal punto di vista contrattuale è opportuno che al momento della stipula o del rinnovo di un contratto di leasing o di una convenzione di manutenzione sia specificato chi si occupa del passaporto dei pneumatici e chi gestisce il supporto dati QR. Non è un obbligo legale in sé, ma evita che scopriate troppo tardi che nessuno se ne è occupato nel momento in cui un cliente, un assicuratore o un'autorità di vigilanza lo richiede. Ulteriori informazioni su come funziona questa connessione nella pratica si trovano in la spiegazione su da dove provengono i dati per il passaporto.
Cosa può fare un'autorità di vigilanza
Le autorità di vigilanza nei Paesi Bassi e nell'UE verificano nella sorveglianza del mercato la parte designata come operatore, e verificano se le informazioni sui prodotti richieste sono disponibili e tracciabili. Come verrà controllato rigorosamente e con quali conseguenze non è qualcosa su cui questo articolo fa previsioni; dipende dall'autorità di vigilanza stessa e potrebbe variare a seconda della situazione. Per le domande più frequenti sulla vigilanza e su chi ha quale ruolo, consultare la panoramica delle domande frequenti un logico punto di partenza.
Come si riduce il rischio senza diventare avvocati
Non è necessario conoscere tutti i dettagli del regolamento per limitare il rischio per il vostro parco veicoli. È già utile documentare per ogni fornitore chi si occupa del pasaporto, porre questa domanda come standard nei nuovi contratti, e avere voi stessi una visione generale del vostro ruolo nella catena. Per una panoramica più ampia dei temi che rientrano in gioco, selezionati in base alla situazione, potete consultare la banca dati.
Volete prima avere una breve visione gratuita della situazione approssimativa della vostra azienda, senza dover leggere subito tutte le regole? Fate la scansione rapida gratuita oppure sfogliate gli argomenti nella banca dati; entrambi vi forniscono un punto di partenza concreto entro una mezz'ora.