Que documentos preciso para o contrato com meu fornecedor de software?
Quando você contrata um fornecedor de software para compilar e hospedar o passaporte do produto digital para seus pneus, há mais em jogo do que apenas uma proposta. Além dos documentos de compra comuns, trata-se de um contrato de processamento para os dados que você fornece, um acordo de nível de serviço com disposições claras sobre hospedagem e disponibilidade, uma especificação de quais campos de dados são processados e um acordo sobre o que acontece quando a colaboração termina.
Este último ponto é exatamente o detalhe que mais importa neste tópico: a maioria das empresas pensa em "documentos para o contrato" em termos de proposta e contrato de processamento, e esquece do acordo de continuidade. Como o passaporte deve permanecer acessível por dez anos, a questão do que acontece se seu fornecedor fechar, for adquirido ou falir é pelo menos tão importante quanto a questão do custo do serviço.
Os documentos que você reúne para a discussão
Antes de convidar um fornecedor para a mesa, é útil se você já tiver algumas coisas em ordem. Isso começa com a documentação técnica dos próprios pneus: designações de tipo, dados de materiais e os dados que o fabricante ou importador já forneceu. Além disso, você precisa de uma visão geral de quem em sua organização desempenha qual papel, para que fique claro quem atua como participante do mercado e quem é a pessoa de contato diária. Quem exatamente isso envolve está descrito em a base de conhecimento com uma resposta breve por tópico.
Para o contrato em si, trata-se de três tipos de documentos. Em primeiro lugar, o contrato de processamento: como dados pessoais podem estar presentes em arquivos de envio ou informações de contato, deve estar claro quem assume qual responsabilidade. Em segundo lugar, o acordo de nível de serviço ou SLA, com disposições sobre a disponibilidade do portador de dados QR, tempos de resposta em caso de falhas e a duração da obrigação de hospedagem. Em terceiro lugar, uma cláusula de saída: como você recupera os dados se mudar de fornecedor e em qual formato.
Por que este detalhe é frequentemente negligenciado
O período de hospedagem de dez anos parece algo que o fornecedor cuida, e geralmente isso é verdade. Mas um contrato que apenas descreve a prestação de serviços em andamento não diz nada sobre o que acontece após uma fusão, uma aquisição ou o fechamento do fornecedor. Para sua empresa, isso é relevante porque a obrigação de manter o passaporte acessível permanece com você como participante do mercado, mesmo se a parte que o hospeda tecnicamente mudar.
A própria regulação não prescreve como você organiza isso contratualmente; isso depende de você e seu fornecedor. No entanto, é sensato incluir no contrato como os dados serão transferidos, em qual formato e dentro de qual prazo, para que uma mudança de fornecedor não signifique que o passaporte fique temporariamente inacessível. Perguntas que você pode fazer concretamente a um fornecedor sobre isso estão resumidas em de onde vêm as informações no passaporte e como são mantidas.
Quem elabora estes documentos e quem os verifica
Na prática, o fornecedor geralmente elabora o esboço do contrato de processamento e do SLA, e você os revisa internamente ou com um advogado. Este último não é uma etapa desnecessária: um contrato que parece bem escrito não precisa automaticamente cobrir o que é específico para sua empresa, por exemplo, porque você trabalha com múltiplas marcas ou países de importação. Para a questão de como os dados são tratados com cuidado, também é útil considerar como os dados são protegidos e quem tem acesso a eles.
Se ainda precisa determinar quais documentos são relevantes para a sua situação, não precisa descobrir tudo de uma vez. Um breve inventário ajuda a ver quais documentos já tem e o que ainda falta.
Se notar que não sabe exatamente em que ponto do processo está sua empresa, o scan rápido gratuito em tyrepas.eu em algumas perguntas fornece uma primeira indicação. Para as regras e conceitos subjacentes, pode sempre consultar a base de conhecimento; para a sua situação contratual específica, um jurista ou a autoridade de supervisão competente permanece o ponto de contacto apropriado.