Een overstap naar een andere leverancier voor het bandenpaspoort duurt in de praktijk meestal tussen de vier weken en een paar maanden. De grootste variabele is niet de techniek, maar de vraag of uw huidige gegevens overdraagbaar zijn in een bruikbaar formaat en of de nieuwe partij dezelfde koppelingen ondersteunt als de oude.
De kortste trajecten zien we bij bedrijven die hun eigen brondata goed op orde hebben: een export uit het oude systeem, een import bij het nieuwe, en een controle of de QR-datadragers blijven verwijzen naar geldige paspoorten. De langere trajecten ontstaan wanneer gegevens verspreid staan over meerdere systemen, of wanneer de oude leverancier de export vertraagt of beperkt.
Welke stappen bepalen de doorlooptijd
Een overstap bestaat doorgaans uit vier fasen: het opvragen en controleren van de bestaande gegevens, het inrichten van de nieuwe omgeving, het testen of de paspoorten correct en volledig overkomen, en het omzetten van de actieve QR-codes zodat ze niet naar een verouderde of verdwenen pagina blijven wijzen. Elke fase kent eigen knelpunten.
De eerste fase loopt vaak vertraging op wanneer contractueel niet is vastgelegd dat u recht heeft op een export van uw eigen data in een leesbaar formaat. Zonder die afspraak bent u afhankelijk van de welwillendheid van de vertrekkende leverancier. Bij het opstellen of vernieuwen van een contract is dit een van de punten die vooraf aandacht verdienen; de kennisbank gaat per onderwerp in op wat daarbij relevant is.
Waar trajecten in de praktijk stuklopen
Drie situaties zorgen doorgaans voor vertraging. Ten eerste ontbrekende of onvolledige exportmogelijkheden bij de oude partij, waardoor gegevens handmatig moeten worden nagelopen. Ten tweede verschillen in de manier waarop leveranciers gegevens structureren, wat betekent dat een simpele kopieerslag niet volstaat en er alsnog controle nodig is op veldniveau. Ten derde de QR-codes zelf: als deze zijn gedrukt op verpakkingen of etiketten die al in omloop zijn, kan de datadrager niet zomaar vervangen worden zonder dat de oude code blijft werken of correct doorverwijst.
Daarnaast speelt mee of het paspoort na de overstap nog steeds voor de resterende hostingtermijn beschikbaar moet blijven. Omdat een productpaspoort doorgaans voor een langere periode toegankelijk moet zijn, is het van belang dat de nieuwe leverancier die continuïteit kan waarborgen, ook als het contract met de oude partij al is beëindigd.
Wat u vooraf kunt navragen
Voordat u een overstap plant, is het zinvol om bij de nieuwe leverancier te vragen naar een indicatie van de doorlooptijd voor uw specifieke aantal producten en koppelingen, en naar hoe zij omgaan met de overgangsperiode waarin oude en nieuwe QR-codes naast elkaar kunnen bestaan. Bij de huidige leverancier is het zinvol om na te gaan wat er contractueel is vastgelegd over dataportabiliteit en de termijn waarbinnen een export beschikbaar wordt gesteld.
Op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt staat toegelicht hoe wij gegevens verwerken en hoe de koppeling met bronbestanden werkt; dat geeft een beeld van wat u ook bij een andere partij kunt navragen. Voor een eerste indruk van wat er in uw situatie speelt, kunt u in een paar vragen een indicatie krijgen van waar u nu staat.
Geen vaste norm, wel een patroon
De verordening zelf schrijft geen termijn voor waarbinnen een overstap tussen softwarepartijen moet zijn afgerond; dat is een praktische kwestie tussen u en de betrokken leveranciers. Wel is van belang dat het paspoort ononderbroken beschikbaar en actueel blijft, ongeacht welke partij het beheert. Een korte periode waarin gegevens niet kloppen of een QR-code niet werkt, is iets wat u het beste vooraf met beide partijen doorspreekt in plaats van achteraf te ontdekken.
Omdat prijsafspraken en opzegtermijnen sterk verschillen per leverancier, is het verstandig om deze punten mee te nemen in de vergelijking voordat u een keuze maakt; een overzicht van hoe de kosten zijn opgebouwd kan daarbij als vertrekpunt dienen. Voor vragen die niet leverancierspecifiek zijn maar over de verordening zelf gaan, is de bevoegde toezichthouder of een jurist het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u weten hoe een overstap er in uw situatie ongeveer uitziet? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank voor een antwoord dat bij uw bedrijf past.