O que acontece se não falar com o seu fornecedor de software?
Se não falar com o seu fornecedor de software sobre o passaporte de pneus digital a tempo, corre o risco de os seus sistemas não estarem prontos no momento em que a obrigação entra em vigor. Isso não significa automaticamente uma multa ou um problema com uma autoridade de supervisão, mas significa que terá de recolher, interligar e publicar dados sob pressão de tempo, dados que na verdade deveriam estar estruturados há muito tempo.
O cerne do problema é simples: o passaporte de pneus requer dados de vários sistemas simultaneamente, como a sua gestão de inventário, a sua administração de compras e possivelmente uma plataforma separada para informações sobre produtos. Os fornecedores de software não adaptam os seus sistemas da noite para o dia. Quem adia essa conversa até à obrigação estar próxima, frequentemente acaba numa fila de empresas que resolvem o mesmo problema ao mesmo tempo.
Por que essa conversa não acontece naturalmente
Muitos empresários assumem que o seu fornecedor de software tratará disso naturalmente, porque simplesmente "faz parte do sistema". Na prática, funciona de forma diferente: os fornecedores desenvolvem funcionalidades para clientes que as solicitam. Se essa solicitação não chegar, o passaporte de pneus simplesmente não é prioritário na agenda de desenvolvimento do seu fornecedor, mesmo quando a obrigação se aproxima.
Além disso, a data exata em que a obrigação entra em vigor ainda não está definida. O plano de trabalho da Comissão Europeia menciona um ato delegado que se espera ser publicado em 2027, após o qual se segue um período de transição. Isto torna tentador esperar até que tudo seja certo. A desvantagem é que a tecnologia, a estrutura de dados e as interligações frequentemente demoram mais tempo do que o próprio texto do regulamento.
Os riscos a curto prazo
A curto prazo, trata-se principalmente de atrasos práticos. Uma interligação entre o seu sistema atual e uma plataforma de passaporte deve ser construída, testada e preenchida com dados corretos por modelo de pneu. Quem inicia esse processo apenas quando a obrigação entra em vigor, frequentemente descobre que o tempo de execução no fornecedor de software é mais longo do que o esperado, especialmente se vários clientes vierem bater à porta simultaneamente.
A gestão de dados em si torna-se então um trabalho apressado. Dados que normalmente são recolhidos com calma, têm de ser recolhidos em pouco tempo a partir de faturas, especificações técnicas e documentação do fabricante. Isto aumenta a probabilidade de erros, e os erros num passaporte de produto são mais difíceis de corrigir do que erros numa administração interna, porque o passaporte é visível para terceiros.
Os riscos a longo prazo
A longo prazo, entra em jogo outro ponto: contratos. Quem não envolver o seu fornecedor de software a tempo corre o risco de o acordo atual não incluir disposições sobre quem é responsável por manter os dados do passaporte atualizados, quem é responsável por dados incorretos e o que acontece se mudar de fornecedor. Estas não são questões que resolva facilmente posteriormente, especialmente se a relação com o fornecedor já dura há anos com base num contrato anterior.
Além disso, coloca-se a questão da supervisão. As autoridades de supervisão, na regulamentação de produtos, normalmente verificam se as informações corretas estão disponíveis e atualizadas no momento da inspeção, não a intenção de as regular eventualmente. Um passaporte incompleto ou não funcional no momento de uma inspeção é uma situação diferente de um passaporte que foi construído de forma atempada e cuidadosa.
Como isto se relaciona com o seu papel na cadeia
Se e como essas consequências pesam sobre sua empresa depende fortemente do seu papel na cadeia de pneus. Um importador que coloca o pneu no mercado europeu pela primeira vez tem outras obrigações do que um distribuidor atacadista que apenas revende pneus. Essa distinção também determina quais dados você mesmo deve fornecer ao seu fornecedor de software e quais dados já foram registrados por uma parte anterior na cadeia. Quem não tem essa distinção clara muitas vezes conduz a conversa com o fornecedor de software com base em uma visão incompleta do que realmente é necessário.
A sobreposição com a regulamentação existente também desempenha um papel aqui. Os dados que você já coleta para segurança do produto ou para seu rótulo de pneu atual podem ser parcialmente reutilizados para o passaporte. Esse é um assunto para discutir especificamente no início da conversa com seu fornecedor de software, não depois que o sistema já está configurado.
O que você pode fazer agora com essas informações
Atrasar essa conversa não é uma violação em si, mas sim uma escolha que aumenta o tempo de processamento e o risco de erros uma vez que a obrigação se torna concreta. Um bom momento para começar não é o momento em que a delegação está publicada, mas o momento em que você tem clareza sobre quais dados você já possui e quais ainda estão faltando.
Na descobrir por assunto o que é relevante para sua situação há um resumo dos blocos de construção individuais do passaporte, para que você não precise entender todo o trajeto de uma só vez. Quem prefere primeiro obter uma visão geral pode obter numa série de perguntas uma primeira indicação de onde sua empresa está neste momento. E antes de você conversar com seu fornecedor de software, geralmente é útil primeiro saber de onde exatamente vêm os dados para o passaporte, para que você possa fazer perguntas direcionadas sobre qual deles seu fornecedor já suporta.
Para sua situação específica, com todos os detalhes do seu contrato e seu papel na cadeia, continua sendo aconselhável consultar, além dessas informações gerais, também um jurista ou a autoridade supervisora competente. Se você deseja primeiro obter uma visão por conta própria sem tomar medidas imediatamente, encontrará em respostas para perguntas que outros empresários também fazem e você pode consultar gratuitamente o quick-scan sem compromisso.