Une question sans réponse fixe, mais avec un schéma
Il n'existe pas de délai fixe pour munir le stock existant d'un passeport numérique du produit, car le règlement lui-même ne prescrit pas de délai d'exécution par entreprise. Ce qu'on peut dire, c'est que la durée de traitement est en pratique presque jamais déterminée par le nombre de pneumatiques qui se trouvent dans la cour ou dans l'entrepôt, mais par la question de savoir à quelle vitesse des données produit utilisables apparaissent et dans quelle mesure ces données sont déjà structurées.
Les entreprises qui savent d'avance quels modèles elles proposent, de quel fabricant ou importateur ces derniers proviennent, et qui disposent de ces données de manière claire dans un système, parcourent démontrablement plus rapidement le processus que les entreprises qui doivent recueillir les mêmes informations à partir de factures, d'anciens bons de livraison ou d'appels téléphoniques à des fournisseurs. La différence ne réside donc pas dans la technique, mais dans la préparation.
Ce qui détermine la durée de traitement en pratique
Le premier facteur est l'origine des données. Un passeport est élaboré à partir d'informations fournies par le fabricant ou l'importateur : spécifications techniques, données relatives aux matériaux, informations de conformité. Si ces informations sont déjà disponibles de manière structurée, la transmission est une affaire de jours à semaines. Si ces informations doivent encore être demandées à plusieurs parties de la chaîne, cela s'étend rapidement à plusieurs mois, simplement parce que chaque fournisseur ne répond pas avec la même rapidité.
Le deuxième facteur est le nombre de modèles et de marques que vous proposez. Un gestionnaire de parc automobile disposant d'un nombre limité de formats standards a un parcours plus clair qu'un grossiste ayant des centaines de SKU répartis sur des dizaines de marques. Non pas parce que le passeport lui-même devient plus complexe, mais parce que chaque modèle a besoin de ses propres données sources.
Le troisième facteur est le couplage avec vos propres systèmes. Celui qui a déjà la gestion des stocks, les ventes et l'étiquetage dans un seul environnement logiciel doit faire moins de travail manuel qu'une entreprise qui travaille avec des fichiers Excel isolés. Cela touche directement à la conversation que vous aurez à un moment donné avec votre prestataire de logiciels sur la manière dont les données sont transmises et mises à jour.
Où cela s'enlise en pratique
En pratique, les retards se font rarement au niveau du passeport lui-même, mais aux étapes précédentes. Un goulot d'étranglement courant est l'absence de clarté sur qui dans la chaîne est responsable de quelle donnée : le fabricant, l'importateur ou la partie qui revend les pneumatiques. Tant que cette répartition des rôles n'est pas claire, il n'est pas clair qui doit fournir quelles informations, et cela prend du temps avant que quelqu'un n'en prenne l'initiative.
Un deuxième goulot d'étranglement est que les données existent bien, mais pas au bon niveau. La documentation technique rédigée pour toute une ligne de produits, alors que le passeport demande des données par modèle ou même par lot, doit d'abord être ventilée. Cette ventilation est rarement automatisée et constitue donc l'un des plus grands consommateurs de temps.
Un troisième goulot d'étranglement est interne : la personne au sein de l'entreprise qui fournit, vérifie et approuve les données n'est pas toujours définie. Sans un parcours interne clair, un dossier reste bloqué entre les services, même si les données externes sont déjà disponibles.
Un calendrier réaliste
Pour une entreprise ayant un assortiment limité et des fournisseurs bien documentés, un délai de traitement de quelques semaines à quelques mois n'est pas inhabituel, à compter du moment où la transmission des données commence réellement. Pour une entreprise ayant un assortiment large et varié, ou dont les fournisseurs sont situés en dehors de l'UE où la documentation est moins normalisée, ce délai est plus réaliste entre quelques mois et six mois. Ces chiffres reflètent la pratique, non une norme, et ne disent rien sur le délai applicable à votre propre entreprise.
Ce que vous pouvez déjà préparer maintenant
Quelle que soit la planification précise de la réglementation, il est utile de dresser d'ores et déjà l'inventaire des modèles que vous proposez, de quel fabricant ou importateur ils proviennent, et où se trouve la documentation technique correspondante. Cet inventaire ne vous prendra que peu de temps maintenant et vous en économisera considérablement plus tard, car c'est précisément le travail sur lequel les processus bloquent dans la pratique.
Dans la base de connaissances avec explications par sujet vous trouverez des explications sur les concepts qui interviennent dans ce processus, et sur la page comment les données sont rassemblées pour former un passeport est décrite les étapes qui sont réellement suivies. Pour des questions concernant votre propre rôle dans la chaîne, ou sur ce qu'une autorité de surveillance peut demander à ce sujet, un juriste ou l'autorité compétente reste le bon interlocuteur.
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