Ποια έγγραφα χρειάζομαι για το συμβόλαιο με τον προμηθευτή λογισμικού μου;
Όταν συμβάλλετε έναν προμηθευτή λογισμικού για τη σύνταξη και φιλοξενία του ψηφιακού διαβατηρίου για τα ελαστικά σας, υπάρχει περισσότερα να συζητήσετε παρά μόνο ένα προσφορά. Εκτός από τα συνήθη έγγραφα αγοράς, περιλαμβάνεται μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων για τα δεδομένα που παρέχετε, μια σύμβαση παροχής υπηρεσιών με σαφείς όρους σχετικά με τη φιλοξενία και τη διαθεσιμότητα, μια περιγραφή των πεδίων δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, και μια συμφωνία σχετικά με το τι συμβαίνει όταν η συνεργασία τελειώσει.
Αυτό το τελευταίο σημείο είναι ακριβώς η λεπτομέρεια που παίζει το μεγαλύτερο ρόλο σε αυτό το θέμα: οι περισσότερες εταιρείες σκέπτονται για τα "έγγραφα για το συμβόλαιο" την προσφορά και τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, και ξεχνούν τη συμφωνία συνέχειας. Δεδομένου ότι το διαβατήριο αναμένεται ότι πρέπει να παραμείνει προσβάσιμο για δέκα χρόνια, το ερώτημα τι θα συμβεί εάν ο προμηθευτής σας σταματήσει, αγοραστεί ή πτωχεύσει είναι τουλάχιστον εξίσου σημαντικό όσο το ερώτημα τι κοστίζει η υπηρεσία.
Τα έγγραφα που συγκεντρώνετε για τη συζήτηση
Πριν καλέσετε έναν προμηθευτή να συζητήσετε, είναι χρήσιμο αν έχετε ήδη ταξινομήσει μερικά πράγματα. Ξεκινά με την τεχνική τεκμηρίωση των ίδιων των ελαστικών: ονομασίες τύπου, δεδομένα υλικών και τα δεδομένα που έχει ήδη παράσχει ο κατασκευαστής ή ο εισαγωγέας. Επιπλέον, χρειάζεστε μια επισκόπηση του ποιος διαδραματίζει ποιο ρόλο στην οργανώσή σας, ώστε να είναι σαφές ποιος ενεργεί ως συμμετέχων της αγοράς και ποιος είναι το καθημερινό άτομο επαφής. Τι ακριβώς περιλαμβάνει αυτό, έχει αναλυθεί στο τη βάση γνώσεων με μια σύντομη απάντηση ανά θέμα.
Για το ίδιο το συμβόλαιο, έχουμε τρεις τύπους εγγράφων. Πρώτον, η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων: δεδομένου ότι ενδέχεται να υπάρχουν προσωπικά δεδομένα στα αρχεία αναφοράς ή στοιχεία επαφής, πρέπει να προσδιοριστεί ποιος φέρει ποια ευθύνη. Δεύτερον, η σύμβαση παροχής υπηρεσιών ή SLA, με συμφωνίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα του φορέα δεδομένων QR, τους χρόνους αντίδρασης σε διακοπές και τη διάρκεια της υποχρέωσης φιλοξενίας. Τρίτον, κανόνας εξόδου: πώς ανακτάτε τα δεδομένα αν αλλάξετε προμηθευτή, και σε ποια μορφή.
Γιατί αυτή η λεπτομέρεια συχνά παραβλέπεται
Ο χρόνος φιλοξενίας δέκα ετών ακούγεται ως κάτι που θα διευθύνει ο προμηθευτής, και συνήθως αυτό είναι σωστό. Αλλά ένα συμβόλαιο που περιγράφει μόνο τις τρέχουσες υπηρεσίες δεν λέει τίποτα για το τι θα συμβεί μετά από μια συγχώνευση, μια εξαγορά ή το σταμάτημα του προμηθευτή. Για την εταιρεία σας, αυτό είναι σχετικό επειδή η υποχρέωση να διατηρήσετε το διαβατήριο προσβάσιμο παραμένει στο δικό σας όνομα ως συμμετέχων της αγοράς, ακόμη και αν το κόμμα που το φιλοξενεί τεχνικά αλλάξει.
Ο κανονισμός δεν προβλέπει πώς το ρυθμίζετε αυτό συμβατικά. αυτό είναι στη δική σας εξουσία και του προμηθευτή σας. Ωστόσο, είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε στο συμβόλαιο πώς μεταφέρονται τα δεδομένα, σε ποια μορφή και σε ποιο χρονικό πλαίσιο, ώστε μια αλλαγή προμηθευτή να μην σημαίνει ότι το διαβατήριο είναι προσωρινά μη προσβάσιμο. Ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε συγκεκριμένα σε έναν προμηθευτή σχετικά με αυτό, θα βρείτε πίσω στην επισκόπηση σχετικά με το από πού προέρχεται η πληροφορία στο διαβατήριο και πώς διατηρείται.
Ποιος καταρτίζει αυτά τα έγγραφα και ποιος τα ελέγχει
Στην πράξη, ο προμηθευτής συνήθως καταρτίζει το σχέδιο της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων και του SLA, και εσείς τα ελέγχετε εσωτερικά ή με δικηγόρο. Το τελευταίο δεν είναι περιττό: ένα συμβόλαιο που διαβάζεται καλά, δεν χρειάζεται να καλύψει αυτόματα αυτό που συμβαίνει ειδικά στην εταιρεία σας, για παράδειγμα επειδή εργάζεστε με πολλές μάρκες ή χώρες εισαγωγής. Για το ερώτημα πώς θα ληφθούν προφυλάξεις για τα δεδομένα, είναι χρήσιμο να δούμε επίσης πώς προστατεύονται τα δεδομένα και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά.
Εάν χρειάζεται ακόμη να προσδιορίσετε ποια έγγραφα είναι σχετικά για την δική σας κατάσταση, δεν χρειάζεται να το εξακριβώσετε όλα ταυτόχρονα. Μια σύντομη καταγραφή σας βοηθά να δείτε ποια έγγραφα έχετε ήδη και τι λείπει ακόμη.
Εάν παρατηρήσετε ότι δεν γνωρίζετε με ακρίβεια πού βρίσκεται η επιχείρησή σας σε αυτή τη διαδικασία, η δωρεάν γρήγορη σάρωση στο tyrepas.eu σας δίνει σε μερικές ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη. Για τους υποκείμενους κανόνες και έννοιες, μπορείτε πάντα να καταφύγετε στη βάση γνώσης. για την ίδια συμβατική κατάσταση, ένας δικηγόρος ή η αρμόδια αρχή επιτήρησης παραμένει το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας.