Mitä tapahtuu, jos ette käy keskustelua ohjelmistotoimittajanne kanssa?
Jos ette käy keskustelua ohjelmistotoimittajanne kanssa digitaalisesta rengaspassista riittävän ajoissa, riskinanne on, että järjestelmänne eivät ole valmiina velvollisuuden tullessa voimaan. Se ei välttämättä tarkoita sakkoa tai ongelmaa valvontaviranomaisen kanssa, mutta se tarkoittaa, että joudut aikapaineessa keräämään, yhdistämään ja julkaisemaan tietoja, jotka olisi pitänyt järjestellä kunnolla jo kauan sitten.
Ongelman ydin on yksinkertainen: rengaspassi vaatii tietoja useista järjestelmistä yhtä aikaa, kuten varaston hallinnasta, ostohallinnostanne ja mahdollisesti erillistä tuotetietoplatformista. Ohjelmistotoimittajat eivät muuta järjestelmiään päivästä toiseen. Jokainen, joka siirtää tämän keskustelun siihen saakka, kunnes velvollisuus tulee lähelle, päätyy usein jonoon yhdessä muiden yritysten kanssa, joilla on sama ongelma samaan aikaan.
Miksi tämä keskustelu ei tapahdu itsestään
Monet yrittäjät olettavat, että ohjelmistotoimittajansa ottaa tämän automaattisesti huomioon, koska se kuuluu "järjestelmään". Käytännössä se toimii päinvastoin: toimittajat rakentavat toimintoja asiakkaille, jotka sitä pyytävät. Jos kysyntä puuttuu, rengaspassi yksinkertaisesti ei ole korkealla toimittajasi kehitysagendalla, vaikka velvollisuus lähestyy.
Lisäksi tarkkaa päivämäärää, jolloin velvollisuus astuu voimaan, ei ole vielä määritetty. Euroopan komission työsuunnitelma mainitsee delegoidun säädöksen, jonka odotetaan julkaistavan vuonna 2027, minkä jälkeen seuraa siirtymäaika. Se houkuttelee odottamaan, kunnes kaikki on varmaa. Haittapuolena on, että tekniikka, tietorakenne ja integrointiyhteydet vaativat usein enemmän aikaa kuin itse asetuksen teksti.
Lyhyen aikavälin riskit
Lyhyellä aikavälillä kyse on enimmäkseen käytännöllisestä viivästyksestä. Yhteys nykyisen järjestelmänne ja passiplatformin välille on rakennettava, testattava ja täytettävä oikeilla tiedoilla per renkaiden malli. Jokainen, joka aloittaa tämän prosessin vasta velvollisuuden tullessa voimaan, huomaa usein, että ohjelmistotoimittajan läpimenoaika on odotettua pitempi, varsinkin jos useita asiakkaita ottaa yhteyttä samanaikaisesti.
Myös itse tietojen hallinnasta tulee hätätyötä. Tiedot, jotka normaalisti kootaan rauhassa, on kerättävä lyhyessä ajassa laskuista, teknisistä tiedoista ja valmistajan dokumentaatiosta. Se lisää virheitä, ja virheet tuotepasissa ovat vaikeampia korjata kuin virheet sisäisessä hallinnossa, koska passi näkyy kolmannelle osapuolelle.
Pitkän aikavälin riskit
Pidemmällä aikavälillä toinen seikka tulee esiin: sopimukset. Jokainen, joka ei ota ohjelmistotoimittajaa mukaan ajoissa, riskinaan, että nykyinen sopimus ei sisällä määräyksiä siitä, kuka on vastuussa passitieto tietojen ajantasaisuudesta, kuka on vastuussa vääriin tietoihin, ja mitä tapahtuu, jos vaihdatte toimittajaa. Nämä eivät ole kysymyksiä, joita voit helposti ratkaista jälkeenpäin, varsinkin jos suhde toimittajaan on kestänyt vuosia vanhemman sopimuksen pohjalta.
Lisäksi kysymys valvonnasta on olennainen. Valvontaviranomaiset tuotesääntelyä koskevissa tapauksissa yleensä tarkastelevat, onko oikea tieto saatavilla ja ajantasainen tarkastushetkellä, eivät aikomusta järjestää se johonkin aikaan. Epätäydellinen tai toimimaton passi tarkastushetkellä on erilainen tilanne kuin passi, joka on rakennettu ajoissa ja huolellisesti.
Kuinka tämä liittyy rooliinne ketjussa
Se, kuinka raskaiksi näiden seurausten katsotte yrityksellenne olevan, riippuu suuresti roolistanne renkaiden ketjussa. Tuoja, joka tuo renkaan ensimmäisenä Euroopan markkinoille, velvoitteet ovat erilaiset kuin tukkukaupalla, joka vain jälleenmyy renkaita. Tämä ero määrää myös, mitkä tiedot teidän on itse toimitettava ohjelmistojen toimittajallenne, ja mitkä tiedot ketjun aiempi osapuoli on jo rekisteröinyt. Jos tämä ero ei ole selvä, ohjelmistotoimittajan kanssa käytävä keskustelu perustuu usein epätäydelliseen käsitykseen siitä, mitä oikeasti tarvitaan.
Myös nykyisen lainsäädännön soveltaminen vaikuttaa tähän. Tiedot, jotka keräät jo tuotteiden turvallisuudesta tai nykyisestä rengasmerkinnästään, voidaan osittain hyödyntää uudelleen passiin. Tämä on asia, josta kannattaa keskustella ajoissa ohjelmistotoimittajasi kanssa, ei vasta sen jälkeen, kun järjestelmä on jo käytössä.
Mitä voit tehdä näillä tiedoilla nyt
Tämän keskustelun lykkääminen ei sinänsä ole rikkomus, mutta se on valinnan seurausta, joka pidentää läpimenoaikaa ja lisää virheen riskiä, kun velvoite tulee konkreettiseksi. Hyvä aika aloittaa on ei hetki, jolloin delegoitu säädös julkaistaan, vaan hetki, jolloin sinulla on selvä käsitys siitä, mitkä tiedot sinulla on jo ja mitkä puuttuvat.
Sivulla, joka selittää kunkin aiheen osalta selvitetty, mitä on relevanttia omalla tilanteeseesi on luettelo passin erillisistä osista, jotta sinun ei tarvitse ymmärtää koko prosessia kerralla. Joka mieluummin ensin yleisen kuvan saa, voi muutamalla kysymyksellä saada alustavan käsityksen siitä, missä yrityksesi tällä hetkellä on. Ja ennen kuin käyt keskustelun ohjelmistotoimittajasi kanssa, on usein hyödyllistä ensin tietää mistä passin tiedot tarkalleen ottaen tulevat, jotta voit kohdistetulla kysyä, mitä toimittajasi siitä jo tukee.
Omassa tilanteessasi, jossa on kaikki sopimuksesi ja roolisi ketjussa koskevat yksityiskohdat, on järkevää lähinnä näiden yleisten tietojen lisäksi myös kuulla asianajajaa tai vastuussa olevaa valvontaviranomaista. Haluatko ensin saada kuvan itse ryhtyä heti toimiin, löydät vastauksia kysymyksiin, joita muutkin yrittäjät esittävät ja voit sitovattomasti tarkistaa ilmaisen pikaanalyysin.