Lorsque la surveillance et l'exécution concernant le passeport des pneumatiques sont en cause, il ne s'agit pas d'un seul formulaire que vous posez sur une étagère. Il s'agit d'une succession de documents : la preuve de votre rôle dans la chaîne, l'origine des données du passeport, la preuve que le code QR renvoie au bon passeport, et — si une divergence est jamais constatée — la correspondance à ce sujet et la preuve de l'action corrective que vous avez prise.
La différence avec un contrôle ordinaire en atelier est que l'exécution regarde souvent en arrière. Une autorité de surveillance qui enquête ne demande pas seulement ce qui est actuellement écrit sur le pneumatique, mais aussi si les données d'il y a cinq ans sont toujours correctes et si vous pouvez démontrer quand et par qui quelque chose a été modifié. C'est le détail qui joue le plus gros rôle dans ce sujet : les documents ne doivent pas seulement exister, ils doivent rester traçables sur une plus longue période que celle à laquelle la plupart des entreprises sont habituées dans d'autres réglementations.
La différence entre la surveillance du marché et l'exécution
La surveillance du marché est le contrôle continu : une autorité de surveillance effectue des prélèvements, scanne un code QR, et vérifie si le passeport correspond au pneumatique auquel il est attaché. L'exécution est l'étape qui peut suivre par la suite, si quelque chose ne va pas. La question se déplace alors de « ce passeport est-il correct » à « comment cela s'est-il produit, qui le savait, et qu'avez-vous fait à ce sujet ». L'autorité de surveillance aux Pays-Bas qui est exactement chargée de quelle partie de ce règlement varie selon la catégorie de produit et est indiquée sur le site internet de l'autorité concernée elle-même ; ce n'est pas une question à laquelle cet article peut répondre.
La liste : quels documents sont typiquement demandés
À titre de base, il y a la preuve de votre rôle dans la chaîne : êtes-vous le fabricant, l'importateur, le distributeur ou le fournisseur du modèle de pneumatique en question. En outre, les informations techniques et environnementales sous-jacentes qui ont été incorporées dans le passeport comptent, y compris l'origine de ces données et qui les a fournies. En outre, il est important que vous puissiez démontrer que le support de données QR sur le pneumatique conduit effectivement au bon passeport actuel, et non à une version obsolète ou incorrecte. Enfin, dès qu'il y a jamais eu une notification ou un signal, le dossier à ce sujet compte : ce qui a été signalé, quand, et quelle action a suivi.
Ces documents se trouvent rarement tous au même endroit au sein d'une entreprise. Les données techniques proviennent du fabricant ou de l'importateur, le lien avec le code QR passe par le partenaire logiciel qui héberge le passeport, et la correspondance concernant une éventuelle divergence se trouve souvent chez celui qui a eu le contact avec l'autorité de surveillance. Dans la base de connaissances de tyrepas.eu, vous trouverez par situation ce qui s'applique à votre entreprise, afin que vous n'ayez pas à déterminer vous-même lequel de ces documents est pertinent pour votre rôle dans la chaîne.
Pourquoi la conservation pèse plus lourd que la preuve
Lors d'un contrôle ordinaire, il s'agit de ce que vous pouvez montrer à ce moment-là. En cas d'exécution, il s'agit de ce que vous pouvez reconstruire, parfois des années plus tard. Le passeport des pneumatiques lui-même est hébergé pendant une période de dix ans, et la documentation sous-jacente qui montre que les données qui y sont contenues étaient correctes au moment de la publication mérite pratiquement la même période de conservation. Cela s'applique également aux modèles de pneumatiques qui ne sont plus vendus : une autorité de surveillance peut encore poser des questions sur un modèle qui a été retiré du marché il y a des années, tant qu'il y a des véhicules équipés de ce pneumatique qui circulent sur la route.
La manière dont les données et la correspondance sont conservées en toute sécurité numériquement, et qui y a accès, est décrite sur la page comment les données et l'accès sont sécurisés. Ce n'est pas une réponse juridique à la question de savoir si votre pratique de conservation est conforme, mais plutôt une description technique de la conservation.
Ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise
La plupart des entreprises confrontées au passeport du pneumatique ne disposent pas de cette documentation sous la forme d'un dossier unique, mais dispersée entre les e-mails, un système ERP et l'administration d'un prestataire logiciel. Il est donc judicieux de discuter avec ce prestataire de la manière dont la traçabilité des données est documentée et pendant combien de temps elle reste traçable. À la page comment l'information dans un passeport est élaborée est décrite la manière dont cela est organisé chez tyrepas.eu, comme point de départ pour cette discussion avec votre propre partenaire.
Que la surveillance et l'application de la loi jouent un rôle pour votre entreprise spécifique à ce moment dépend de votre rôle dans la chaîne et du type de pneumatique que vous vendez ou achetez. Un juriste ou l'autorité de surveillance compétente peut répondre à cette question pour votre situation; cet article ne décrit que ce qui se joue en termes généraux.
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