Renkaiden digitaalisen tuotepassin tarkastuksessa ei ole kyse yhdestä asiakirjasta, vaan yhtenäisestä kokonaisuudesta: passista itsestään sellaisena kuin se on luettavissa QR-koodin kautta, tiedoista, joiden perusteella passi on laadittu, ja hallinnosta, joka osoittaa, kuka on toimittanut kunkin tiedon ja milloin. Valvontaviranomaisten kannalta olennaisia kysymyksiä ovat, ovatko passi ajankohtainen, oikea ja jäljitettävä, ja pystyykö passin kokoaja osoittamaan, mistä tiedot ovat peräisin.
Tämän aiheen yhteydessä useimmin unohdettu yksityiskohta on se, että renkaiden tuotepassi ei korvaa olemassa olevia tuoteturvallisuusasiakirjoja. Rengas on, digitaalisesta passista riippumatta, edelleen noudatettava säännöksiä, jotka olivat jo olemassa, kuten tyyppihyväksyntää ja niihin liittyvää teknistä dokumentaatiota. Passi avaa tietoja, mutta se ei ole uusi vaatimustenmukaisuusilmoitus eikä korvaa olemassa olevia sertifikaatteja. Jos sekoittaa nämä asiat, on vaarana, että tarkastuksessa passi on oikein, mutta taustalla olevat asiakirjat eivät ole täydelliset, tai päinvastoin.
Luettelo asiakirjoista, jotka voivat olla merkityksellisiä
Käytännössä on olemassa joukko asiakirjaluokkia, jotka ovat olemassa rinnakkain. Ensinnäkin tietojoukko, joka on itse passissa: tekniset ominaisuudet, materiaalin koostumus soveltuvuuden mukaan ja tiedot alkuperästä sekä käsittelystä käyttöiän lopussa. Toiseksi lähdetiedostot, joilla nämä tiedot on toimitettu, yleensä valmistajan tai maahantuojan toimesta. Kolmanneksi kirjeenvaihto tai sopimus, jossa on määritelty, kuka on vastuussa näiden tietojen pitämisestä ajantasaisina. Neljänneksi olemassa oleva tuoteturvallisuusasiakirjat, jotka olivat pakollisia jo ennen passia. Ja viidenneksi, soveltuvuuden mukaan, todiste siitä, mitä roolia yritys ketjussa täyttää, esimerkiksi toimittajana tai osapuolena, joka tuo renkaita markkinoille.
Nämä kaksi viimeistä luokkaa unohdetaan usein, koska ne eivät ole näkyvissä passissa itsessään. Juuri niihin valvontaviranomainen kuitenkin kiinnittää huomiota, koska passi sinänsä kertoo vähän siitä, onko yritys määrittänyt roolinsa ketjussa oikein. Mikä on tarkasti ottaen toimittaja ja mitä velvoitteita siihen liittyy, on kuvattu asetuksessa itsessään; jos on epävarma omasta roolistaan, on hyvä testata se virallisen tekstin perusteella tai keskustella siitä asianajajan kanssa.
Miksi jäljitettävyys on keskeisin käsite
Asetus vaatii paitsi tietoja, myös tietoja, joiden alkuperä on selvitettävissä. Tämä tarkoittaa, että yrityksen on pystyttävä näyttämään paitsi loppotulos myös edellinen vaihe: mistä tieto tuli, milloin, ja onko sitä muutettu sen jälkeen. Yrityksille, jotka antavat kolmannen osapuolen koota passin, tämä on käytännön huomion arvoinen seikka: jäljitettävyyden on toimittava myös silloin, kun tiedot on toimitettu välittäjän kautta. miten passin tiedot muodostetaan näyttää, miten se käytännössä on järjestetty.
Koska jäljitettävyyden tarkat vaatimukset asettava delegoitu säädös ei ole vielä julkaistu, ei myöskään ole lopullisesti vahvistettu, mitkä asiakirjat tarkalleen otetaan pakollisiksi ja kuinka kauan ne on säilytettävä. ESPR-aikataulun mukaan renkaita koskeva delegoitu säädös odotetaan noin vuonna 2027, ja velvoitteen odotettavissa oleva voimaantulo noin vuonna 2029. Kun säädös on julkaistu, se täydennetään tähän; kunnes siihen asti on viisasta inventoida etukäteen, mitkä asiakirjat yrityksellä jo on, sen sijaan että odottaisi, kunnes yksityiskohdat selviävät.
Mitä tämä tarkoittaa keskustelussa ohjelmistotoimittajan tai palvelun tarjoajan kanssa
Yrityksille, jotka ulkoistavat tuotepassin koostamisen, kannattaa etukäteen kysyä, miten toimittaja käsittelee jäljitettävyyttä: kirjataanko, mistä kukin tieto on peräisin, ja voidaanko kyseinen kirjaus pyytää tarkastuksen yhteydessä. Tämä on eri keskustelu kuin hinta- tai toimitusaikakysymykset, mutta yhtä merkittävä. Joka ei vielä tiedä, mitkä asiakirjat ovat jo olemassa ja mitkä vielä puuttuvat, voi antaa sen arvioidaan muutamalla kysymyksellä.
Edellä oleva asiakirjojen luokittelu on yleiskatsaus eikä täydellinen tai pakottava luettelo; mitkä asiakirjat ovat konkreettisissa tilanteissa tarpeen, riippuu yrityksen roolista ketjussa ja rengastyypistä. Joille se halutaan selvittää tapauskohtaisesti, on saatavilla yleiskatsaus asianomaisista käsitteistä ja velvoitteista tietovarastossa, aiheittain laajennettu. Omaa tilannetta varten oikeustieteen asiantuntijan tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen tekemä arviointi on suositeltava vaihtoehto.
Jolle halutaan nähdä, missä oma yritys on tällä hetkellä, voi tehdä ilmaisen pikaisia tarkastusta tai käydä läpi tietovaraston aiheita; se antaa noin puolessa tunnissa konkreettisen kuvan ilman siihen liittyvää velvoitetta.