Pri kontroli digitalnega produktnega pasporta za pnevmatike ne gre za en sam dokument, temveč za povezan sistem: sam pasport, kot je dostopen preko QR-kode, podatki, na katerih je pasport temelji, in administracija, iz katere je razvidno, kdo je katerega podatka priložil in kdaj. Nadzorni organi pri tem gledajo, ali je pasport prenesenal, pravilen in sledi dosledno, ter ali lahko tista oseba, ki je pasport sestavljala, dokaže, od kod so podatki.
Podrobnost, ki se pri tem poglavju najčešće spregleduje, je, da digitalni pasport pnevmatik ne nadomešča obstoječe dokumentacije za varnost proizvodov. Pnevmatika mora, poleg digitalnega pasporta, še vedno ustrezati pravilom, ki so bila že prej veljavna, kot so odobritev vrste in pripadajočem tehnično dokumentacijo. Pasport razodene informacije, vendar ni novo izjavo o skladnosti in ne nadomešča obstoječih certifikatov. Kdor to meša, tvega, da se pri kontroli pasport ujema, vendar osnovna dokumentacija ni popolna, ali obratno.
Seznam dokumentov, ki so lahko relevantni
V praksi gre za vrsto kategorij dokumentov, ki obstajajo vzporedno. Prvič, nabor podatkov, ki je v samem pasportu: tehnični podatki, sestava materialov, če je to mogoče, in informacije o izvoru ter ravnanju na koncu življenjske dobe. Drugič, izvirne datoteke, s katerimi so ti podatki priloženi, praviloma od proizvajalca ali uvoznika. Tretjič, dopisovanje ali pogodba, v kateri je predpisano, kdo je odgovoren za posodabljanje teh podatkov. Četrtič, obstoječa dokumentacija za varnost proizvodov, ki je bila ob pasportu že obvezna. In petič, kjer je to mogoče, dokaz o vlogi, ki jo ima podjetje v verigi, na primer kot ponudnik ali kot stranka, ki pnevmatike daje na trg.
Ti dve zadnji kategoriji se pogosto pozabita, ker nista vidni v samem pasportu. Prav tam pa nadzorni organ gleda, ker pasport sam po sebi malo pove o tem, ali je podjetje pravilno določilo svojo vlogo v verigi. Kaj je ponudnik natanko in katere obveznosti to pomeni, je opisano v sami uredbi; kdor je negotov glede svoje vloge, bi dobro storil, da jo preskusi s pomočjo uradnega besedila ali se posvetuje s pravnikom.
Zakaj je sledljivost ključni pojem
Uredba ne zahteva le podatke, temveč podatke, katerih izvor je mogoče ugotoviti. To pomeni, da podjetje ne sme samo pokazati končnega rezultata, temveč tudi korak pred tem: od koga je prišla informacija, kdaj, in ali se je od takrat spremenila. Za podjetja, ki dajejo pasport sestavljati tretji strani, je tu praktičen vidik: sledljivost mora delovati tudi tedaj, kadar so podatki prejeti prek vmesne stranke. kako so podatki za pasport sestavljeni kaže, kako je to v praksi urejeno.
Ker delegirana uredba, ki natančno določa zahteve, še ni bila objavljena, tudi ni dokončno jasno, kateri dokumenti točno postanejo zakonito predpisani in kako dolgo jih je treba hraniti. ESPR-načrt navaja delegirano uredbo za pnevmatike približno 2027 z pričakovanim vstopom v veljavo obveznosti približno 2029. Takoj ko je ta uredba objavljena, bo to tu dodatno navedeno; do tedaj je pametno že vnaprej razvideti, katere listine ima podjetje že na voljo, namesto da bi čakalo na znane podrobnosti.
Kaj to pomeni za pogovor s ponudnikom programske opreme ali izvajalcem storitev
Za podjetja, ki prenesejo sestavo potnega lista, je smiselno vnaprej vprašati, kako dobavitelj ravna s sledljivostjo: ali se beleži, od kod vsak podatek izvira, in ali je mogoče to beležko zahtevati pri inšpekciji. To je drugačen pogovor kot vprašanje o ceni ali času dobave, vendar enako pomemben. Tisti, ki še ne vedo, kateri dokumenti že obstajajo in kateri še manjkajo, lahko to ocenijo s nekaj vprašanji.
Razporeditev dokumentov zgoraj je splošen pregled in ne izčrpn ali zavezujoč seznam; kateri dokumenti so v konkretni situaciji potrebni, je odvisno od vloge podjetja v verigi in vrste pnevmatike. Za tiste, ki to želijo preveriti glede na situacijo, je pregled relevantnih pojmov in obveznosti dostopen v bazi znanja, razdelani po temi. Za lastno situacijo ostane presoja s strani pravnika ali pristojnega nadzornega organa priporočeni pristop.
Tisti, ki želi videti, kje se njegovo podjetje trenutno nahaja, lahko opravi brezplačen hitri pregled ali pregleda teme v bazi znanja; to daje v pol ure konkreten pregled brez kakršne koli vezane obveznosti.