Che cosa accade se non avviate la conversazione con il vostro fornitore di software?
Se non avviate tempestivamente la conversazione con il vostro fornitore di software sul passaporto digitale dei pneumatici, correte il rischio che i vostri sistemi non siano pronti al momento in cui l'obbligo entra in vigore. Ciò non significa automaticamente una multa o un problema con un'autorità di vigilanza, ma significa che dovrete raccogliere, collegare e pubblicare dati sotto pressione di tempo, dati che in realtà avrebbero dovuto essere strutturati da tempo.
Il nucleo del problema è semplice: il passaporto dei pneumatici richiede dati da diversi sistemi contemporaneamente, come la vostra gestione delle scorte, la vostra amministrazione degli acquisti e possibilmente una piattaforma separata per le informazioni sui prodotti. I fornitori di software non adattano i loro sistemi da un giorno all'altro. Chi rimanda questa conversazione fino a quando l'obbligo è imminente, spesso finisce in una coda di aziende che risolvono lo stesso problema nello stesso momento.
Perché questa conversazione non avviene spontaneamente
Molti imprenditori presuppongono che il loro fornitore di software se ne occupi da solo, perché comunque "fa parte del sistema". In pratica funziona al contrario: i fornitori costruiscono funzionalità per i clienti che le richiedono. Se la richiesta non arriva, il passaporto dei pneumatici semplicemente non è in cima all'agenda di sviluppo del vostro fornitore, nemmeno quando l'obbligo si avvicina.
A ciò si aggiunge che la data precisa in cui l'obbligo entra in vigore non è ancora fissata. Il piano di lavoro della Commissione europea menziona un atto delegato che dovrebbe essere pubblicato nel 2027, dopo il quale seguirà un periodo transitorio. Questo rende allettante aspettare finché tutto è certo. Lo svantaggio è che la tecnologia, la struttura dei dati e i collegamenti richiedono spesso più tempo rispetto al testo stesso del regolamento.
I rischi a breve termine
Nel breve termine si tratta principalmente di ritardi pratici. Un collegamento tra il vostro sistema attuale e una piattaforma di passaporto deve essere costruito, testato e compilato con dati corretti per ogni modello di pneumatico. Chi inizia questo processo solo quando l'obbligo entra in vigore scopre spesso che il tempo di esecuzione presso il fornitore di software è più lungo del previsto, soprattutto se più clienti si rivolgono contemporaneamente al fornitore.
Anche la gestione dei dati stessa diventa allora un lavoro affrettato. I dati che normalmente vengono creati con calma devono allora essere raccolti in breve tempo da fatture, specifiche tecniche e documentazione del produttore. Ciò aumenta il rischio di errori, e gli errori in un passaporto di prodotto sono più difficili da correggere rispetto agli errori in un'amministrazione interna, perché il passaporto è visibile a terzi.
I rischi a lungo termine
Nel lungo termine si pone un altro aspetto: i contratti. Chi non coinvolge il proprio fornitore di software in tempo corre il rischio che l'attuale accordo non contenga disposizioni su chi è responsabile di mantenere aggiornati i dati del passaporto, chi è responsabile per dati inesatti, e che cosa accade se cambiate fornitore. Non sono domande che riuscirete a risolvere facilmente in seguito, soprattutto se la relazione con il fornitore è già andata avanti per anni sulla base di un contratto precedente.
Inoltre si pone la questione della vigilanza. Le autorità di vigilanza nella normativa sui prodotti di solito verificano se le informazioni corrette sono disponibili e aggiornate al momento del controllo, non l'intenzione di regolarle un giorno. Un passaporto incompleto o non funzionante al momento di un controllo è una situazione diversa da un passaporto che è stato costruito con tempestività e cura.
Come ciò si collega al vostro ruolo nella catena
Se e quanto pesino queste conseguenze per la vostra azienda dipende fortemente dal vostro ruolo nella catena dei pneumatici. Un importatore che per primo immette lo pneumatico sul mercato europeo ha obblighi diversi rispetto a un grossista che rivende solo pneumatici. Questa distinzione determina anche quali dati dovete fornire voi stessi al vostro fornitore di software e quali dati sono già stati registrati da un'altra parte della catena. Chi non ha chiaro questo distinguo conduce spesso la conversazione con il fornitore di software sulla base di un'immagine incompleta di ciò che è effettivamente necessario.
Anche la sovrapposizione con la normativa esistente svolge un ruolo. I dati che già raccogliete per la sicurezza dei prodotti o per l'attuale etichetta pneumatici possono essere parzialmente riutilizzati per il passaporto. È qualcosa che conviene affrontare subito nella conversazione con il vostro fornitore di software, non dopo che il sistema è già stato configurato.
Cosa potete fare ora con queste informazioni
Rimandare questa conversazione non è una violazione in sé, ma è una scelta che aumenta i tempi di esecuzione e il rischio di errori una volta che l'obbligo diventa concreto. Un buon momento per iniziare non è il momento in cui l'atto delegato è pubblicato, ma il momento in cui avete chiarezza su quali dati avete già e quali mancano ancora.
Su chiarito per tema cosa è rilevante per la vostra situazione c'è una panoramica dei singoli componenti del passaporto, così non dovete comprendere l'intero percorso in una volta. Chi preferisce prima farsi un'idea generale, può ottenere una prima indicazione in poche domande da dove provengono esattamente i dati per il passaporto in modo da poter chiedere in modo mirato al vostro fornitore cosa già supporta.da dove la vostra azienda si trova al momento. E prima di condurre la conversazione con il vostro fornitore di software, è spesso utile sapere prima
Per la vostra situazione specifica, con tutti i dettagli del vostro contratto e del vostro ruolo nella catena, rimane consigliabile consultare, accanto a queste informazioni generali, anche un giurista o l'autorità di vigilanza competente. Se volete prima farvi un'idea da soli senza intraprendere subito azioni, la trovate su risposte alle domande che si pongono anche altri imprenditori e potete esaminare liberamente la quick-scan gratuita.