Wat gebeurt er als u het gesprek met uw softwareleverancier niet voert?
Als u het gesprek met uw softwareleverancier over het digitaal bandenpaspoort niet op tijd voert, loopt u het risico dat uw systemen niet klaar zijn op het moment dat de verplichting ingaat. Dat betekent niet automatisch een boete of een probleem met een toezichthouder, maar wel dat u onder tijdsdruk gegevens moet verzamelen, koppelen en publiceren die eigenlijk al lang gestructureerd hadden moeten staan.
De kern van het probleem is simpel: het bandenpaspoort vraagt gegevens uit verschillende systemen tegelijk, zoals uw voorraadbeheer, uw inkoopadministratie en mogelijk een apart platform voor productinformatie. Softwareleveranciers passen hun systemen niet van de ene op de andere dag aan. Wie dat gesprek uitstelt tot de verplichting bijna ingaat, komt vaak terecht in een wachtrij van bedrijven die hetzelfde probleem tegelijk oplossen.
Waarom dit gesprek niet vanzelf gebeurt
Veel ondernemers gaan ervan uit dat hun softwareleverancier dit vanzelf oppakt, omdat het nu eenmaal "bij het systeem hoort". In de praktijk werkt het andersom: leveranciers bouwen functionaliteit voor klanten die erom vragen. Blijft die vraag uit, dan staat het bandenpaspoort simpelweg niet hoog op de ontwikkelagenda van uw leverancier, ook niet als de verplichting dichterbij komt.
Daar komt bij dat de precieze datum waarop de verplichting ingaat nog niet vaststaat. Het werkplan van de Europese Commissie noemt een gedelegeerde handeling die naar verwachting in 2027 gepubliceerd wordt, waarna een overgangstermijn volgt. Dat maakt het verleidelijk om te wachten tot alles zeker is. Het nadeel is dat de techniek, de gegevensstructuur en de koppelingen vaak meer tijd kosten dan de tekst van de verordening zelf.
De risico's op korte termijn
Op korte termijn gaat het vooral om praktische vertraging. Een koppeling tussen uw huidige systeem en een paspoortplatform moet worden gebouwd, getest en gevuld met correcte gegevens per bandenmodel. Wie dat traject pas start zodra de verplichting ingaat, ontdekt vaak dat de doorlooptijd bij de softwareleverancier langer is dan verwacht, zeker als meerdere klanten gelijktijdig aankloppen.
Ook het gegevensbeheer zelf wordt dan haastwerk. Gegevens die normaal gesproken rustig worden opgebouwd, moeten dan in korte tijd worden verzameld uit facturen, technische specificaties en documentatie van de fabrikant. Dat verhoogt de kans op fouten, en fouten in een productpaspoort zijn lastiger te herstellen dan fouten in een interne administratie, omdat het paspoort voor derden zichtbaar is.
De risico's op langere termijn
Op langere termijn speelt een ander punt: contracten. Wie zijn softwareleverancier niet op tijd betrekt, loopt het risico dat de huidige overeenkomst geen bepalingen bevat over wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van paspoortgegevens, wie aansprakelijk is bij onjuiste gegevens, en wat er gebeurt als u van leverancier wisselt. Dat zijn geen vragen die u achteraf makkelijk oplost, zeker niet als de relatie met de leverancier al jaren loopt op basis van een ouder contract.
Daarnaast speelt de vraag naar toezicht. Toezichthouders kijken bij productregelgeving doorgaans naar of de juiste informatie beschikbaar en actueel is op het moment van controle, niet naar de intentie om het ooit te regelen. Een onvolledig of niet-werkend paspoort op het moment van een controle is een andere situatie dan een paspoort dat tijdig en zorgvuldig is opgebouwd.
Hoe dit samenhangt met uw rol in de keten
Of en hoe zwaar deze gevolgen voor uw bedrijf wegen, hangt sterk af van uw rol in de bandenketen. Een importeur die als eerste de band op de Europese markt brengt, heeft andere verplichtingen dan een groothandel die banden alleen doorverkoopt. Dat onderscheid bepaalt ook welke gegevens u zelf moet aanleveren aan uw softwareleverancier, en welke gegevens al door een eerdere partij in de keten zijn vastgelegd. Wie dat onderscheid niet scherp heeft, voert het gesprek met de softwareleverancier vaak op basis van een onvolledig beeld van wat er eigenlijk nodig is.
Ook de samenloop met bestaande regelgeving speelt hier mee. Gegevens die u al verzamelt voor productveiligheid of voor uw huidige bandenlabel, kunnen deels herbruikt worden voor het paspoort. Dat is iets om juist vroeg in het gesprek met uw softwareleverancier te bespreken, niet pas nadat het systeem al is ingericht.
Wat u nu met deze informatie kunt doen
Het uitstellen van dit gesprek is geen overtreding op zichzelf, maar wel een keuze die de doorlooptijd en het foutenrisico vergroot zodra de verplichting concreet wordt. Een goed moment om te beginnen is niet het moment waarop de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, maar het moment waarop u voor uzelf helder heeft welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken.
Op per onderwerp uitgezocht wat voor uw situatie relevant is staat een overzicht van de losse bouwstenen van het paspoort, zodat u niet in één keer het hele traject hoeft te doorgronden. Wie liever eerst een algemeen beeld krijgt, kan in een paar vragen een eerste indicatie krijgen van waar uw bedrijf op dit moment staat. En voordat u het gesprek met uw softwareleverancier aangaat, is het vaak nuttig om eerst te weten waar de gegevens voor het paspoort precies vandaan komen, zodat u gericht kunt vragen wat uw leverancier daarvan al ondersteunt.
Voor uw eigen situatie, met alle details van uw contract en uw rol in de keten, blijft het verstandig om naast deze algemene informatie ook een jurist of de bevoegde toezichthouder te raadplegen. Wilt u eerst zelf een beeld krijgen zonder meteen stappen te zetten, dan vindt u op antwoorden op vragen die andere ondernemers ook stellen en kunt u vrijblijvend de gratis quick-scan doornemen.