O erro mais comum na conversa com um fornecedor de software sobre o passaporte de pneus é que a conversa se centra quase exclusivamente em aspectos técnicos: qual a ligação, qual o formato, qual o preço por código QR. Muitas vezes, só quando algo corre mal é que se aborda a questão de quem fica responsável pela exatidão e atualização dos dados no passaporte após essa conversa.
Esta distinção não é superficial. Um fornecedor de software pode entregar um passaporte tecnicamente correto e funcional, com um código QR que aponta corretamente para uma página, enquanto o conteúdo dessa página está desatualizado ou incompleto porque ninguém combinaram quem mantém esse conteúdo atualizado. O regulamento visa o fornecedor que presta os dados, não necessariamente a parte que fornece a tecnologia. Se esta distinção não reaparecer explicitamente na conversa e no contrato, abre-se uma lacuna entre o que funciona tecnicamente e o que está correto em termos de conteúdo.
Por que este erro é tão frequente
Uma conversa com um fornecedor de software quase sempre começa a partir de uma pergunta concreta e prática: como o código QR fica no pneu, qual é o sistema que se liga à administração, quanto custa por modelo. Estas são perguntas lógicas, e um fornecedor responde-as bem. O problema é que estas perguntas sugerem que o fornecedor cobre toda a cadeia, quando na verdade um parceiro de software fornece geralmente uma plataforma e não efetua controlo de conteúdo sobre o que um fabricante ou importador fornece.
Em muitos outros projetos de TI, esta distinção é menos relevante, porque o utilizador introduz o próprio conteúdo e fica responsável por ele. Com o passaporte de pneus é diferente: os dados muitas vezes vêm de um fabricante ou importador noutro ponto da cadeia, são compilados num passaporte e permanecem acessíveis durante dez anos. Deve estar claro antes de assinar o contrato quem é responsável por uma correção nesse momento, não depois.
O que corre mal na prática
Na prática, este erro manifesta-se geralmente de três formas. Em primeiro lugar, não é definido quem pode e deve corrigir um erro nos dados e dentro de quanto tempo. Em segundo lugar, não se discute o que acontece aos dados e à datacarrier QR se a empresa muda para outro fornecedor ou termina a colaboração, enquanto o período de hospedagem de dez anos continua. Em terceiro lugar, falta frequentemente um acordo sobre quem fornece os dados de origem em produtos compostos, por exemplo quando um importador reúne dados de vários fabricantes num único passaporte.
Nenhum destes pontos é um problema técnico. Tratam-se de questões de distribuição de funções e responsabilidade, e precisamente por isso são facilmente ignoradas numa conversa que é iniciada como um projeto de TI. como os dados num passaporte são criados fornece um bom ponto de partida para ver que passos estão envolvidos nesse processo, antes de apresentar as mesmas perguntas a um fornecedor.
Como você evita isto
O essencial é simples: discuta a distribuição de funções antes de discutir a tecnologia. Pergunte explicitamente quem é responsável pela exatidão do conteúdo, quem corrige se for descoberto um erro e o que acontece ao passaporte quando muda para outra parte. Registe estes acordos no contrato, não apenas numa proposta ou plano de implementação, para que permaneçam válidos após mudanças de pessoal ou uma mudança de fornecedor.
Ajuda testar estas perguntas em relação ao papel que a sua empresa tem na cadeia: um importador tem responsabilidades diferentes de um distribuidor que apenas revende. em algumas perguntas ver que papel se adequa à sua empresa fornece uma primeira orientação para isso, antes de discutir essa distribuição de funções com o fornecedor.
A coerência com outros acordos
Este erro não está isolado de outros temas que já afetam a sua empresa. Um contrato de processamento de dados sob o RGPD, por exemplo, regula quem processa dados pessoais e como, mas nada diz sobre quem é responsável pelos conteúdos dos dados do produto num pasaporte. Ambos os acordos podem coexistir, mas não devem ser confundidos. As empresas que separam claramente estes temas evitam que um contrato seja usado para cobrir tudo aquilo que não cobre.
Se pretende saber quais as questões exatas que pertencem a esta discussão e qual a função adequada, oferece a base de conhecimentos com explicação por tema um panorama que vai além do aspecto puramente técnico.
Se ainda não tem certeza sobre o lugar da sua empresa nesta cadeia, a verificação rápida gratuita é um bom ponto de partida: com algumas perguntas, obtém uma indicação da sua situação, sem ter de ler toda a legislação primeiro.