Jaké dokumenty potřebuji pro smlouvu se svým dodavatelem softwaru?
Pokud si najmete dodavatele softwaru, aby složil a hostoval digitální produktový pas pro vaše pneumatiky, na stůl se dostane víc než jen nabídka. Kromě běžných nákupních podkladů jde o smlouvu o zpracování údajů, které poskytnete, servisní smlouvu s jasnými dohodami týkajícími se hostingu a dostupnosti, specifikaci zpracovávaných datových polí a dohodu o tom, co se stane, když spolupráce skončí.
Právě poslední bod je přesně ten detail, který hraje v této věci největší roli: většina společností si pod termínem "dokumenty pro smlouvu" představuje nabídku a smlouvu o zpracování údajů a zapomene na dohodu o kontinuitě. Protože se předpokládá, že pas bude muset zůstat přístupný deset let, je otázka, co se stane, když váš dodavatel skončí, bude převzat nebo zbankrotuje, stejně důležitá jako otázka, kolik služba stojí.
Podklady, které si na jednání připravíte
Než si dodavatele k jednání pozvete, je vhodné, abyste si předem pár věcí uvedli do pořádku. To začíná technickou dokumentací samotných pneumatik: označením typu, údaji o materiálu a údaji, které již dodavatel nebo dovozce poskytl. Kromě toho potřebujete přehled o tom, kdo ve vaší organizaci hraje jakou roli, aby bylo jasné, kdo vystupuje jako účastník trhu a kdo je denním kontaktní osobou. Co přesně to znamená, je rozpracováno v databázi znalostí s krátkou odpovědí na každé téma.
Pro samotnou smlouvu jde o tři druhy dokumentů. Za prvé o smlouvu o zpracování: protože v dodavatelských souborech nebo kontaktních údajích se mohou vyskytovat osobní údaje, musí být jasné, kdo nese jakou odpovědnost. Za druhé o smlouvu o poskytování služeb nebo SLA s dohodami o dostupnosti QR-datového nosiče, dobách odezvy při poruchách a délce hostingové povinnosti. Za třetí o exitní regulaci: jak získáte data zpět, pokud si změní dodavatele, a v jakém formátu.
Proč se právě tento detail často přehlíží
Hostingová lhůta deseti let zní jako něco, co by si dodavatel pohlídal, a to je obvykle i pravda. Ale smlouva, která popisuje pouze probíhající poskytování služeb, neříká nic o tom, co se stane po fúzi, převzetí nebo ukončení činnosti dodavatele. Pro vaši firmu je to relevantní, protože vám jako tržnímu subjektu zůstane povinnost udržovat pasport dostupný, i když se změní subjekt, který jej technicky hostuje.
Samotná nařízení nepředepisují, jak to contractově upravíte; to je věc vás a vašeho dodavatele. Je však vhodné zahrnout do smlouvy, jak se budou data přenášet, v jakém formátu a v jaké lhůtě, aby změna dodavatele neznamená, že pasport bude dočasně nedostupný. Konkrétní otázky, které na toto téma můžete položit dodavateli, najdete v přehledu o odkud pocházejí informace v pasu a jak se udržují.
Kdo tyto dokumenty vypracovává a kdo je kontroluje
V praxi obvykle smlouvu o zpracování a SLA vypracuje dodavatel a vy je interně zkontrolujete nebo se poradíte s právníkem. Posledně jmenované není zbytečný krok: smlouva, která se dobře čte, nemusí automaticky pokrývat to, co se konkrétně děje ve vaší firmě, například proto, že pracujete s více značkami nebo zeměmi původu. Pro otázku, jak pečlivě se s daty zachází, je užitečné podívat se také na jak se data zabezpečují a kdo k nim má přístup.
Pokud ještě musíte určit, které dokumenty jsou pro vaši situaci relevantní, nemusíte to řešit najednou. Krátký přehled vám pomůže vidět, které podklady již máte a co vám chybí.
Pokud si všimnete, že přesně nevíte, kde se vaší společností v tomto procesu nacházíte, poskytuje vám bezplatný quick-scan na tyrepas.eu v několika otázkách první orientaci. Pro základní právní předpisy a pojmy se můžete vždy obrátit na znalostní bázi; pro vaši vlastní smluvní situaci zůstává právník nebo příslušný dohledový orgán vhodným kontaktním místem.