En fråga utan fast svar, men med ett mönster
Det finns ingen fast tidsfrist för att förse befintlig lagerhållning med ett digitalt produktpass, eftersom förordningen själv inte föreskriver någon genomförandetid per företag. Det som däremot kan sägas är: i praktiken bestäms genomlöpningstiden nästan aldrig av antalet däck som ligger på gården eller i lagret, utan av frågan om hur snabbt användbara produktdata framkommer och hur väl strukturerade dessa data redan är.
Företag som i förväg vet vilka modeller de förför, från vilken tillverkare eller importör de kommer från, och som har dessa data väl organiserade i ett system, går igenom processen påvisligt snabbare än företag som måste samla in samma information från fakturor, gamla följesedlar eller telefonsamtal till leverantörer. Skillnaden ligger alltså inte i tekniken utan i förberedelsearbetet.
Vad som bestämmer genomlöpningstiden i praktiken
Den första faktorn är datakällan. Ett pass sammanställs från information som tillverkaren eller importören levererar: tekniska specifikationer, materialdata, överensstämmelseinformation. Om denna information redan är strukturerat tillgänglig är leveransen en fråga om dagar till veckor. Om denna information ännu måste efterfrågas från flera parter i kedjan tar det lätt flera månader, helt enkelt för att inte varje leverantör svarar lika snabbt.
Den andra faktorn är antalet modeller och märken som ni förför. En fordonsflottsförvaltare med ett begränsat antal standardstorlekar har en mer överblickbar process än en grossist med hundratals SKU:er fördelat över dussintals märken. Inte för att passet själv blir mer komplext, utan för att varje modell behöver sina egna källdata.
Den tredje faktorn är kopplingen till era egna system. Den som redan har lagerhållning, försäljning och etikettering i en och samma mjukvarumiljö behöver göra mindre manuellt arbete än ett företag som arbetar med lösa Excel-filer. Detta går direkt in i det samtal ni på ett eller annat sätt för med er mjukvaruleverantör om hur data ska levereras och underhållas.
Där det fastnar i praktiken
I praktiken uppstår dröjsmål sällan vid själva passet utan vid stegen innan. Ett vanligt flaskehals är oklarheter om vem i kedjan som är ansvarig för vilken data: tillverkaren, importören eller den part som säljer vidare däcken. Så länge denna rollfördelning inte är tydlig förblir det oklart vem som ska leverera vilken information, och det tar tid innan någon tar initiativet.
Ett andra flaskehals är data som finns men inte på rätt nivå. Teknisk dokumentation som är skriven för en helt produktlinje medan passet efterfrågar data per modell eller till och med per batch måste först delas upp. Denna uppdelning sker sällan automatiserat och är därför en av de största tidskrävarna.
Ett tredje flaskehals är internt: vem inom företaget som levererar, granskar och godkänner data är inte alltid fastslaget. Utan en tydlig intern rutin ligger ett ärende stilla mellan avdelningar, även om de externa data redan är mottagna.
En realistisk tidsplan
För ett företag med ett tydligt sortiment och väl dokumenterade leverantörer är en genomloppstid på några veckor till ett par månader ingen ovanlig bild, räknat från det moment då dataleveransen faktiskt startar. För ett företag med ett brett och blandat sortiment, eller med leverantörer utanför EU där dokumentationen är mindre standardiserad, är den tidsplanen realistiskt mellan några månader och ett halvår. Dessa siffror är en praktisk bild, ingen norm, och säger ingenting om tidsfristen som gäller för ditt eget företag.
Vad du redan kan förbereda nu
Oavsett den exakta planeringen av regelverket är det användbart att redan nu kartlägga vilka modeller du förhandlar, från vilken tillverkare eller importör de kommer, och var motsvarande teknisk dokumentation finns. Denna inventering tar dig lite tid nu och sparar betydligt mer senare, eftersom det är precis det arbete på vilket vägar i praktiken fastnar.
I kunskapsbanken med förklaringar per ämne hittar du bakgrund till de begrepp som återkommer i denna process, och på sidan hur uppgifterna sammanställs till ett passeport beskrivs vilka steg som faktiskt genomförs. För frågor om din egen roll i kedjan, eller om vad en tillsynsmyndighet kan fråga dig om det, är en jurist eller den behörig myndighet fortfarande rätt kontaktpunkt.
Vill du få en första bild av var ditt företag står i denna väg? Gör den kostnadsfria produktscanningen och se i ett par frågor var du står, eller läs de vanliga frågorna via svar på frågor som andra företagare redan ställde.