Et spørgsmål uden fast svar, men med et mønster
Der er ingen fast frist at nævne for forsyningen af eksisterende lagerbeholdning med et digitalt produktpasport, da forordningen selv ikke foreskriver en gennemføringstid pr. virksomhed. Det, der kan siges, er: gennemløbstiden bestemmes i praksis næsten aldrig af antallet af dæk, der ligger på pladsen eller på lageret, men af spørgsmålet om, hvor hurtigt brugbare produktdata kommer frem, og hvor struktureret disse data allerede er.
Virksomheder, der på forhånd ved, hvilke modeller de fører, fra hvilken producent eller importør de stammer fra, og som har disse data pænt organiseret i et system, gennemløber processen påviselig hurtigere end virksomheder, der skal indsamle de samme oplysninger fra fakturaer, gamle følgesedler eller opringninger til leverandører. Forskellen ligger altså ikke i teknikken, men i forberedelsen.
Det, der bestemmer gennemløbstiden i praksis
Den første faktor er oprindelsen af dataene. Et pasport sammensættes fra oplysninger, som producenten eller importøren leverer: tekniske specifikationer, materialedata, overensstemmelsesinformation. Hvis disse oplysninger allerede er struktureret tilgængelige, er leveringen et spørgsmål om dage til uger. Hvis disse oplysninger skal anmodes fra flere parter i kæden, løber dette hurtigt op til måneder, simpelthen fordi ikke enhver leverandør reagerer lige hurtigt.
Den anden faktor er antallet af modeller og mærker, som I fører. En wagenparkforvalter med et begrænset antal standardstørrelser har en mere overskuelig proces end en grossist med hundredvis af SKU'er fordelt på titalls mærker. Ikke fordi pasportet selv bliver mere komplekst, men fordi hver model har brug for sine egne kildedata.
Den tredje faktor er koblingen med jeres egne systemer. Den, der allerede har lagerbeholdningsstyring, salg og etikettering i ét softwaremiljø, skal præstere mindre manuelle arbejde end en virksomhed, der arbejder med løse Excel-filer. Dette går direkte ind i samtalen, som I på et tidspunkt fører med jeres softwareleverandør om, hvordan data leveres og vedligeholdes.
Hvor det i praksis bliver stoppet op
I praksis opstår forsinkelses sjældent ved selve pasportet, men ved trinene før det. Et almindeligt knudepunkt er uklarhed om, hvem i kæden, der er ansvarlig for hvilke data: producenten, importøren eller den part, der videresælger dækkene. Så længe denne rollefordeling ikke er klar, forbliver det uklart, hvem der skal levere hvilke oplysninger, og det tager tid, før nogen tager initiativet.
Et andet knudepunkt er data, der ganske vist findes, men ikke på det korrekte niveau. Teknisk dokumentation, der er skrevet for en hel produktlinje, mens pasportet spørger efter data pr. model eller endda pr. batch, skal først opdeles. Denne opdeling sker sjældent automatisk og er derfor en af de største tidsspildere.
Et tredje knudepunkt er internt: det er ikke altid fastsat, hvem inden for virksomheden, der leverer, kontrollerer og godkender dataene. Uden en klar intern rute forbliver et dossier liggende mellem afdelinger, også selvom de eksterne data allerede er ankommet.
En realistisk tidsplan
For en virksomhed med et overskueligt sortiment og godt dokumenterede leverandører er en gennemløbstid på nogle få uger til et par måneder ikke et usædvanligt billede, regnet fra det tidspunkt, hvor dataindleveringen faktisk starter. For en virksomhed med et bredt og blandet sortiment, eller med leverandører uden for EU, hvor dokumentationen er mindre standardiseret, er den tidsplan mere realistisk på nogle få måneder til et halvt år. Disse tal er et praktisk billede, ikke en norm, og siger intet om den tidsramme, der gælder for din egen virksomhed.
Hvad du allerede kan forberede nu
Uanset den præcise planlægning af regelgivningen er det brugbart at kortlægge, hvilke modeller du fører, fra hvilken fabrikant eller importør de stammer, og hvor den tilhørende tekniske dokumentation er placeret. Den inventar koster dig nu kort tid og sparer betydeligt mere senere, fordi det er præcis det arbejde, som forløb i praksis hænger fast på.
I vidensbanken med forklaring pr. emne finder du baggrund for de begreber, der optræder i denne proces, og på siden hvordan dataene samles til et paspoort er det beskrevet, hvilke trin der faktisk gennemløbes. Ved spørgsmål om din egen rolle i kæden, eller om hvad en tilsynsmyndighed kan spørge om det, er en jurist eller den kompetente myndighed det rigtige kontaktpunkt.
Vil du få et første billede af, hvor din virksomhed står i dette forløb? Tag den gratis produktscan og se i et par spørgsmål, hvor du står, eller læs de ofte stillede spørgsmål via svar på spørgsmål, som andre iværksættere allerede stillede.