Pytanie bez ustalonej odpowiedzi, ale ze wzorem
Nie można określić ustalonego terminu na wyposażenie istniejącego zapasu w cyfrowy paszport produktu, ponieważ rozporządzenie samo w sobie nie przewiduje terminu realizacji dla każdego przedsiębiorstwa. Można jednak powiedzieć: w praktyce czas realizacji prawie nigdy nie zależy od liczby opon leżących na placu lub w magazynie, ale od pytania, jak szybko pojawią się użyteczne dane produktu i jak ustrukturyzowane są już te dane.
Przedsiębiorstwa, które wcześniej wiedzą, jakie modele mają w ofercie, od którego producenta lub importera pochodzą, i które posiadają te dane w przejrzysty sposób w systemie, potwierdzowalnie szybciej przechodzą przez cały proces niż przedsiębiorstwa, które muszą zbierać te same informacje z faktur, starych dokumentów przesyłkowych lub rozmów telefonicznych z dostawcami. Różnica polega zatem nie na technice, ale na przygotowaniu.
Co w praktyce określa czas realizacji
Pierwszym czynnikiem jest źródło danych. Paszport jest tworzony na podstawie informacji dostarczonych przez producenta lub importera: specyfikacji technicznych, danych o materiałach, informacji o zgodności. Jeśli te informacje są już dostępne w formie ustrukturyzowanej, dostarczenie ich to kwestia dni lub tygodni. Jeśli trzeba jeszcze zbierać te informacje od wielu stron w łańcuchu dostaw, to szybko wydłuża się do miesięcy, po prostu dlatego, że nie każdy dostawca reaguje jednakowo szybko.
Drugim czynnikiem jest liczba modeli i marek, które Pan oferuje. Zarządca floty samochodowej z ograniczoną liczbą rozmiarów standardowych ma bardziej przejrzysty proces niż hurtownik z setkami SKU rozłożonych na dziesiątki marek. Nie dlatego, że sam paszport staje się bardziej złożony, ale dlatego, że każdy model wymaga własnych danych źródłowych.
Trzecim czynnikiem jest powiązanie z własnymi systemami. Kto ma zarządzanie zapasami, sprzedaż i etykietowanie w jednym środowisku oprogramowania, musi wykonać mniej pracy ręcznej niż przedsiębiorstwo pracujące z oddzielnymi plikami Excel. Dotyczy to bezpośrednio rozmowy, którą w pewnym momencie poprowadzi Pan ze swoim dostawcą oprogramowania na temat sposobu dostarczania i utrzymywania danych.
Gdzie w praktyce proces się zatrzymuje
W praktyce opóźnienia rzadko powstają przy samym paszporcie, ale przy poprzedzających go etapach. Częstym wąskim gardłem jest brak jasności co do tego, kto w łańcuchu dostaw odpowiada za które dane: producent, importer czy strona, która sprzedaje opony dalej. Dopóki ta podział ról nie będzie jasny, pozostaje niejasne, kto musi dostarczyć które informacje, a to zajmuje czas, zanim ktoś przejmie inicjatywę.
Drugim wąskim gardłem są dane, które istnieją, ale nie na właściwym poziomie. Dokumentacja techniczna napisana dla całej linii produktów, podczas gdy paszport wymaga danych per model, a nawet per partia, musi najpierw zostać rozdzielona. Takie rozdzielenie rzadko odbywa się automatycznie i dlatego jest jednym z największych czasochłonnych czynności.
Trzecim wąskim gardłem jest sprawa wewnętrzna: nie zawsze jest ustalone, kto w przedsiębiorstwie dostarcza dane, je sprawdza i zatwierdza. Bez jasnego wewnętrznego przepływu pracy dossier pozostaje zalegać między działami, nawet jeśli dane zewnętrzne są już dostępne.
Realistyczny harmonogram czasowy
Dla firmy posiadającej przejrzysty asortyment i dobrze udokumentowanych dostawców czas realizacji wynoszący od kilku tygodni do kilku miesięcy nie jest czymś niezwykłym, licząc od momentu faktycznego rozpoczęcia dostarczania danych. Dla firmy oferującej szeroki i zróżnicowany asortyment lub współpracującej z dostawcami spoza UE, gdzie dokumentacja jest mniej ustandaryzowana, ten harmonogram jest bardziej realistycznie szacowany na kilka miesięcy do pół roku. Te liczby stanowią obraz praktyki, a nie normę, i nic nie mówią o terminie mającym zastosowanie do Twojej firmy.
Co już teraz możecie przygotować
Niezależnie od dokładnego harmonogramu przepisów warto już teraz zinwentaryzować, które modele oferujesz, od którego producenta lub importera pochodzą, i gdzie znajduje się odpowiadająca im dokumentacja techniczna. Taka inventaryzacja zajmie Ci teraz niewiele czasu i zaoszczędzi znacznie więcej później, ponieważ to dokładnie praca, na której w praktyce застopują się przedsięwzięcia.
W bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu znajdziesz wyjaśnienia pojęć powracających w tym procesie, a na stronie jak dane są zestawiane w pasport opisane są kroki, które faktycznie są wykonywane. W przypadku pytań dotyczących Twojej roli w łańcuchu lub tego, co organ nadzoru może w tej sprawie pytać, prawnik lub właściwy organ pozostają właściwym punktem kontaktowym.
Chcesz uzyskać wstępny obraz sytuacji Twojej firmy w tym procesie? Skorzystaj z bezpłatnego skanowania produktu i dowiedz się w kilka pytań, gdzie się znajdujesz, lub przeczytaj często zadawane pytania za pośrednictwem odpowiedzi na pytania, które już zadawali inni przedsiębiorcy.