Vad händer om du inte för ett samtal med din mjukvaruleverantör?
Om du inte för samtalet med din mjukvaruleverantör om det digitala bandepaspoorten i tid, riskerar du att dina system inte är klara när förpliktelsen träder i kraft. Det betyder inte automatiskt en böter eller ett problem med en tillsynsmyndighet, men väl att du under tidspress måste samla in, koppla och publicera data som egentligen borde ha varit strukturerade för länge sedan.
Kärnor av problemet är enkel: bandepaspoorten kräver data från olika system samtidigt, såsom din lagerhantering, din inköpsadministration och möjligen en separat plattform för produktinformation. Mjukvaruleverantörer anpassar sina system inte från en dag till en annan. Den som skjuter upp det här samtalet tills förpliktelsen nästan är här hamnar ofta i en kö av företag som löser samma problem samtidigt.
Varför detta samtal inte sker av sig självt
Många företagare antar att deras mjukvaruleverantör greppar detta av sig själv, eftersom det på ett sätt "hör till systemet". I praktiken fungerar det tvärtom: leverantörer bygger funktionalitet för kunder som frågar efter det. Om den frågan uteblir, står bandepaspoorten helt enkelt inte högt på utvecklingsagendan för din leverantör, inte heller när förpliktelsen närmar sig.
Därtill kommer att det exakta datumet när förpliktelsen träder i kraft ännu inte står fast. Europeiska kommissionens arbetsprogram nämner en delegerad akt som förväntas publiceras 2027, varefter en övergångsperiod följer. Det gör det frestande att vänta tills allt är säkert. Nackdelen är att tekniken, datastrukturen och kopplingar ofta tar mer tid än själva förordningens text.
Riskerna på kort sikt
På kort sikt handlar det främst om praktisk försening. En koppling mellan ditt nuvarande system och en paspoortplattform måste byggas, testas och fyllas med korrekta data per bandmodell. Den som startar det här projektet först när förpliktelsen träder i kraft märker ofta att genomloppstiden hos mjukvaruleverantören är längre än förväntat, särskilt om flera kunder knackar på samtidigt.
Även själva datahanteringen blir då brådskande arbete. Data som normalt skulle byggas upp sakta och metodiskt måste då samlas in på kort tid från fakturor, tekniska specifikationer och dokumentation från tillverkaren. Det ökar risken för fel, och fel i ett produktpaspoort är svårare att rätta till än fel i en intern administrativ, eftersom paspoorten är synlig för tredje part.
Riskerna på längre sikt
På längre sikt spelar ett annat moment in: kontrakt. Den som inte tidigt involverar sin mjukvaruleverantör riskerar att det nuvarande avtalet inte innehåller bestämmelser om vem som ansvarar för att hålla paspoortdata uppdaterad, vem som är ansvarig vid felaktig data, och vad som händer om du byter leverantör. Det är inte frågor du enkelt löser senare, särskilt inte om relationen med leverantören redan har pågått i flera år på basis av ett äldre kontrakt.
Dessutom spelar tillsynsfrågan in. Tillsynsmyndigheter tittar vid produktreglering normalt på om korrekt information är tillgänglig och aktuell vid tidpunkten för kontroll, inte på avsikten att ordna det någon gång. Ett ofullständigt eller icke-fungerande paspoort vid tidpunkten för en kontroll är en annan situation än ett paspoort som byggdes upp i tid och med omsorg.
Hur detta sammanhänger med din roll i kedjan
Huruvida och hur tungt dessa konsekvenser väger för ert företag beror i stor utsträckning på er roll i däckkedjan. En importör som först för däcket ut på den europeiska marknaden har andra skyldigheter än en grossist som endast återförsäljer däck. Denna skilnad avgör också vilka uppgifter ni själva måste leverera till er programvaraleverantör och vilka uppgifter som redan har dokumenterats av en tidigare part i kedjan. Den som inte har denna skilnad helt klar för sig för ofta samtalet med programvaraleverantören på basis av en ofullständig bild av vad som egentligen behövs.
Sammanfallet med befintlig lagstiftning spelar också in här. Uppgifter som ni redan samlar in för produktsäkerhet eller för er nuvarande däcketikett kan delvis återanvändas för passet. Det är något att diskutera tidigt i samtalet med er programvaraleverantör, inte först efter att systemet redan är inrättat.
Vad ni kan göra nu med denna information
Att skjuta upp detta samtal är ingen överträdelse i sig, men det är ett val som ökar genomloppstiden och felrisken när skyldigheten blir konkret. En lämplig tidpunkt att börja är inte det moment då den delegerade handlingen publiceras, utan det moment då ni för er själva har klargjort vilka uppgifter ni redan har och vilka som ännu saknas.
På undersökt per ämne vad som är relevant för er situation finns en översikt över de lösa byggstenen i passet, så att ni inte behöver förstå hela processen på en gång. Den som helst först får en allmän överblick kan få en första indikation på några frågor var ert företag befinner sig för närvarande. Och innan ni för samtalet med er programvaraleverantör är det ofta användbart att först veta var uppgifterna för passet kommer ifrånså att ni kan ställa målinriktade frågor om vad er leverantör redan stöder.
För er särskilda situation, med alla detaljer i ert avtal och er roll i kedjan, är det fortfarande klokt att förutom denna allmänna information också rådfrågja en jurist eller tillsynsmyndigheten. Vill ni först själva få en uppfattning utan att omedelbart vidta åtgärder, hittar ni på svar på frågor som andra företagare också ställer och kan ni utan bindande verkan läsa igenom den kostnadsfria snabbkontroll.