Vid en kontroll av det digitala produktpasset för däck handlar det inte om ett enskilt dokument, utan om en sammanhängande helhet: själva passet som det går att läsa via QR-koden, uppgifterna som passet bygger på, och dokumentationen som visar vem som har tillhandahållit vilken uppgift och när. Tillsynsmyndigheter granskar då huruvida passet är aktuellt, korrekt och spårbart, och om den som har sammanställt passet kan visa var uppgifterna kommer ifrån.
Den detalj som oftast förbises när det gäller detta ämne är att däckpasset inte ersätter den befintliga produktsäkerhetsdokumentationen. En däck måste, oberoende av det digitala passet, fortfarande uppfylla de regler som redan fanns, såsom typgodkännande och tillhörande teknisk dokumentation. Passet ger tillgång till information, men det är inte ett nytt överensstämmelseutlåtande och ingen ersättning för befintliga certifikat. Om man blandar ihop det, riskerar man att passet är korrekt vid en kontroll, men de underliggande handlingarna inte är fullständiga, eller vice versa.
Listan över handlingar som kan vara relevanta
I praktiken handlar det om ett antal dokumentkategorier som existerar sida vid sida. För det första den datamängd som finns i själva passet: tekniska egenskaper, materialsammansättning i tillämpliga fall, och information om ursprung och behandling vid slutet av livscykeln. För det andra de källfiler med vilka uppgifterna tillhandahölls, vanligen från tillverkaren eller importören. För det tredje den korrespondens eller det avtal som fastslår vem som är ansvarig för att hålla dessa uppgifter aktuella. För det fjärde den befintliga produktsäkerhetsdokumentationen som redan var obligatorisk oberoende av passet. Och för det femte, i tillämpliga fall, bevis på den roll som ett företag har i kedjan, till exempel som leverantör eller som den part som släpper däck på marknaden.
Dessa två sista kategorier glöms ofta bort eftersom de inte är synliga i själva passet. Det är just där en tillsynsmyndighet tittar, eftersom passet i sig säger väldigt lite om huruvida ett företag har fastställt sin roll i kedjan på rätt sätt. Vad en leverantör exakt är och vilka förpliktelser som är förknippade med det beskrivs i själva förordningen; den som är osäker på sin egen roll gör bra i att kontrollera detta mot den officiella texten eller diskutera det med en jurist.
Varför spårbarhet är ett kärnbegrepp
Förordningen kräver inte bara uppgifter, utan uppgifter vars ursprung kan fastställas. Det betyder att ett företag inte bara måste kunna visa slutresultatet, utan också steget före: varifrån kom informationen, vid vilken tidpunkt, och har den ändrats sedan dess. För företag som låter en tredje part sammanställa passet är detta ett praktiskt hänseende att uppmärksamma: spårbarheten måste också fungera när uppgifterna tillhandahölls via en mellanpart. hur uppgifterna för ett pass byggs upp visar hur det är organiserat i praktiken.
Eftersom den delegerade handling som fastslår de exakta kraven ännu inte har publicerats, är det ännu inte definitiv vilka dokument som exakt krävas och hur länge de måste bevaras. ESPR-planeringen nämner en delegerad handling för däck omkring 2027, med förväntad ikraftträdande av förpliktelsen omkring 2029. Så snart denna handling publicerats kommer det att kompletteras här; tills dess är det klokt att redan börja inventera vilka handlingar ett företag redan har, i stället för att vänta tills detaljerna är kända.
Vad detta betyder för samtalet med en programvaruleverantör eller tjänsteleverantör
För företag som lägger ut utarbetandet av passet på entreprenad är det lämpligt att i förväg fråga hur leverantören hanterar spårbarhet: registreras vem som är källan till vilken uppgift, och kan denna registrering efterfrågas vid en kontroll. Det är en annan diskussion än frågor om pris eller leveranstid, men minst lika relevant. Den som ännu inte vet vilka handlingar som redan finns och vilka som saknas kan få det uppskattat med ett par frågor.
Indelningen av dokument ovan är en allmän översikt och ingen uttömmande eller bindande lista; vilka handlingar som behövs i en konkret situation beror på företagets roll i kedjan och på bandtypen. För den som vill utreda det från situation till situation finns en överblick över relevanta begrepp och skyldigheter i kunskapsbanken, utarbetad per ämne. För er egen situation är en granskning av en jurist eller relevant tillsynsmyndighet fortfarande den lämpligaste vägen.
Den som vill se var sitt eget företag står för närvarande kan göra den kostnadsfria snabbscanningen eller gå igenom ämnena i kunskapsbanken; det ger en konkret bild inom en halvtimme utan att det innebär någon skyldighet.