L'errore più comune nella discussione con un fornitore di software riguardo al passaporto dei pneumatici è che la discussione si concentra quasi interamente sulla tecnica: quale collegamento, quale formato, quale prezzo per codice QR. Chi rimane responsabile della correttezza e dell'attualità dei dati nel passaporto dopo quella discussione spesso viene affrontato solo quando qualcosa va male.
Questa distinzione non è banale. Un fornitore di software può fornire un passaporto tecnicamente corretto e funzionante, con un codice QR che rimanda correttamente a una pagina, mentre il contenuto di quella pagina è obsoleto o incompleto perché nessuno ha stabilito chi mantenga quel contenuto aggiornato. Il regolamento si rivolge al fornitore dei dati, non automaticamente alla parte che fornisce la tecnologia. Se questa distinzione non viene esplicitamente affrontata nella discussione e nel contratto, si crea un vuoto tra ciò che funziona tecnicamente e ciò che è corretto dal punto di vista dei contenuti.
Perché questo errore è così frequente
Una discussione con un fornitore di software inizia quasi sempre da una domanda concreta e pratica: come si posiziona il codice QR sul pneumatico, quale sistema si collega con l'amministrazione, quale è il costo per modello. Queste sono domande logiche e un fornitore le risponde correttamente. Il problema è che queste domande suggeriscono che il fornitore copra l'intera catena, mentre di solito una società di software fornisce una piattaforma e non esercita un controllo sulla correttezza dei dati forniti da un produttore o importatore.
In molti altri progetti IT questa distinzione è meno rilevante, perché l'utente inserisce personalmente il contenuto e rimane personalmente responsabile. Con il passaporto dei pneumatici è diverso: i dati provengono spesso da un produttore o importatore più avanti nella catena, vengono assemblati in un passaporto e rimangono accessibili per dieci anni. Chi è responsabile di una correzione in quel momento deve essere chiaro prima della firma del contratto, non dopo.
Cosa va storto in pratica
In pratica questo errore si manifesta di solito in tre modi. In primo luogo, non viene stabilito chi può e deve correggere un errore nei dati e in quanto tempo ciò accade. In secondo luogo, non viene discusso cosa accade ai dati e al supporto dati del codice QR se l'azienda passa a un altro fornitore o interrompe la collaborazione, mentre il periodo di hosting di dieci anni continua. In terzo luogo, spesso manca un accordo su chi fornisce i dati di origine per i prodotti compositi, ad esempio quando un importatore unisce i dati di più produttori in un unico passaporto.
Nessuno di questi punti è un problema tecnico. Riguardano la divisione dei ruoli e la responsabilità, e proprio per questo vengono facilmente trascurati in una discussione impostata come progetto IT. come i dati in un passaporto vengono creati fornisce un buon punto di partenza per vedere quali passaggi sono coinvolti in quel processo, prima di porre le stesse domande a un fornitore.
Come evitarlo
La base è semplice: discutere della divisione dei ruoli prima di discutere della tecnologia. Chiedete esplicitamente chi è responsabile della correttezza dei contenuti, chi corregge se viene scoperto un errore e cosa accade al passaporto in caso di passaggio a un'altra parte. Fissate questi accordi nel contratto, non solo in un'offerta o in un piano di implementazione, in modo che rimangono validi anche dopo cambiamenti di personale o un passaggio di fornitore.
È utile testare queste domande rispetto al ruolo che la vostra azienda stessa ha nella catena: un importatore ha responsabilità diverse da un grossista che semplicemente rivende. in poche domande vedere quale ruolo si adatta alla vostra azienda fornisce una prima indicazione prima di discutere quella divisione dei ruoli con il fornitore.
Il collegamento con altri accordi
Questo errore non è isolato da altri argomenti già in gioco nella vostra azienda. Un accordo sul responsabile del trattamento secondo il GDPR regola ad esempio chi tratta i dati personali e come, ma non dice nulla su chi è responsabile dal punto di vista sostanziale dei dati dei prodotti in un passaporto. Entrambi gli accordi possono coesistere, ma non devono essere confusi. Chi affronta questi argomenti separatamente in modo chiaro evita che un contratto venga utilizzato per coprire tutto ciò che non copre.
Se desiderate vedere quali domande appartengono esattamente a questa conversazione e quale ruolo vi si addice, offriamo la knowledge base con spiegazioni per argomento una panoramica che va oltre la sola tecnologia.
Se non siete ancora sicuri di dove la vostra azienda si colloca in questa catena, la quick-scan gratuita è un buon punto di partenza: in poche domande otterrete un'indicazione della vostra situazione, senza dover prima leggere tutta la normativa.