Quando si parla di vigilanza e applicazione del regolamento sul passaporto dei pneumatici, non si tratta di un unico modulo che si ripone su uno scaffale. Si tratta di una serie di documenti: la prova del vostro ruolo nella catena, l'origine dei dati nel passaporto, la prova che il codice QR rimanda al passaporto corretto, e — qualora venga riscontrata una discrepanza — la corrispondenza al riguardo e la prova dell'azione correttiva che avete intrapreso.
La differenza rispetto a un normale controllo in azienda è che l'applicazione del regolamento spesso guarda al passato. Un'autorità di vigilanza che effettua un'indagine non chiede solo cosa sia attualmente riportato sul pneumatico, ma anche se i dati di cinque anni fa sono ancora corretti e se potete dimostrare quando e da chi è stato modificato qualcosa. Questo è il dettaglio che gioca il ruolo più importante in questo argomento: i documenti non devono solo esistere, devono rimanere rintracciabili nel tempo, per un periodo più lungo di quello a cui la maggior parte delle aziende è abituata con altre normative.
La differenza tra vigilanza del mercato e applicazione del regolamento
La vigilanza del mercato è il controllo continuativo: un'autorità di vigilanza effettua campionamenti, scansiona un codice QR, e verifica se il passaporto corrisponde al pneumatico a cui è allegato. L'applicazione del regolamento è il passo che può seguire successivamente, se qualcosa non è in ordine. Allora la domanda cambia da "questo passaporto è corretto" a "come è sorto, chi ne era a conoscenza, e cosa avete fatto al riguardo". Quale autorità di vigilanza nei Paesi Bassi sia responsabile esattamente di quale parte di questo regolamento varia a seconda della categoria di prodotto e si trova sul sito web dell'autorità competente; questa non è una domanda a cui questo articolo può rispondere.
L'elenco: quali documenti sono tipicamente richiesti
Come base, conta la prova del vostro ruolo nella catena: siete fabbricante, importatore, distributore o fornitore del modello di pneumatico in questione. Inoltre conta l'informazione tecnica e ambientale sottostante elaborata nel passaporto, compreso da dove provenivano i dati e chi li ha forniti. È inoltre importante che possiate dimostrare che il supporto dati QR sul pneumatico effettivamente rimanda al passaporto corretto e aggiornato, e non a una versione obsoleta o scorretta. Infine, non appena vi sia stata una segnalazione o un segnale, conta il fascicolo al riguardo: cosa è stato segnalato, quando, e quale azione ne è seguita.
Questi documenti raramente si trovano tutti in un'unica posizione all'interno di un'azienda. I dati tecnici provengono dal fabbricante o dall'importatore, il collegamento con il codice QR passa attraverso la società software che ospita il passaporto, e la corrispondenza su una possibile discrepanza si trova spesso presso chi ha avuto i contatti con l'autorità di vigilanza. Nella knowledge base su tyrepas.eu trovate per ogni situazione determinato cosa vale per la vostra azienda, in modo che non dobbiate determinare autonomamente quale di questi documenti è rilevante per il vostro ruolo nella catena.
Perché la conservazione pesa più che l'esibizione
In un controllo ordinario si tratta di ciò che potete esibire in quel momento. Con l'applicazione del regolamento si tratta di ciò che potete ricostruire, a volte anni dopo. Il passaporto dei pneumatici stesso è ospitato per un periodo di dieci anni, e la documentazione sottostante che dimostra che i dati in esso erano corretti al momento della pubblicazione merita nella pratica la stessa durata di conservazione. Lo stesso vale per i modelli di pneumatici che non vengono più venduti: un'autorità di vigilanza può ancora rivolgere domande su un modello ritirato dal mercato anni fa, finché vi sono veicoli con quel pneumatico che circolano.
Il modo in cui i dati e la corrispondenza sono conservati in modo digitalmente sicuro, e chi ha accesso ad essi, è descritto nella pagina su come i dati e l'accesso sono protetti. Questo non è una risposta giuridica alla domanda se la vostra pratica di conservazione è conforme, ma piuttosto una descrizione dell'aspetto tecnico della conservazione.
Cosa significa questo in pratica per la vostra azienda
La maggior parte delle aziende che hanno a che fare con il passaporto pneumatico non dispongono di questa documentazione come fascicolo unico, ma dispersa in e-mail, un sistema ERP e l'amministrazione di un fornitore di software. Non è quindi superfluo discutere con quel fornitore come viene registrata la tracciabilità dei dati e per quanto tempo rimane rintracciabile. Nella pagina come le informazioni in un passaporto sono realizzate è descritto come è organizzato presso tyrepas.eu, come punto di partenza per quella discussione con il vostro partner.
Se la vigilanza e l'esecuzione rivestono attualmente importanza per la vostra azienda dipende dal vostro ruolo nella catena e dal tipo di pneumatico che vendete o acquistate. Un legale o l'autorità di vigilanza competente può rispondere a questa domanda per la vostra situazione; questo articolo descrive solo cosa è rilevante in generale.
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