Ce se întâmplă dacă nu purtați conversația cu furnizorul dumneavoastră de software?
Dacă nu purtați la timp conversația cu furnizorul dumneavoastră de software despre pasaportul digital pentru pneuuri, riscați ca sistemele dumneavoastră să nu fie gata în momentul în care obligația intră în vigoare. Aceasta nu înseamnă neapărat o amendă sau o problemă cu o autoritate de supraveghere, dar înseamnă că va trebui să colectați, să conectați și să publicați în grabă date care ar fi trebuit de fapt să fie structurate de mult.
Esența problemei este simplă: pasaportul pentru pneuuri solicită date din diferite sisteme simultan, cum ar fi gestionarea stocurilor dumneavoastră, administrația achizițiilor și posibil o platformă separată pentru informații despre produs. Furnizorii de software nu își adaptează sistemele de la o zi la alta. Cine amână această conversație până când obligația este aproape să intre în vigoare, ajunge adesea într-o coadă de așteptare de companii care rezolvă simultan aceeași problemă.
De ce această conversație nu se întâmplă de la sine
Mulți antreprenori presupun că furnizorul lor de software va lua inițiativa în mod automat, pentru că oricum „face parte din sistem". În practică, funcționează invers: furnizorii construiesc funcționalități pentru clienți care le solicită. Dacă această cerere lipsește, pasaportul pentru pneuuri pur și simplu nu este sus pe agenda de dezvoltare a furnizorului dumneavoastră, nici chiar dacă obligația se apropie.
Se adaugă faptul că data exactă în care obligația intră în vigoare nu este încă stabilită. Planul de lucru al Comisiei Europene menționează un act delegat care se preconizează să fie publicat în 2027, după care urmează o perioadă de tranziție. Aceasta îl face tentator să așteptați până când totul este sigur. Dezavantajul este că tehnica, structura datelor și conectările necesită adesea mai mult timp decât textul regulamentului însuși.
Riscurile pe termen scurt
Pe termen scurt este vorba mai ales despre întârziere practică. O conexiune între sistemul dumneavoastră actual și o platformă de pasaport trebuie construită, testată și completată cu date corecte pentru fiecare model de pneu. Cine începe acest proces doar după ce obligația intră în vigoare, descoperă adesea că durata de execuție la furnizorul de software este mai lungă decât se aștepta, mai ales dacă mai mulți clienți se adresează simultan.
De asemenea, gestionarea datelor în sine devine o grabă. Datele care în mod normal ar fi construite liniștit trebuie colectate în timp scurt din facturi, specificații tehnice și documentație de la producător. Aceasta crește riscul de erori, iar erorile într-un pasaport de produs sunt mai greu de corectat decât erorile în administrația internă, deoarece pasaportul este vizibil pentru terți.
Riscurile pe termen lung
Pe termen lung se joacă un alt punct: contractele. Cine nu implică furnizorul seu de software la timp riscă ca acordul actual să nu conțină prevederi cu privire la cine este responsabil pentru menținerea la zi a datelor din pasaport, cine răspunde pentru datele inexacte și ce se întâmplă dacă schimbați furnizorul. Acestea nu sunt întrebări pe care le rezolvați cu ușurință ulterior, mai ales dacă relația cu furnizorul funcționează deja de ani de zile pe baza unui contract mai vechi.
În plus, se pune întrebarea privind supravegherea. Autoritățile de supraveghere se uită în mod obișnuit la reglementările de produse pentru a verifica dacă informațiile corecte sunt disponibile și actuale în momentul controlului, și nu la intenția de a o regla vreodată. Un pasaport incomplet sau care nu funcționează în momentul unui control este o situație diferită decât un pasaport care a fost construit la timp și cu grijă.
Cum se leagă aceasta de rolul dumneavoastră în lanț
Dacă și cât de grav aceste consecințe afectează afacerea dumneavoastră depinde foarte mult de rolul dumneavoastră în lanțul de distribuție a anvelopelor. Un importator care introduce pentru prima dată anvelopa pe piața europeană are alte obligații decât o distribuție en gros care revinde doar anvelope. Această distincție determină și care date trebuie să furnizați dumneavoastră către furnizorul dumneavoastră de software și care date au fost deja înregistrate de o parte anterioară din lanț. Cine nu are această distincție clară, poartă adesea conversația cu furnizorul de software pe baza unei imagini incomplete a ceea ce este de fapt necesar.
Concurența cu reglementările existente joacă și ea un rol aici. Datele pe care le colectați deja pentru siguranța produselor sau pentru eticheta dumneavoastră curentă de anvelope pot fi parțial reutilizate pentru pașaport. Aceasta este ceva de discutat din timpuriu în conversația cu furnizorul dumneavoastră de software, nu abia după ce sistemul a fost deja configurat.
Ceea ce puteți face acum cu aceste informații
Amânarea acestei conversații nu este o încălcare în sine, dar nici o alegere care mărește durata de execuție și riscul de erori odată ce obligația devine concretă. Un moment bun pentru a începe nu este momentul în care acțiunea delegată este publicată, ci momentul în care aveți o imagine clară pentru dumneavoastră asupra datelor pe care le aveți deja și care lipsesc.
Pe pentru fiecare subiect cercetat ceea ce este relevant pentru situația dumneavoastră se află o prezentare generală a componentelor separate ale pașaportului, astfel încât să nu trebuie să înțelegeți întregul proces deodată. Cine preferă mai întâi o imagine generală, poate într-o pauză de câteva întrebări obțineți o primă indicație de unde se află în acest moment afacerea dumneavoastră. Și înainte de a purta conversația cu furnizorul dumneavoastră de software, este adesea util să știți mai întâi de unde provin exact datele pentru pașaport, astfel încât să puteți întreba în mod intenționat ce din acestea este deja susținut de furnizorul dumneavoastră.
Pentru situația dumneavoastră proprie, cu toți detaliile contractului dumneavoastră și rolul dumneavoastră în lanț, rămâne înțelept să consultați, pe lângă aceste informații generale, și un jurist sau organul de control competent. Doriti mai întâi să obțineți o imagine de sine stătător fără a lua imediat măsuri, atunci veți găsi pe răspunsuri la întrebări pe care și alți antreprenori le pun și puteți consulta gratuit și fără obligații quick-scan-ul.