Et skift til en anden leverandør for dækpasporet varer i praksis som regel mellem fire uger og et par måneder. Den største variabel er ikke teknikken, men spørgsmålet om, hvorvidt dine nuværende data kan overføres i et brugbart format, og om den nye udbyder understøtter de samme forbindelser som den gamle.
De korteste processforløb ser vi hos virksomheder, som har styr på deres egne kildedata: en eksport fra det gamle system, en import til det nye, og en kontrol af, om QR-databærerne fortsat refererer til gyldige pasporter. De længere processforløb opstår, når data er spredt over flere systemer, eller når den gamle leverandør bremser eller begrænser eksporten.
Hvilke trin bestemmer gennemløbstiden
Et skift består normalt af fire faser: anmodning og kontrol af de eksisterende data, indretning af det nye miljø, test af, om pasporterne kommer korrekt og fuldstændigt over, og konvertering af de aktive QR-koder, så de ikke bliver ved med at pege på en forældet eller forsvunden side. Hver fase har sine egne flaskehalse.
Den første fase løber ofte ind i forsinkelser, når det ikke kontraktligt er fastsat, at du har ret til en eksport af dine egne data i et læseligt format. Uden denne aftale er du afhængig af den afgående leverandørs velviljelighed. Ved udarbejdelse eller fornyelse af en kontrakt er dette et af de punkter, der bør få opmærksomhed på forhånd; vidensbasen går for hvert emne ind på, hvad der er relevant.
Hvor processforløbene i praksis går ned
Tre situationer fører normalt til forsinkelser. For det første manglende eller ufuldstændige eksportmuligheder hos den gamle udbyder, som betyder, at data skal gennemgås manuelt. For det andet forskelle i den måde, som leverandører strukturerer data på, hvilket betyder, at en simpel kopiering ikke er tilstrækkelig, og der stadig kræves kontrol på feltniveau. For det tredje selve QR-koderne: hvis disse er trykt på emballage eller etiketter, der allerede er i omløb, kan databæreren ikke blot erstattes uden, at den gamle kode fortsætter med at fungere eller dirigerer korrekt videre.
Derudover spiller det en rolle, om pasporet efter skiftet skal forblive tilgængeligt for den resterende hostingperiode. Da et produktpasport normalt skal være tilgængeligt i en længere periode, er det vigtig, at den nye leverandør kan sikre denne kontinuitet, selv hvis kontrakten med den gamle udbyder allerede er ophørt.
Hvad du kan spørge om på forhånd
Før du planlægger et skift, er det nyttigt at spørge den nye leverandør om en indikation af gennemløbstiden for dit specifikke antal produkter og forbindelser, og hvordan de håndterer overgangsperioden, hvor gamle og nye QR-koder kan eksistere side om side. Hos din nuværende leverandør er det nyttigt at kontrollere, hvad der kontraktligt er fastsat om datamobilitet, og inden for hvilken frist en eksport stilles til rådighed.
På siden der forklarer hvor informationen kommer fra er det præciseret, hvordan vi behandler data, og hvordan forbindelsen med kildefiler fungerer; det giver et billede af, hvad du også kan spørge en anden udbyder om. For at få et første indtryk af, hvad der spiller ind i din situation, kan du få en indikation i et par spørgsmål af, hvor du står nu.
Ingen fast norm, men et mønster
Forordningen selv foreskriver ingen frist for, hvornår skift mellem softwareleverandører skal være afsluttet; det er et praktisk spørgsmål mellem jer og de involverede leverandører. Det er dog vigtigt, at pasporttet forbliver uafbrudt tilgængeligt og aktuelt, uanset hvilken part der administrerer det. En kort periode, hvor data ikke stemmer overens, eller en QR-kode ikke fungerer, er noget, I bedst drøfter på forhånd med begge parter i stedet for at opdage bagefter.
Fordi prisaftaler og opsigelsesfrister varierer meget fra leverandør til leverandør, er det fornuftigt at medtage disse punkter i sammenligningen, før I træffer et valg; en oversigt over, hvordan omkostningerne er opdelt kan tjene som udgangspunkt. For spørgsmål, der ikke er leverandørspecifikke, men vedrører selve forordningen, er den kompetente tilsynsmyndighed eller en jurist det rigtige kontaktpunkt.
Vil I gerne vide, hvordan et skift ser ud i jeres situation? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i videnbanken for at få et svar, der passer til jeres virksomhed.