Was passiert, wenn Sie das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter nicht führen?
Wenn Sie das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter über das digitale Reifenproduktpass nicht rechtzeitig führen, besteht das Risiko, dass Ihre Systeme nicht einsatzbereit sind, wenn die Verpflichtung in Kraft tritt. Das bedeutet nicht automatisch eine Geldbuße oder ein Problem mit einer Überwachungsbehörde, aber Sie müssen unter Zeitdruck Daten sammeln, verknüpfen und veröffentlichen, die eigentlich schon lange strukturiert hätten sein sollen.
Der Kern des Problems ist einfach: das Reifenproduktpass verlangt Daten aus mehreren Systemen gleichzeitig, wie Ihrer Bestandsverwaltung, Ihrer Einkaufsadministration und möglicherweise einer separaten Plattform für Produktinformationen. Softwareanbieter passen ihre Systeme nicht von heute auf morgen an. Wer dieses Gespräch bis kurz vor Eintritt der Verpflichtung aufschiebt, landet häufig in einer Warteschlange von Unternehmen, die das gleiche Problem gleichzeitig lösen.
Warum dieses Gespräch nicht von selbst stattfindet
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass ihr Softwareanbieter das von sich aus in Angriff nimmt, weil es nun einmal "zum System gehört". In der Praxis ist es umgekehrt: Anbieter entwickeln Funktionalität für Kunden, die danach fragen. Bleibt diese Anfrage aus, steht das Reifenproduktpass einfach nicht oben auf der Entwicklungsagenda Ihres Anbieters, auch nicht, wenn die Verpflichtung näher rückt.
Hinzu kommt, dass das genaue Datum, an dem die Verpflichtung in Kraft tritt, noch nicht feststeht. Der Arbeitsplan der Europäischen Kommission nennt eine delegierte Handlung, die Erwartungen zufolge 2027 veröffentlicht wird, worauf eine Übergangsfrist folgt. Das macht es verlockend zu warten, bis alles sicher ist. Der Nachteil besteht darin, dass die Technik, die Datenstruktur und die Verknüpfungen oft mehr Zeit beanspruchen als der Text der Verordnung selbst.
Die Risiken kurzfristig
Kurzfristig geht es vor allem um praktische Verzögerungen. Eine Verknüpfung zwischen Ihrem aktuellen System und einer Produktpass-Plattform muss aufgebaut, getestet und mit korrekten Daten pro Reifenmodell gefüllt werden. Wer diesen Prozess erst startet, wenn die Verpflichtung in Kraft tritt, stellt häufig fest, dass die Durchlaufzeit beim Softwareanbieter länger ist als erwartet, besonders wenn mehrere Kunden gleichzeitig anfragen.
Auch das Datenmanagement selbst wird dann zur Hektik. Daten, die normalerweise ruhig aufgebaut werden, müssen dann in kurzer Zeit aus Rechnungen, technischen Spezifikationen und Dokumentation des Herstellers zusammengetragen werden. Das erhöht die Fehlerquote, und Fehler in einem Produktpass lassen sich schwerer beheben als Fehler in einer internen Verwaltung, weil der Produktpass für Dritte sichtbar ist.
Die Risiken langfristig
Langfristig spielt ein anderer Punkt eine Rolle: Verträge. Wer seinen Softwareanbieter nicht rechtzeitig einbezieht, läuft Gefahr, dass der aktuelle Vertrag keine Bestimmungen darüber enthält, wer dafür verantwortlich ist, die Produktpass-Daten aktuell zu halten, wer bei falschen Daten haftet, und was passiert, wenn Sie den Anbieter wechseln. Das sind keine Fragen, die Sie nachträglich leicht regeln, besonders nicht, wenn die Beziehung zum Anbieter bereits Jahre lang auf Basis eines älteren Vertrags läuft.
Außerdem spielt die Frage der Überwachung eine Rolle. Überwachungsbehörden schauen bei Produktregelgeving normalerweise darauf, ob die richtige Information verfügbar und aktuell ist zum Zeitpunkt einer Kontrolle, nicht auf die Absicht, es irgendwann zu regeln. Ein unvollständiger oder nicht funktionierender Produktpass zum Zeitpunkt einer Kontrolle ist eine andere Situation als ein Produktpass, der rechtzeitig und sorgfältig aufgebaut wurde.
Wie dies mit Ihrer Rolle in der Lieferkette zusammenhängt
Ob und wie schwer diese Auswirkungen für Ihr Unternehmen wiegen, hängt stark von Ihrer Rolle in der Reifenkette ab. Ein Importeur, der den Reifen als Erster auf den europäischen Markt bringt, hat andere Verpflichtungen als ein Großhändler, der Reifen nur weiterverkauft. Diese Unterscheidung bestimmt auch, welche Daten Sie selbst an Ihren Softwarelieferanten liefern müssen, und welche Daten bereits von einer früheren Partei in der Kette erfasst wurden. Wer diese Unterscheidung nicht genau trifft, führt das Gespräch mit dem Softwarelieferanten oft auf der Grundlage eines unvollständigen Bildes dessen, was tatsächlich erforderlich ist.
Auch das Zusammenspiel mit bestehenden Rechtsvorschriften spielt hier eine Rolle. Daten, die Sie bereits für die Produktsicherheit oder für Ihr derzeitiges Reifenlabel sammeln, können teilweise für das Passbuch wiederverwendet werden. Dies ist etwas, das Sie am besten frühzeitig in Ihrem Gespräch mit Ihrem Softwarelieferanten besprechen sollten, nicht erst nachdem das System bereits eingerichtet wurde.
Was Sie jetzt mit diesen Informationen tun können
Das Aufschieben dieses Gesprächs ist zwar an sich keine Verletzung, aber eine Entscheidung, die die Durchlaufzeit und das Fehlerrisiko erhöht, sobald die Verpflichtung konkret wird. Ein guter Zeitpunkt zum Beginnen ist nicht der Moment, in dem die delegierte Handlung veröffentlicht wird, sondern der Moment, in dem Sie für sich selbst klar haben, welche Daten Sie bereits haben und welche noch fehlen.
Auf pro Thema ausgeforscht, was für Ihre Situation relevant ist steht eine Übersicht der einzelnen Bausteine des Passes, damit Sie nicht auf einmal die ganze Reise verstehen müssen. Wer zunächst lieber einen allgemeinen Überblick bekommen möchte, kann in wenigen Fragen einen ersten Anhaltspunkt erhalten davon aus, wo sich Ihr Unternehmen derzeit befindet. Und bevor Sie das Gespräch mit Ihrem Softwarelieferanten führen, ist es oft sinnvoll, zunächst zu wissen woher die Daten für das Passbuch genau kommen, damit Sie gezielt fragen können, was Ihr Lieferant davon bereits unterstützt.
Für Ihre eigene Situation, mit allen Details Ihres Vertrags und Ihrer Rolle in der Kette, ist es ratsam, neben diesen allgemeinen Informationen auch einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde zu konsultieren. Wenn Sie zunächst ein Bild erhalten möchten, ohne gleich Maßnahmen zu ergreifen, finden Sie auf Antworten auf Fragen, die auch andere Unternehmer stellen und können Sie unverbindlich den kostenlosen Quick-Scan durchgehen.