En övergång till en annan leverantör för däckpasset tar i praktiken vanligtvis mellan fyra veckor och ett par månader. Den största variabeln är inte tekniken, utan frågan om dina nuvarande data kan överföras i ett användbart format och om den nya parten stöder samma kopplingar som den gamla.
De kortaste förloppen ser vi hos företag som har sina egna källdata väl ordnade: en export från det gamla systemet, en import till det nya, och en kontroll av att QR-databarerna fortsätter att referera till giltiga pass. De längre förloppen uppstår när data är spridda över flera system, eller när den gamla leverantören försenar eller begränsar exporten.
Vilka steg bestämmer genomloppstiden
En övergång består vanligtvis av fyra faser: insamling och kontroll av befintliga data, inrättning av den nya miljön, testning av att passen kommer över korrekt och fullständigt, och konvertering av aktiva QR-koder så att de inte fortsätter att peka på en föråldrad eller försvunnen sida. Varje fas har sina egna flaskhalsar.
Den första fasen försenkas ofta när det inte är avtalat att du har rätt till en export av dina egna data i ett läsbart format. Utan denna överenskommelse är du beroende av den avgående leverantörens välvilja. Vid upprättande eller förnyelse av ett avtal är detta en av de punkter som förtjänar uppmärksamhet i förväg; kunskapsbasen går genom varje ämne vad som är relevant.
Där förloppen i praktiken strandar
Tre situationer orsakar vanligtvis förseningar. För det första saknade eller ofullständiga exportmöjligheter hos den gamla parten, vilket gör att data måste granskas manuellt. För det andra skillnader i hur leverantörer strukturerar data, vilket innebär att en enkel kopiering inte räcker och kontroll på fältnivå fortfarande är nödvändig. För det tredje själva QR-koderna: om dessa är tryckta på förpackningar eller etiketter som redan cirkulerar, kan databarren inte helt enkelt ersättas utan att den gamla koden fortsätter att fungera eller omdirigeras korrekt.
Dessutom spelar det en roll om passet efter övergången fortfarande måste vara tillgängligt för den återstående hostingterminen. Eftersom ett produktpass vanligtvis måste vara tillgängligt under en längre period är det viktigt att den nya leverantören kan garantera denna kontinuitet, även om kontraktet med den gamla parten redan är avslutat.
Vad du kan fråga om i förväg
Innan du planerar en övergång är det meningsfullt att fråga den nya leverantören om en indikation på genomloppstiden för ditt specifika antal produkter och kopplingar, och hur de hanterar övergångsperioden då gamla och nya QR-koder kan existera sida vid sida. Med din nuvarande leverantör är det meningsfullt att kontrollera vad som är avtalat angående dataportabilitet och tidsfristen inom vilken en export görs tillgänglig.
På sidan som förklarar var informationen kommer ifrån förklaras hur vi bearbetar data och hur kopplingen med källfiler fungerar; det ger en bild av vad du också kan fråga en annan part om. För ett första intryck av vad som spelar in i din situation kan du få en indikation på ett par frågor av var du står nu.
Ingen fast standard, men väl ett mönster
Förordningen själv föreskriver ingen tidsfrist för när en övergång mellan programvaruleverantörer måste vara slutförd; det är en praktisk fråga mellan er och de inblandade leverantörerna. Däremot är det viktigt att produktpasset förblir kontinuerligt tillgängligt och aktuellt, oavsett vilken part som hanterar det. En kort period då uppgifterna inte stämmer eller en QR-kod inte fungerar är något som ni bäst diskuterar i förväg med båda parterna istället för att upptäcka det i efterhand.
Eftersom prisavtal och uppsägningstider skiljer sig kraftigt åt mellan leverantörer, är det klokt att ta med dessa punkter i jämförelsen innan ni gör ett val; en överblick över hur kostnaderna är uppbyggda kan tjäna som utgångspunkt. För frågor som inte är leverantörsspecifika utan gäller själva förordningen är den behörig tillsynsmyndighet eller en jurist den lämpliga kontaktpunkten.
Vill ni veta hur en övergång ser ut ungefär i er situation? Gör den kostnadsfria snabbgranskningen eller bläddra igenom avsnitten i kunskapsbanken för ett svar som passar er verksamhet.