Ved en kontrol af det digitale produktpas for dæk drejer det sig ikke om et enkelt dokument, men om en sammenhængende helhed: selve passet som det kan ses via QR-koden, de data, som passet er baseret på, og administrationen, som viser, hvem der har indsendt hvilke data, og hvornår. Tilsynsmyndigheder ser herved på, om passet er aktuelt, korrekt og sporbart, og om den, der har udarbejdet passet, kan dokumentere, hvor data kommer fra.
Det detalje, der oftest overses i forbindelse med dette emne, er, at dækpasset ikke erstatter eksisterende produktsikkerhedsdokumentation. Et dæk skal, uafhængigt af det digitale pas, stadig opfylde de regler, der allerede var til stede, såsom typegodkendelse og tilhørende teknisk dokumentation. Passet gør information tilgængelig, men det er ingen ny konformitetserklæring og ingen erstatning for eksisterende certifikater. Hvis man blander dette sammen, risikerer man, at passet ved en kontrol er korrekt, men de underliggende dokumenter enten ikke er komplette, eller omvendt.
Listen over dokumenter, der kan være relevante
I praksis drejer det sig om et antal dokumentkategorier, der eksisterer ved siden af hinanden. For det første det datasæt, der selv er i passet: tekniske karakteristika, materialsammensætning, hvor relevant, og oplysninger om oprindelse og håndtering ved slutningen af levetiden. For det andet kildefilerne, som disse data blev indsendt med, normalt fra producenten eller importøren. For det tredje korrespondancen eller kontrakten, hvori det er fastslået, hvem der er ansvarlig for at holde disse data opdaterede. For det fjerde eksisterende produktsikkerhedsdokumentation, der uden for passet allerede var obligatorisk. Og for det femte, hvor relevant, dokumentation for den rolle, som en virksomhed udfylder i kæden, for eksempel som leverandør eller som part, der bringer dæk på markedet.
Disse to sidste kategorier bliver ofte glemt, fordi de ikke er synlige i selve passet. Det er netop det, en tilsynsmand kigger på, fordi passet i sig selv siger lidt om, hvorvidt en virksomhed har fastslået sin rolle i kæden korrekt. Hvad en leverandør præcist er, og hvilke forpligtelser der knytter sig hertil, er beskrevet i selve forordningen; hvis man er usikker på sin egen rolle, er det hensigtsmæssigt at kontrollere dette i forhold til den officielle tekst eller diskutere det med en jurist.
Hvorfor sporbarhed er nøglebegrebet
Forordningen stiller ikke kun krav om data, men om data, hvis oprindelse kan fastslås. Det betyder, at en virksomhed ikke kun skal kunne vise det endelige resultat, men også trinnet før: hvem kom oplysningerne fra, på hvilket tidspunkt, og er de ændret siden. For virksomheder, der lader passet udarbejde af en tredjepart, ligger der et praktisk fokuspunkt her: sporbagheden skal også virke, når data er blevet indsendt via en mellempart. hvordan data for et pas bliver opbygget viser, hvordan det er organiseret i praksis.
Fordi den delegerede handling, der fastlægger de præcise krav, endnu ikke er blevet offentliggjort, er det heller ikke endeligt fastslået, hvilke dokumenter der nøjagtigt stilles krav om, og hvor længe de skal opbevares. ESPR-planen nævner en delegeret handling for dæk omkring 2027, med en forventet ikrafttræden af forpligtelsen omkring 2029. Så snart denne handling offentliggøres, vil det blive suppleret her; indtil da er det klogt allerede at inventarisere, hvilke dokumenter en virksomhed allerede har på plads, i stedet for at vente på, at detaljerne bliver kendt.
Hvad dette betyder for samtalen med en softwareleverandør eller tjenesteudbyder
For virksomheder, der outsourcer opsætningen af passet, er det værd på forhånd at spørge, hvordan leverandøren håndterer sporbarhed: registreres det, hvem der er kilden til hvilke oplysninger, og kan denne registrering efterspørges ved en kontrol. Det er en anden samtale end spørgsmål om pris eller leveringstid, men mindst lige så relevant. Hvem der endnu ikke ved, hvilke dokumenter, der allerede foreligger, og hvilke der mangler, kan få det vurderet med få spørgsmål.
Inddelingen af dokumenter ovenfor er et generelt overblik og ingen udtømmende eller bindende liste; hvilke dokumenter, der er nødvendige i en konkret situation, afhænger af virksomhedens rolle i værdikæden og bandtypen. For den, der gerne vil undersøge det i hver situation, findes der et overblik over de relevante begreber og forpligtelser i kendskabsbanken, bearbejdet pr. emne. For egen situations vedkommende forbliver en vurdering foretaget af en juridisk rådgiver eller den kompetente tilsynsmyndighed den rigtige vej.
Den, der ønsker at se, hvor egen virksomhed på nuværende tidspunkt befinder sig, kan foretage den gratis hurtigscan eller gennemgå emnerne i kendskabsbanken; det giver inden for en halv time et konkret billede uden, at der er knyttet nogen forpligtelse til det.