Cuando la supervisión y el cumplimiento del pasaporte de neumáticos entran en juego, no se trata de un único formulario que deja en una estantería. Se trata de una secuencia de documentos: prueba de su función en la cadena, el origen de los datos en el pasaporte, la prueba de que el código QR remite al pasaporte correcto, y —si alguna vez se detecta una desviación— la correspondencia al respecto y la prueba de la medida correctora que ha tomado.
La diferencia con un control ordinario en planta es que el cumplimiento a menudo mira hacia atrás. Un supervisor que realiza una investigación no solo pregunta qué dice ahora el neumático, sino también si los datos de hace cinco años siguen siendo correctos y si puede demostrar cuándo y por quién se modificó algo. Este es el detalle que más juega en este tema: los documentos no solo deben existir, deben seguir siendo trazables durante un período más largo del que la mayoría de las empresas están acostumbradas en otra normativa.
La diferencia entre vigilancia del mercado y cumplimiento
La vigilancia del mercado es el control continuo: un supervisor toma muestras, escanea un código QR y comprueba si el pasaporte coincide con el neumático al que va adjunto. El cumplimiento es el paso que puede seguir después, si algo no está en orden. Entonces la pregunta cambia de «¿es correcto este pasaporte?» a «¿cómo surgió esto, quién lo sabía y qué ha hecho usted al respecto?». Qué supervisor en los Países Bajos se encarga exactamente de qué parte de esta normativa varía según la categoría de producto y se indica en el sitio web de la autoridad competente; esta no es una pregunta que este artículo pueda responder.
La lista: qué documentos se suelen solicitar
Como base, cuenta la prueba de su función en la cadena: ¿es usted fabricante, importador, distribuidor u oferente del modelo de neumático en cuestión? Además, cuentan la información técnica y ambiental subyacente procesada en el pasaporte, incluido dónde provienen esos datos y quién los suministró. Además, es importante que pueda demostrar que el portador de datos QR en el neumático realmente conduce al pasaporte correcto y actualizado, y no a una versión obsoleta o incorrecta. Por último, una vez que haya habido una notificación o señal, cuenta el expediente al respecto: qué se notificó, cuándo y qué medida siguió.
Estos documentos rara vez están todos en un solo lugar dentro de una empresa. Los datos técnicos provienen del fabricante o importador, el vínculo con el código QR se gestiona a través del proveedor de software que aloja el pasaporte, y la correspondencia sobre una posible desviación a menudo está con quien se puso en contacto con el supervisor. En la base de conocimientos de tyrepas.eu encontrará por situación determinada qué se aplica a su empresa, de modo que no tenga que averiguar por sí mismo cuál de estos documentos es relevante para su función en la cadena.
Por qué la conservación pesa más que la demostración
En un control ordinario se trata de lo que puede demostrar en ese momento. En el cumplimiento se trata de lo que puede reconstruir, a veces años después. El pasaporte de neumáticos en sí se aloja durante un período de diez años, y la documentación subyacente que demuestra que los datos en él eran correctos en el momento de la publicación, merece en la práctica el mismo período de conservación. Esto también se aplica a los modelos de neumáticos que ya no se venden: un supervisor aún puede hacer preguntas sobre un modelo que se retiró del mercado hace años, siempre que haya vehículos con ese neumático circulando en la carretera.
De qué manera los datos y la correspondencia se conservan de forma segura digitalmente, y quién tiene acceso a ellos, se describe en la página sobre cómo se protegen los datos y el acceso. Esta no es una respuesta legal a la pregunta de si su práctica de conservación cumple, pero sí es una descripción del aspecto técnico de la conservación.
Lo que esto significa prácticamente para su empresa
La mayoría de las empresas que tienen que tratar con el pasaporte de neumáticos no disponen de esta documentación como un expediente separado, sino que está dispersa entre correos electrónicos, un sistema ERP y la administración de un proveedor de software. Por lo tanto, es un paso acertado discutir con ese proveedor cómo se registra la trazabilidad de los datos y durante cuánto tiempo sigue siendo rastreable. En la página cómo se elabora la información en un pasaporte se describe cómo está estructurado esto en tyrepas.eu, como punto de partida para esa conversación con su propia parte.
Si la supervisión y la aplicación de la normativa juegan un papel en su empresa específica en este momento depende de su función en la cadena de suministro y del tipo de neumático que vende o compra. Un jurista o la autoridad de supervisión competente pueden responder esa pregunta en relación con su situación; este artículo solo describe lo que ocurre en términos generales.
¿Desea saber primero dónde se encuentra exactamente su empresa antes de empezar a elaborar este expediente? Con un par de preguntas ve directamente una indicación de su situación, gratis y sin obligación.