El error más común en la conversación con un proveedor de software sobre el pasaporte de neumáticos es que la conversación se centra casi exclusivamente en la técnica: qué acoplamiento, qué formato, qué precio por código QR. Quién sigue siendo responsable después de esa conversación de la exactitud y la actualización de los datos en el pasaporte suele abordarse solo cuando algo sale mal.
Esta distinción no es puro tecnicismo. Un proveedor de software puede entregar un pasaporte que funciona correctamente desde el punto de vista técnico, con un código QR que redirige apropiadamente a una página, mientras que el contenido de esa página está obsoleto o incompleto porque nadie ha acordado quién mantiene ese contenido actualizado. La Reglamentación se centra en el proveedor que proporciona los datos, no automáticamente en la parte que proporciona la tecnología. Si esta distinción no aparece explícitamente en la conversación y en el contrato, surge una laguna entre lo que funciona técnicamente y lo que es correcto desde el punto de vista del contenido.
Por qué este error es tan frecuente
Una conversación con un proveedor de software casi siempre comienza con una pregunta concreta y práctica: cómo se coloca el código QR en el neumático, qué sistema se acopla con la administración, cuál es el costo por modelo. Estas son preguntas lógicas, y un proveedor las responde bien. El problema es que estas preguntas sugieren que el proveedor cubre toda la cadena, cuando un socio de software generalmente proporciona una plataforma y no realiza control de contenido sobre lo que proporciona un fabricante o importador.
En muchos otros proyectos de TI, esta distinción es menos relevante, porque el usuario ingresa el contenido él mismo y sigue siendo responsable. En el caso del pasaporte de neumáticos es diferente: los datos a menudo proceden de un fabricante o importador aguas abajo en la cadena, se ensamblan en un pasaporte y permanecen accesibles durante diez años después. Quién sigue siendo responsable en ese momento de una corrección debe estar claro antes de firmar el contrato, no después.
Qué sale mal en la práctica
En la práctica, este error se manifiesta generalmente de tres maneras. Primero, no se establece quién puede y debe corregir un error en los datos, ni en qué plazo. Segundo, no se discute qué ocurre con los datos y el portador de datos QR si la empresa cambia a otro proveedor o interrumpe la colaboración, mientras que el período de alojamiento de diez años continúa. Tercero, a menudo falta un acuerdo sobre quién proporciona los datos de origen en productos compuestos, por ejemplo cuando un importador fusiona datos de varios fabricantes en un único pasaporte.
Ninguno de estos puntos es un problema técnico. Se trata de división de funciones y responsabilidad, y precisamente por eso se omiten fácilmente en una conversación que se aborda como un proyecto de TI. cómo se generan los datos en un pasaporte proporciona un buen punto de partida para ver qué pasos intervienen en ese proceso, antes de plantear las mismas preguntas a un proveedor.
Cómo evitar esto
El fondo es simple: discuta la división de funciones antes de discutir la técnica. Pregunte explícitamente quién es responsable de la exactitud del contenido, quién realiza la corrección si se detecta un error y qué sucede con el pasaporte cuando cambia a otra parte. Registre estos acuerdos en el contrato, no solo en una oferta o plan de implementación, para que sigan siendo útiles después de cambios de personal o cambio de proveedor.
Ayuda a que estas preguntas se correspondan con el papel que su empresa desempeña en la cadena: un importador tiene diferentes responsabilidades que un mayorista que solo revende. en unas pocas preguntas ver qué función se adapta a su empresa proporciona una primera orientación antes de que discuta esa división de funciones con el proveedor.
La relación con otros acuerdos
Este error no está desvinculado de otros temas que ya están presentes en su empresa. Un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD regula, por ejemplo, quién trata los datos personales y cómo, pero no dice nada sobre quién es responsable en cuanto al contenido de los datos de productos en un pasaporte. Ambos acuerdos pueden coexistir, pero no deben confundirse. Quien aclara estos temas por separado evita que un contrato se utilice para cubrir lo que no cubre.
Si desea ver qué preguntas corresponden exactamente a esta conversación y qué función encaja en ella, la base de conocimientos con explicaciones por tema ofrece un resumen que va más allá de solo la técnica.
Si aún no está seguro de dónde se sitúa su empresa en esta cadena, el análisis rápido gratuito es un buen punto de partida: en un par de preguntas obtiene una indicación de su situación, sin necesidad de leer primero toda la normativa.