De fout in het kort
De meest gemaakte fout bij het bandenpaspoort is dat de QR-code wordt gekoppeld aan het verkeerde niveau van informatie. Bedrijven koppelen de code vaak aan gegevens over het productmodel, terwijl de code op de band zelf verwijst naar één specifieke batch of, in sommige gevallen, naar een individuele band. Het gevolg: wie de code scant, krijgt algemene informatie te zien die niet klopt voor het exemplaar dat voor hem ligt, of mist juist de gegevens die per batch verschillen, zoals productiedatum of fabriekslocatie.
Deze fout ontstaat meestal niet uit onachtzaamheid, maar uit gemak. Een productdatasheet van de fabrikant beschrijft doorgaans het model als geheel. Die data is compleet, overzichtelijk en makkelijk aan te leveren. Het overzetten naar batchniveau kost extra werk: iemand moet uitzoeken welke gegevens per productiepartij verschillen en die aanpassen. Onder tijdsdruk wordt die stap overgeslagen, en blijft de QR-code verwijzen naar de modelgegevens.
Waarom dit vaker misgaat dan u zou denken
Software die het paspoort samenstelt, werkt vaak standaard op modelniveau, omdat dat het niveau is waarop fabrikanten hun basisgegevens aanleveren. Wanneer een importeur of groothandel die gegevens direct doorzet zonder aanvullingen per batch, ontstaat een paspoort dat technisch compleet lijkt, maar inhoudelijk niet aansluit bij de fysieke band waarop de code is aangebracht. Dit speelt vooral bij bedrijven die banden van meerdere fabrikanten of uit verschillende productieseries verkopen onder één artikelnummer.
Een tweede oorzaak is dat de verantwoordelijkheid voor het bijwerken van batchgegevens niet duidelijk is toegewezen binnen het bedrijf. De ene collega denkt dat de softwareleverancier dit automatisch regelt, de ander gaat ervan uit dat de importeur de juiste batchdata al heeft meegeleverd. Tussen die twee veronderstellingen valt de update erin.
Wat de regelgeving hierover zegt, en wat nog niet vaststaat
In de conceptteksten van de verordening wordt onderscheid gemaakt tussen gegevens die voor een heel productmodel gelden en gegevens die per exemplaar of batch kunnen verschillen. De precieze uitwerking van dit onderscheid volgt uit de gedelegeerde handeling die voor banden nog niet is gepubliceerd; het ESPR-werkplan noemt 2027 als verwacht moment daarvoor. Zolang die tekst er niet is, kunt u nog niet met zekerheid vaststellen op welk niveau elk afzonderlijk gegeven straks verplicht moet worden bijgehouden. Wat u nu al wel kunt doen, is uw eigen proces zo inrichten dat u per batch kunt aantonen welke gegevens gelden — dat scheelt straks veel werk.
Hoe u deze fout herkent in uw eigen proces
Een eenvoudige controle: scan een aantal QR-codes van banden uit verschillende productiepartijes en vergelijk de getoonde gegevens met de fysieke band of de begeleidende documentatie. Wijkt de productiedatum af, of ontbreekt een gegeven dat wel op de verpakking staat? Dan is de koppeling waarschijnlijk op het verkeerde niveau gelegd. Vraag ook aan wie binnen uw organisatie of bij uw softwareleverancier de batchgegevens worden bijgewerkt, en op welk moment dat gebeurt in het proces van inkoop tot verkoop.
hoe wij de gegevens per batch verzamelen geeft een goed beeld van hoe dat proces er in de praktijk uitziet, en waarom het niveau van koppeling bepalend is voor de betrouwbaarheid van het paspoort.
Hoe u dit voorkomt
De kern van de oplossing is niet technisch, maar organisatorisch: leg vast wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van gegevens per batch, en op welk moment in uw inkoopproces die update plaatsvindt. Bespreek met uw softwareleverancier expliciet op welk niveau de koppeling standaard wordt gelegd, en vraag of dat aangepast kan worden per productlijn. Voor bedrijven die met meerdere fabrikanten werken, loont het om dit per leverancier te documenteren, zodat een wisseling van fabrikant niet automatisch tot een verkeerde koppeling leidt.
Wilt u weten of dit risico ook in uw eigen situatie speelt? Met een paar vragen krijgt u een indicatie van uw situatie, geheel vrijblijvend en gratis. Voor een breder overzicht van vergelijkbare knelpunten kunt u ook de kennisbank met onderwerpen per situatie raadplegen, of de antwoorden op veelgestelde vragen bekijken via de meest gestelde vragen over het bandenpaspoort. Voor de eigen situatie en de precieze verplichtingen die daarbij horen, blijft het raadzaam een jurist of de bevoegde toezichthouder te raadplegen.