Co się stanie, jeśli nie przeprowadzisz rozmowy z dostawcą oprogramowania?
Jeśli nie przeprowadzisz rozmowy z dostawcą oprogramowania na temat cyfrowego paszportu opon wystarczająco wcześnie, ryzykujesz, że Twoje systemy nie będą gotowe w momencie, gdy obowiązek wejdzie w życie. Nie oznacza to automatycznie mandat ani problem z organem nadzoru, ale oznacza, że będziesz zmuszony w pośpiechu zbierać, łączyć i publikować dane, które powinny były być już od dawna uporządkowane.
Sednem problemu jest prostota: paszport opon wymaga danych z różnych systemów jednocześnie, takich jak Twoje zarządzanie zapasami, administracja zakupów i możliwie oddzielną platformę informacji o produktach. Dostawcy oprogramowania nie zmieniają swoich systemów z dnia na dzień. Ci, którzy odkładają tę rozmowę do momentu, gdy obowiązek prawie wejdzie w życie, Often lądują w kolejce firm borykających się z tym samym problemem jednocześnie.
Dlaczego ta rozmowa nie dzieje się sama
Wielu przedsiębiorców zakłada, że ich dostawca oprogramowania to sobie poradzi, ponieważ przecież "należy to do systemu". W praktyce jest odwrotnie: dostawcy budują funkcjonalność dla klientów, którzy o nią proszą. Jeśli takiego zapytania nie będzie, paszport opon po prostu nie będzie się wysoko na liście priorytetów rozwojowych Twojego dostawcy, nawet jeśli obowiązek zbliża się.
Do tego dochodzi fakt, że dokładna data wejścia obowiązku w życie nie jest jeszcze ustalona. Plan działania Komisji Europejskiej wspomina o akcie delegowanym, który ma być opublikowany w 2027 r., a następnie będzie okres przejściowy. To sprawia, że kuszące jest czekanie, aż wszystko będzie pewne. Wadą jest to, że technika, struktura danych i połączenia często wymagają więcej czasu niż sam tekst rozporządzenia.
Ryzyka w krótkim terminie
W krótkim terminie chodzi głównie o praktyczne opóźnienia. Połączenie między Twoim obecnym systemem a platformą paszportową musi być zbudowane, przetestowane i wypełnione poprawnymi danymi dla każdego modelu opony. Ci, którzy zaczynają ten proces dopiero po wejściu obowiązku w życie, Often odkrywają, że czas realizacji u dostawcy oprogramowania jest dłuższy niż oczekiwano, zwłaszcza jeśli wielu klientów zgłasza się jednocześnie.
Samo zarządzanie danymi staje się wtedy pośpieszną pracą. Dane, które normalnie byłyby gromadzone spokojnie, muszą być wtedy zebrane w krótkim czasie z faktur, specyfikacji technicznych i dokumentacji producenta. To zwiększa ryzyko błędów, a błędy w paszporcie produktu są trudniejsze do naprawienia niż błędy w administracji wewnętrznej, ponieważ paszport jest widoczny dla stron trzecich.
Ryzyka w długim terminie
W długim terminie grę toczy się inna kwestia: umowy. Ci, którzy nie zaangażują dostawcy oprogramowania na czas, ryzykują, że obecna umowa nie zawiera postanowień dotyczących tego, kto jest odpowiedzialny za aktualizowanie danych paszportu, kto odpowiada za nieprawidłowe dane i co się dzieje, jeśli zmienisz dostawcę. To nie są pytania, które łatwo rozwiążesz później, szczególnie jeśli relacja z dostawcą trwa od lat na podstawie starszej umowy.
Pojawia się również kwestia nadzoru. Organy nadzoru w przepadku regulacji produktów zwykle patrzą na to, czy właściwe informacje są dostępne i aktualne w momencie kontroli, a nie na intencję, aby kiedyś to uregulować. Niekompletny lub niedział paszport w momencie kontroli to inna sytuacja niż paszport, który został wybudowany na czas i starannie.
Jak to wiąże się z Twoją rolą w łańcuchu
To czy i jak bardzo te konsekwencje dotyczą Twojej firmy, zależy w dużej mierze od Twojej roli w łańcuchu opon. Importer, który jako pierwszy wprowadza opony na rynek europejski, ma inne obowiązki niż hurtownia, która opony tylko odsprzedaje. To rozróżnienie określa również, które dane musisz sam dostarczyć swojemu dostawcy oprogramowania i które dane zostały już udokumentowane przez poprzednią stronę w łańcuchu. Jeśli nie masz jasnego rozróżnienia, rozmowa z dostawcą oprogramowania często odbywa się na podstawie niekompletnego obrazu tego, co jest naprawdę potrzebne.
Tutaj ma również znaczenie zbieg z istniejącymi przepisami. Dane, które już zbierasz na potrzeby bezpieczeństwa produktów lub dla swojej obecnej etykiety opon, mogą być częściowo ponownie wykorzystane dla paszportu. To coś, co warto omówić wcześnie w rozmowie z dostawcą oprogramowania, a nie dopiero po skonfigurowaniu systemu.
Co możesz zrobić teraz z tymi informacjami
Odkładanie tej rozmowy nie jest samo w sobie naruszeniem, ale jest to wybór, który zwiększa czas realizacji i ryzyko błędów, gdy obowiązek staje się konkretny. Dobrym momentem do rozpoczęcia nie jest moment opublikowania aktu delegowanego, ale moment, gdy jasno wiesz dla siebie, które dane już posiadasz i które jeszcze brakuje.
Na zbadaliśmy dla każdego tematu, co jest istotne dla Twojej sytuacji znajduje się przegląd poszczególnych elementów składowych paszportu, dzięki czemu nie musisz rozumieć całą ścieżkę na raz. Ci, którzy wolą najpierw uzyskać ogólny obraz, mogą w kilka pytań uzyskać wstępną wskazówkę od tego, gdzie Twoja firma jest teraz. I zanim zaczniesz rozmowę z dostawcą oprogramowania, często warto najpierw wiedzieć skąd pochodzą dokładnie dane dla paszportu, abyś mógł celowo zapytać, co Twój dostawca już obsługuje.
W przypadku Twojej własnej sytuacji, ze wszystkimi szczegółami Twojej umowy i Twojej roli w łańcuchu, wciąż warto oprócz tych ogólnych informacji skonsultować się również z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru. Jeśli chcesz najpierw sam sobie wyrobić opinię bez podejmowania od razu kroków, znajdziesz na odpowiedzi na pytania, które stawiają sobie również inni przedsiębiorcy i możesz niewiążąco zapoznać się z bezpłatną szybką oceną.