Bij een controle van het digitaal productpaspoort voor banden gaat het niet om één document, maar om een samenhangend geheel: het paspoort zelf zoals het via de QR-code te raadplegen is, de gegevens waarop dat paspoort is gebaseerd, en de administratie waaruit blijkt wie welk gegeven heeft aangeleverd en wanneer. Toezichthouders kijken daarbij naar de vraag of het paspoort actueel, juist en herleidbaar is, en of degene die het paspoort heeft samengesteld kan aantonen waar de gegevens vandaan komen.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest over het hoofd wordt gezien, is dat het bandenpaspoort de bestaande productveiligheidsdocumentatie niet vervangt. Een band moet, los van het digitale paspoort, nog altijd voldoen aan de regels die er al waren, zoals typegoedkeuring en de bijbehorende technische documentatie. Het paspoort ontsluit informatie, maar het is geen nieuwe verklaring van conformiteit en geen vervanging van bestaande certificaten. Wie dat door elkaar haalt, loopt het risico dat bij een controle wel het paspoort klopt, maar de onderliggende stukken niet compleet zijn, of andersom.
De lijst van stukken die relevant kunnen zijn
In de praktijk gaat het om een aantal categorieën documenten die naast elkaar bestaan. Ten eerste de gegevensset die in het paspoort zelf staat: technische kenmerken, materiaalsamenstelling voor zover van toepassing, en informatie over herkomst en verwerking aan het einde van de levensduur. Ten tweede de bronbestanden waarmee die gegevens zijn aangeleverd, meestal afkomstig van de fabrikant of importeur. Ten derde de correspondentie of het contract waarin is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van die gegevens. Ten vierde de bestaande productveiligheidsdocumentatie die los van het paspoort al verplicht was. En ten vijfde, waar van toepassing, bewijs van de rol die een bedrijf in de keten vervult, bijvoorbeeld als aanbieder of als partij die banden op de markt brengt.
Deze laatste twee categorieën worden vaak vergeten omdat ze niet in het paspoort zelf zichtbaar zijn. Juist daar kijkt een toezichthouder wel naar, omdat het paspoort op zichzelf weinig zegt over de vraag of een bedrijf zijn rol in de keten correct heeft bepaald. Wat een aanbieder precies is en welke verplichtingen daarbij horen, staat beschreven in de verordening zelf; wie twijfelt over de eigen rol, doet er goed aan dat te toetsen aan de officiële tekst of te bespreken met een jurist.
Waarom herleidbaarheid het kernbegrip is
De verordening vraagt niet alleen om gegevens, maar om gegevens waarvan de herkomst is vast te stellen. Dat betekent dat een bedrijf niet alleen het eindresultaat moet kunnen tonen, maar ook de stap ervoor: van wie kwam de informatie, op welk moment, en is die sindsdien gewijzigd. Voor bedrijven die het paspoort laten samenstellen door een derde partij, ligt hier een praktisch aandachtspunt: de herleidbaarheid moet ook werken wanneer de gegevens via een tussenpartij zijn aangeleverd. hoe de gegevens voor een paspoort worden opgebouwd laat zien hoe dat in de praktijk is ingericht.
Omdat de gedelegeerde handeling die de precieze eisen vastlegt nog niet is gepubliceerd, staat ook nog niet definitief vast welke documenten exact verplicht worden gesteld en voor hoe lang ze bewaard moeten blijven. De ESPR-planning noemt een gedelegeerde handeling voor banden rond 2027, met een verwachte inwerkingtreding van de verplichting rond 2029. Zodra die handeling gepubliceerd is, wordt dat hier aangevuld; tot die tijd is het verstandig om alvast te inventariseren welke stukken een bedrijf al in huis heeft, in plaats van te wachten tot de details bekend zijn.
Wat dit betekent voor het gesprek met een softwareleverancier of dienstverlener
Voor bedrijven die de samenstelling van het paspoort uitbesteden, is het zinvol om vooraf te vragen hoe de leverancier omgaat met herleidbaarheid: wordt vastgelegd van wie welk gegeven afkomstig is, en is die vastlegging op te vragen bij een controle. Dat is een ander gesprek dan de vraag naar prijs of levertijd, maar minstens zo relevant. Wie nog niet weet welke stukken al aanwezig zijn en welke nog ontbreken, kan dat met een paar vragen laten inschatten.
De indeling van documenten hierboven is een algemeen overzicht en geen uitputtende of dwingende lijst; welke stukken in een concrete situatie nodig zijn, hangt af van de rol van het bedrijf in de keten en van het type band. Voor wie dat per situatie wil uitzoeken, staat een overzicht van de relevante begrippen en verplichtingen in de kennisbank, per onderwerp uitgewerkt. Voor de eigen situatie blijft een toets door een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen weg.
Wie wil zien waar het eigen bedrijf op dit moment staat, kan de gratis quick-scan doen of de onderwerpen in de kennisbank doorlopen; dat geeft binnen een halfuur een concreet beeld zonder dat daar een verplichting aan vastzit.