Der häufigste Fehler im Gespräch mit einem Softwareanbieter über das Reifenpass ist, dass sich das Gespräch fast vollständig auf Technik konzentriert: welche Schnittstelle, welches Format, welcher Preis pro QR-Code. Wer nach diesem Gespräch für die Richtigkeit und Aktualität der Daten im Pass verantwortlich bleibt, kommt dadurch oft erst zur Sprache, wenn etwas schiefgeht.
Dieser Unterschied ist nicht spitzfindig. Ein Softwareanbieter kann einen technisch korrekten funktionierenden Pass liefern, mit einem QR-Code, der ordnungsgemäß auf eine Seite verweist, während der Inhalt dieser Seite veraltet oder unvollständig ist, weil niemand vereinbart hat, wer diesen Inhalt aktuell hält. Die Verordnung richtet sich an den Anbieter, der die Daten bereitstellt, nicht automatisch an die Partei, die die Technik liefert. Wenn dieser Unterschied nicht explizit im Gespräch und im Vertrag berücksichtigt wird, entsteht eine Lücke zwischen dem, was technisch funktioniert, und dem, was inhaltlich stimmt.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Ein Gespräch mit einem Softwareanbieter beginnt fast immer mit einer konkreten, praktischen Frage: wie kommt der QR-Code auf den Reifen, welches System koppelt mit der Verwaltung, was kostet es pro Modell. Das sind logische Fragen, und ein Anbieter beantwortet sie auch gut. Das Problem ist, dass diese Fragen nahelegen, dass der Anbieter die gesamte Kette abdeckt, während ein Softwarepartner normalerweise eine Plattform liefert und keine inhaltliche Kontrolle über das ausübt, was ein Hersteller oder Importeur bereitstellt.
Bei vielen anderen IT-Projekten ist dieser Unterschied weniger relevant, weil der Benutzer selbst den Content eingibt und selbst verantwortlich bleibt. Beim Reifenpass ist das anders: die Daten kommen oft von einem Hersteller oder Importeur weiter unten in der Kette, werden zu einem Pass zusammengefasst, und bleiben danach zehn Jahre lang zugänglich. Wer zu diesem Zeitpunkt noch für eine Korrektur verantwortlich ist, muss vor der Unterzeichnung des Vertrags klar sein, nicht danach.
Was in der Praxis schief geht
In der Praxis äußert sich dieser Fehler normalerweise auf drei Arten. Erstens wird nicht festgelegt, wer einen Fehler in den Daten korrigieren darf und muss, und in welcher Zeit das geschieht. Zweitens wird nicht erörtert, was mit den Daten und der QR-Datenträger passiert, wenn das Unternehmen zu einem anderen Anbieter wechselt oder die Zusammenarbeit beendet, während die Hosting-Frist von zehn Jahren einfach läuft. Drittens fehlt oft eine Vereinbarung darüber, wer die Rohdaten bei zusammengesetzten Produkten liefert, beispielsweise wenn ein Importeur Daten mehrerer Hersteller zu einem Pass zusammenführt.
Keiner dieser Punkte ist ein technisches Problem. Sie betreffen die Rollenverteilung und Verantwortung, und gerade deshalb werden sie in einem Gespräch, das als IT-Projekt angegangen wird, leicht übersehen. wie die Daten in einem Pass zustande kommen bietet einen guten Ausgangspunkt, um zu sehen, welche Schritte in diesem Prozess liegen, bevor Sie dem Anbieter die gleichen Fragen stellen.
So vermeiden Sie dies
Der Kern ist einfach: besprechen Sie die Rollenverteilung, bevor Sie die Technik besprechen. Fragen Sie explizit, wer für die Richtigkeit des Inhalts verantwortlich ist, wer korrigiert, wenn ein Fehler entdeckt wird, und was mit dem Pass bei einem Wechsel zu einer anderen Partei geschieht. Halten Sie diese Vereinbarungen im Vertrag fest, nicht nur in einem Angebot oder Implementierungsplan, damit sie auch nach Personalwechseln oder einem Wechsel des Anbieters nutzbar bleiben.
Es hilft, diese Fragen an die Rolle zu prüfen, die Ihr Unternehmen selbst in der Kette hat: ein Importeur hat andere Verantwortungen als ein Großhändler, der nur weiterverkauft. in ein paar Fragen sehen, welche Rolle zu Ihrem Unternehmen passt bietet dazu eine erste Orientierung, bevor Sie diese Rollenverteilung mit dem Anbieter besprechen.
Der Zusammenhang mit anderen Vereinbarungen
Dieser Fehler steht nicht isoliert neben anderen Themen, die bereits in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung gemäß DSGVO regelt beispielsweise, wer personenbezogene Daten verarbeitet und wie, sagt aber nichts darüber aus, wer inhaltlich für Produktdaten in einem Passdokument verantwortlich ist. Beide Vereinbarungen können nebeneinander bestehen, müssen aber nicht verwechselt werden. Wer diese Themen voneinander klar trennt, verhindert, dass ein Vertrag verwendet wird, um alles zu abdecken, was er nicht abdeckt.
Wenn Sie sehen möchten, welche Fragen zu diesem Gespräch genau gehören und welche Rolle dabei passt, bietet die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema einen Überblick, der über die reine Technik hinausgeht.
Falls Sie noch nicht sicher sind, wo Ihr Unternehmen in dieser Lieferkette steht, ist der kostenlose Quick-Check ein guter Ausgangspunkt: In ein paar Fragen erhalten Sie einen Hinweis auf Ihre Situation, ohne dass Sie dafür zunächst die gesamte Regelung durchlesen müssen.