L'erreur la plus courante dans la discussion avec un fournisseur de logiciels sur le passeport pneumatique est que la discussion se concentre presque exclusivement sur la technique : quel couplage, quel format, quel prix par code QR. Qui reste responsable après cette discussion de l'exactitude et de l'actualité des données dans le passeport n'est souvent abordé que lorsqu'un problème survient.
Cette distinction n'est pas pointilleuse. Un fournisseur de logiciels peut livrer un passeport techniquement correct et fonctionnant, avec un code QR qui renvoie correctement à une page, tandis que le contenu de cette page est obsolète ou incomplet parce que personne n'a convenu de qui maintiendra ce contenu à jour. Le règlement vise le fournisseur de données et non automatiquement la partie qui fournit la technologie. Si cette distinction ne figure pas explicitement dans la discussion et dans le contrat, un écart se crée entre ce qui fonctionne techniquement et ce qui est correct sur le plan du contenu.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
Une discussion avec un fournisseur de logiciels commence presque toujours par une question concrète et pratique : comment le code QR se met-il sur le pneumatique, quel système s'interface avec l'administration, quel est le coût par modèle. Ce sont des questions logiques, et un fournisseur y répond bien. Le problème est que ces questions laissent supposer que le fournisseur couvre l'ensemble de la chaîne, alors qu'une entreprise de logiciels fournit généralement une plateforme sans effectuer de contrôle substantiel sur ce qu'un fabricant ou un importateur fournit.
Pour de nombreux autres projets informatiques, cette distinction est moins pertinente, car l'utilisateur lui-même saisit le contenu et en reste responsable. Avec le passeport pneumatique, c'est différent : les données proviennent souvent d'un fabricant ou d'un importateur ailleurs dans la chaîne, sont assemblées en un passeport et restent accessibles pendant dix ans après. Qui est alors responsable d'une correction doit être clair avant la signature du contrat, pas après.
Ce qui se passe mal dans la pratique
En pratique, cette erreur se manifeste généralement de trois manières. Premièrement, on ne précise pas qui peut et doit corriger une erreur dans les données et dans quel délai. Deuxièmement, on ne discute pas de ce qui advient des données et du porteur de données QR si l'entreprise change de fournisseur ou cesse la collaboration, alors que la période d'hébergement de dix ans se poursuit simplement. Troisièmement, il manque souvent une entente sur qui fournit les données source pour les produits assemblés, par exemple lorsqu'un importateur combine les données de plusieurs fabricants en un seul passeport.
Aucun de ces points n'est un problème technique. Ils concernent la répartition des rôles et la responsabilité, et c'est précisément pour cela qu'ils sont facilement omis dans une discussion engagée comme un projet informatique. comment les données d'un passeport sont élaborées constitue un bon point de départ pour voir quelles étapes ce processus comporte, avant de poser les mêmes questions à un fournisseur.
Comment vous l'évitez
Le cœur du sujet est simple : discutez de la répartition des rôles avant de discuter de la technologie. Demandez explicitement qui est responsable de l'exactitude du contenu, qui corrige en cas d'erreur découverte et ce qui advient du passeport en cas de passage à un autre partenaire. Formalisez ces accords dans le contrat, non seulement dans une offre ou un plan d'implémentation, afin qu'ils restent valables même après des changements de personnel ou un changement de fournisseur.
Il est utile de tester ces questions en fonction du rôle que votre entreprise elle-même occupe dans la chaîne : un importateur a d'autres responsabilités qu'un distributeur qui fait simplement du négoce. en quelques questions, voir quel rôle convient à votre entreprise fournit une première orientation avant que vous ne discutiez cette répartition des rôles avec le fournisseur.
La cohérence avec d'autres accords
Cette erreur n'est pas isolée d'autres sujets déjà en jeu dans votre entreprise. Un contrat de traitement des données en vertu du RGPD règle par exemple qui traite les données personnelles et comment, mais ne dit rien sur qui est responsable du contenu des données de produits dans un passeport. Les deux accords peuvent coexister, mais ne doivent pas être confondus. Les entreprises qui clarifient ces sujets séparément évitent qu'un seul contrat soit utilisé pour couvrir ce qu'il ne couvre pas.
Si vous souhaitez voir quelles questions appartiennent précisément à cette conversation et quel rôle y correspond, la base de connaissances avec explications par thème offre un aperçu qui va au-delà de la seule technique.
Si vous n'êtes pas encore certain de la place de votre entreprise dans cette chaîne, le quick-scan gratuit est un bon point de départ : en quelques questions, vous obtenez une indication de votre situation, sans avoir d'abord besoin de lire toute la réglementation.