Aby przygotować cyfrową kartę produktu opon, zasadniczo potrzebne są trzy rodzaje dokumentów: dane techniczne dotyczące samej opony (materiały, wartości wydajności, wymiary), dokumenty potwierdzające, kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie na rynek (podmiot odpowiedzialny), oraz dowód pochodzenia tych danych i ich możliwości prześledzenia. Bez tej możliwości prześledzenia karta produktu jest zasadniczo listą twierdzeń, a dokładnie w tym miejscu patrzą organy nadzoru.
Które dokumenty są konkretnie potrzebne, zależy od Waszej pozycji w łańcuchu. Importer, który wprowadza opony pod własną marką na rynek UE, potrzebuje innych dokumentów niż hurtownik, który odsprzedaje opony ustalonego producenta. W obu przypadkach obowiązuje następująca zasada: dane muszą wykazalnie pochodzić ze źródła, a nie z luźnego arkusza roboczego przygotowanego przez kogoś kiedyś.
Podstawa techniczna: co trafia do karty produktu
Rdzeń karty produktu tworzą dane, które zwykle już znajdują się u producenta: skład opony, użyte materiały, wartości wydajności również widoczne na europejskiej etykiecie opon, takie jak efektywność paliwowa, przyczepność na mokrej nawierzchni i poziom hałasu, oraz informacje dotyczące naprawy, ponownego użytku lub recyklingu pod koniec cyklu życia. Te dane pochodzą zwykle z raportów z badań, technicznych kart danych i oświadczeń, które producent już przygotowuje w innych celach, takich jak oznakowanie CE lub sama etykieta opon.
Szczegół, który w przypadku opon jest często pomijany, to fakt, że te dokumenty techniczne same w sobie nie stanowią automatycznie karty produktu. Muszą być połączone w jedną całość spełniającą wymogi rozporządzenia i powiązane z odpowiednią nośnikiem danych QR. Kto dokonuje tego połączenia i jak techniczne funkcjonuje to powiązanie, przeczytacie w wyjaśnieniu na temat skąd pochodzą dane w karcie produktu.
Kto dostarcza dane i dlaczego jest to rejestrowane
Rozporządzenie wyróżnia role w łańcuchu: producent, importer i dystrybutor mogą zajmować każdy inną pozycję w stosunku do tej samej partii opon. Dla karty produktu oznacza to, że nie tylko zbieracie dane techniczne, ale także rejestrujesz, kto dostarczył którą część. Nie jest to dodatkowe biurokratyczne uciążliwość; jest to podstawa, na której organ nadzoru może sprawdzić, czy twierdzenie w karcie produktu jest poprawne i od kogo pochodzi.
Dla firmy, która sama importuje opony z kraju spoza UE, zwykle towarzyszą temu dokumentacja dotycząca pochodzenia partii i wskazanie podmiotu odpowiedzialnego w Unii. Dla hurtowni, która odsprzedaje opony od europejskiego producenta, pytanie jest zwykle prostsze: które dokumenty producent już udostępnił i czy są one wystarczająco kompletne, aby można je było przetworzić w karcie produktu bez luk.
Dowód pochodzenia: czerwona nić w tym zbiorze
W przypadku niemal każdego tematu dotyczącego karty produktu opon pojawia się to samo pytanie: skąd pochodzi ta dana i czy można to wykazać? Dotyczy to wartości wydajności, składu materiałowego i wskazania podmiotu odpowiedzialnego. Karta produktu, która pokazuje dane, ale nie pokazuje, skąd pochodzą, pozbawiona jest elementu, który rozporządzenie właśnie chce wymusić: możliwości prześledzenia przez cały łańcuch.
W praktyce oznacza to, że rozsądnie jest móc wskazać źródło każdej danej: raport z badań, oświadczenie producenta, fakturę potwierdzającą pochodzenie partii. Nie musi to być oddzielna administracja oprócz tego, co już posiadacie; chodzi głównie o to, aby istniejące dokumenty były przechowywane i pozostawały powiązane z prawidłową partią opon, zamiast znikać luźno w skrzynce odbiorczej.
Co już teraz możecie przygotować
Nawet z delegowanym aktem prawnym, który nie został jeszcze opublikowany, część pracy nie zależy od dokładnej daty. Już teraz możesz sporządzić wykaz dokumentów technicznych, które dostawcy standardowo przesyłają, zestawić posiadane dokumenty dotyczące pochodzenia i odpowiedzialności oraz określić luki w dokumentacji, którą będziesz musiał uzupełnić później. Kto chce doprecyzować ten przegląd, może w bazie wiedzy z opracowanymi zagadnieniami dla każdej sytuacji sprawdzić, które dokumenty należą do własnej roli w łańcuchu.
Ponieważ dokładne wymogi mogą się różnić w zależności od delegowanego aktu prawnego, a podział na role nie jest jednakowo jasny dla każdego przedsiębiorstwa, rozsądne jest skonsultowanie się z prawnikiem w razie wątpliwości dotyczących własnej sytuacji lub zapoznanie się z tekstem rozporządzenia na oficjalnej stronie. Ostatecznie organ nadzoru ocenia konkretną sytuację, a nie ogólną listę kontrolną.
Czy chcesz szybko zobaczyć, które dokumenty wydają się istotne dla Twojego przedsiębiorstwa, bez konieczności przeszukiwania całej dokumentacji? Przeprowadź bezpłatnie skan produktu w kilku pytaniach lub zapoznaj się z odpowiedziami na często zadawane pytania dotyczące co jest, a co nie jest potrzebne do pasportu aby zobaczyć, gdzie mniej więcej znajduje się Twoje przedsiębiorstwo.