Quali documenti mi servono per il contratto con il mio fornitore di software?
Se si avvale di un fornitore di software per compilare e ospitare il passaporto del prodotto digitale per i vostri pneumatici, entrano in gioco più elementi di una semplice offerta. Oltre ai consueti documenti di acquisto, si tratta di un accordo sul trattamento dei dati per i dati che fornite, di un accordo di servizio con chiari accordi sull'hosting e sulla disponibilità, di una specifica dei campi dati che vengono elaborati, e di un accordo su cosa accade quando la collaborazione termina.
Questo ultimo punto è esattamente il dettaglio che gioca di più su questo tema: la maggior parte delle aziende pensa ai "documenti per il contratto" come l'offerta e l'accordo sul trattamento dei dati, e dimentica l'accordo di continuità. Poiché il passaporto dovrebbe rimanere accessibile per circa dieci anni, la questione di cosa accade se il vostro fornitore smette, viene rilevato o fallisce è almeno altrettanto importante quanto la questione di quanto costa il servizio.
I documenti che raccogliete prima della riunione
Prima di chiedere a un fornitore di sedersi al tavolo, è utile se voi stessi avete già messo in ordine un paio di cose. Si inizia con la documentazione tecnica degli pneumatici stessi: designazioni dei tipi, dati materiali e i dati che il produttore o l'importatore ha già fornito. Inoltre, avete bisogno di una panoramica di chi nella vostra organizzazione ricopre quale ruolo, in modo che sia chiaro chi agisce come operatore del mercato e chi è il contatto quotidiano. Cosa comporti esattamente, è descritto in dettaglio in la banca dati della conoscenza con una breve risposta per ogni argomento.
Per il contratto stesso si tratta di tre tipi di documenti. In primo luogo l'accordo sul trattamento dei dati: poiché i dati personali possono apparire nei file di fornitura o nei dati di contatto, deve essere chiaro chi porta quale responsabilità. In secondo luogo l'accordo di servizio o SLA, con accordi sulla disponibilità del vettore dati QR, sui tempi di risposta in caso di malfunzionamenti e sulla durata dell'impegno di hosting. In terzo luogo una clausola di uscita: come recuperate i dati se cambiate fornitore e in quale formato.
Perché proprio questo dettaglio viene spesso tralasciato
La durata dell'hosting di dieci anni sembra qualcosa che il fornitore si occupa comunque, e di solito è anche così. Ma un contratto che descrive solo la fornitura del servizio in corso, non dice nulla su cosa accade dopo una fusione, un'acquisizione o l'interruzione del fornitore. Per la vostra azienda è rilevante perché l'obbligo di mantenere il passaporto accessibile rimane presso di voi come operatore del mercato, anche se la parte che lo ospita tecnicamente cambia.
La stessa normativa non prescrive come regolate questo contrattualmente; dipende da voi e dal vostro fornitore. È tuttavia utile includere nel contratto come vengono trasferiti i dati, in quale formato e entro quale termine, in modo che un cambio di fornitore non significhi che il passaporto è temporaneamente irraggiungibile. Domande concrete che potete porre a questo proposito a un fornitore le trovate di nuovo in da dove provengono le informazioni nel passaporto e come vengono mantenute.
Chi redige questi documenti e chi li verifica
In pratica, il fornitore di solito redige il progetto dell'accordo sul trattamento dei dati e della SLA, e voi li verificate internamente o con un avvocato. Quest'ultimo non è un passaggio superfluo: un contratto che legge bene non deve necessariamente coprire ciò che avviene specificamente nella vostra azienda, ad esempio perché lavorate con più marchi o paesi di importazione. Per la questione di quanto attentamente vengono gestiti i dati, è utile guardare anche a come vengono protetti i dati e chi vi ha accesso.
Se non sapete ancora quali documenti sono rilevanti per la vostra situazione, non dovete scoprirlo tutto in una volta. Un breve inventario vi aiuta a vedere quali documenti avete già e cosa manca ancora.
Se notate che non sapete esattamente dove si trova la vostra azienda in questo percorso, la scansione rapida gratuita su tyrepas.eu in pochi minuti fornisce una prima indicazione. Per le norme e i concetti sottostanti potete sempre fare riferimento alla knowledge base; per la vostra situazione contrattuale specifica, un giurista o l'autorità di vigilanza competente rimangono il punto di contatto appropriato.