Welche Dokumente benötige ich für den Vertrag mit meinem Softwareanbieter?
Wenn Sie einen Softwareanbieter mit der Zusammenstellung und dem Hosting des digitalen Produktpasses für Ihre Reifen beauftragen, kommt mehr auf den Tisch als nur ein Angebot. Neben den üblichen Einkaufsunterlagen geht es um eine Datenverarbeitungsvereinbarung für die von Ihnen bereitgestellten Daten, eine Dienstleistungsvereinbarung mit klaren Absprachen über Hosting und Verfügbarkeit, eine Spezifikation, welche Datenfelder verarbeitet werden, und eine Absprache darüber, was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet.
Genau dieser letzte Punkt ist das Detail, das bei diesem Thema am meisten Gewicht hat: Die meisten Unternehmen denken bei "Dokumenten für den Vertrag" an das Angebot und die Datenverarbeitungsvereinbarung und vergessen die Kontinuitätsabsprache. Da das Paspoort voraussichtlich zehn Jahre lang zugänglich bleiben muss, ist die Frage, was passiert, wenn Ihr Anbieter die Tätigkeit beendet, übernommen wird oder Konkurs anmeldet, mindestens genauso wichtig wie die Frage, was die Dienstleistung kostet.
Die Unterlagen, die Sie für das Gespräch zusammentragen
Bevor Sie einen Anbieter an den Verhandlungstisch bitten, ist es hilfreich, wenn Sie selbst bereits einige Dinge in Ordnung haben. Das beginnt mit der technischen Dokumentation der Reifen selbst: Typenbezeichnungen, Materialdaten und die Daten, die der Hersteller oder Importeur bereits geliefert hat. Darüber hinaus benötigen Sie einen Überblick darüber, welche Rolle jede Person in Ihrer Organisation spielt, damit klar ist, wer als Marktakteur auftritt und wer der tägliche Ansprechpartner ist. Was das genau bedeutet, ist ausgearbeitet in der Wissensdatenbank mit einer kurzen Antwort pro Thema.
Für den Vertrag selbst geht es um drei Arten von Unterlagen. Erstens die Datenverarbeitungsvereinbarung: Da Personendaten in Übermittlungsdateien oder Kontaktdaten vorkommen können, muss festgehalten werden, wer welche Verantwortung trägt. Zweitens die Dienstleistungsvereinbarung oder SLA mit Absprachen zur Verfügbarkeit der QR-Datenträger, Reaktionszeiten bei Störungen und die Dauer der Hosting-Verpflichtung. Drittens eine Exit-Regelung: Wie erhalten Sie die Daten zurück, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format.
Warum dieses Detail so oft übersehen wird
Die Hosting-Laufzeit von zehn Jahren klingt, als würde der Anbieter das regeln, und das stimmt meist auch. Aber ein Vertrag, der nur die laufende Dienstleistung beschreibt, sagt nichts darüber aus, was nach einer Fusion, einer Übernahme oder der Beendigung der Tätigkeit durch den Anbieter geschieht. Für Ihr Unternehmen ist das relevant, weil die Verpflichtung, das Paspoort verfügbar zu halten, bei Ihnen als Marktakteur bestehen bleibt, auch wenn sich der Betreiber des technischen Hostings ändert.
Die Verordnung selbst schreibt nicht vor, wie Sie das vertraglich regeln; das ist Sache Ihres Anbieters und Ihnen. Es ist jedoch sinnvoll, im Vertrag festzuhalten, wie Daten übertragen werden, in welchem Format und innerhalb welcher Frist, damit ein Anbieterwechsel nicht bedeutet, dass das Paspoort vorübergehend nicht erreichbar ist. Fragen, die Sie einen Anbieter dazu konkret stellen können, finden Sie in der Übersicht über woher die Informationen im Paspoort stammen und wie sie gepflegt werden.
Wer diese Dokumente erstellt und wer sie überprüft
In der Praxis erstellt der Anbieter normalerweise den Entwurf der Datenverarbeitungsvereinbarung und der SLA, und Sie überprüfen diese intern oder mit einem Rechtsanwalt. Der letzte Schritt ist keine überflüssige Massnahme: Ein Vertrag, der sich gut liest, muss nicht automatisch abdecken, was bei Ihrem Unternehmen spezifisch eine Rolle spielt, zum Beispiel weil Sie mit mehreren Marken oder Importländern arbeiten. Für die Frage, wie sorgfältig mit Daten umgegangen wird, ist es nützlich, auch zu überprüfen, wie Daten geschützt werden und wer darauf Zugriff hat.
Wenn Sie noch bestimmen müssen, welche Dokumente für Ihre eigene Situation relevant sind, müssen Sie das nicht alles auf einmal herausfinden. Eine kurze Bestandsaufnahme hilft, um zu sehen, welche Unterlagen Sie bereits haben und was noch fehlt.
Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht genau wissen, wo Ihr Unternehmen in diesem Prozess steht, gibt der kostenlose Quick-Scan auf tyrepas.eu in wenigen Fragen einen ersten Anhaltspunkt. Für die zugrunde liegenden Regeln und Begriffe können Sie sich immer an die Wissensdatenbank wenden; für Ihre eigene Vertragssituation bleiben ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der geeignete Ansprechpartner.