Eine Frage ohne feste Antwort, aber mit einem Muster
Es lässt sich keine feste Frist für die Ausstattung des bestehenden Bestands mit einem digitalen Produktpass nennen, da die Verordnung selbst keine Umsetzungsfrist pro Unternehmen vorschreibt. Festzuhalten ist jedoch: Die Durchlaufzeit wird in der Praxis nahezu nie durch die Anzahl der Reifen bestimmt, die auf dem Gelände oder im Lager liegen, sondern durch die Frage, wie schnell verwertbare Produktdaten verfügbar werden und wie strukturiert diese Daten bereits sind.
Unternehmen, die vorher bereits wissen, welche Modelle sie führen, von welchem Hersteller oder Importeur diese stammen, und die diese Daten übersichtlich in einem System vorliegen haben, durchlaufen das Verfahren nachweislich schneller als Unternehmen, die dieselben Informationen aus Rechnungen, alten Lieferscheinen oder Telefonaten mit Lieferanten sammeln müssen. Der Unterschied liegt also nicht in der Technik, sondern in der Vorbereitung.
Was die Durchlaufzeit in der Praxis bestimmt
Der erste Faktor ist die Herkunft der Daten. Ein Pass wird aus Informationen zusammengestellt, die der Hersteller oder Importeur liefert: technische Spezifikationen, Materialdaten, Konformitätsinformationen. Sind diese Informationen bereits strukturiert verfügbar, ist die Bereitstellung eine Sache von Tagen bis Wochen. Müssen diese Informationen noch bei mehreren Akteuren in der Kette angefordert werden, dauert dies schnell mehrere Monate, einfach weil nicht jeder Lieferant gleich schnell reagiert.
Der zweite Faktor ist die Anzahl der Modelle und Marken, die Sie führen. Ein Fuhrparkmanager mit einer begrenzten Anzahl von Standardgrößen hat einen überschaubareren Ablauf als ein Großhändler mit Hunderten von SKU's, die auf Dutzende von Marken verteilt sind. Nicht weil der Pass selbst komplexer wird, sondern weil jedes Modell seine eigenen Rohdaten benötigt.
Der dritte Faktor ist die Integration mit Ihren eigenen Systemen. Wer Bestandsverwaltung, Verkauf und Etikettierung bereits in einer Softwareumgebung integriert hat, muss weniger manuelle Arbeit leisten als ein Unternehmen, das mit separaten Excel-Dateien arbeitet. Dies ist direkt relevant für das Gespräch, das Sie irgendwann mit Ihrem Softwareanbieter über die Bereitstellung und Verwaltung von Daten führen.
Wo es in der Praxis hängenbleibt
In der Praxis entstehen Verzögerungen selten beim Pass selbst, sondern bei den vorgelagerten Schritten. Ein häufiger Engpass ist Unklarheit darüber, wer in der Kette für welche Information verantwortlich ist: der Hersteller, der Importeur oder die Partei, die die Reifen weitergegeben. Solange diese Rollenverteilung nicht klar ist, bleibt unklar, wer welche Informationen liefern muss, und das kostet Zeit, bis jemand die Initiative ergreift.
Ein zweiter Engpass sind Daten, die zwar vorhanden sind, aber nicht auf der richtigen Ebene. Technische Dokumentation, die für eine ganze Produktlinie geschrieben wurde, während der Pass Daten pro Modell oder sogar pro Charge verlangt, muss zuerst aufgeschlüsselt werden. Diese Aufschlüsselung wird selten automatisiert und ist daher einer der größten Zeitfresser.
Ein dritter Engpass ist intern: Es ist oft nicht klar, wer innerhalb des Unternehmens die Daten liefert, überprüft und freigeben. Ohne eine klare interne Route bleibt ein Dossier zwischen den Abteilungen liegen, auch wenn die externen Daten bereits vorhanden sind.
Ein realistischer Zeitrahmen
Für ein Unternehmen mit einem übersichtlichen Sortiment und gut dokumentierten Lieferanten ist eine Durchlaufzeit von einigen Wochen bis zu ein paar Monaten, gerechnet ab dem Moment, in dem die Datenlieferung tatsächlich beginnt, kein ungewöhnliches Bild. Für ein Unternehmen mit einem breiten und gemischten Sortiment oder mit Lieferanten außerhalb der EU, bei denen die Dokumentation weniger standardisiert ist, liegt dieses Zeitfenster realistischer zwischen einigen Monaten und einem halben Jahr. Diese Zahlen zeigen ein Praxisbild, sind aber keine Norm und sagen nichts über die Frist aus, die für Ihr eigenes Unternehmen gilt.
Was Sie jetzt schon vorbereiten können
Unabhängig von der genauen Planung der Vorschriften ist es sinnvoll, schon jetzt zu erfassen, welche Modelle Sie führen, von welchem Hersteller oder Importeur diese stammen, und wo sich die zugehörige technische Dokumentation befindet. Diese Bestandsaufnahme kostet Sie jetzt wenig Zeit und erspart später erheblich mehr, denn es ist genau die Arbeit, an der Prozesse in der Praxis ins Stocken geraten.
In der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema finden Sie Hintergrundinformationen zu den Begriffen, die in diesem Prozess vorkommen, und auf der Seite wie die Daten zu einem Passdatum zusammengestellt werden wird beschrieben, welche Schritte tatsächlich durchlaufen werden. Bei Fragen zu Ihrer eigenen Rolle in der Lieferkette oder darüber, was eine Aufsichtsbehörde dazu fragen kann, sind ein Jurist oder die zuständige Behörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie einen ersten Überblick darüber bekommen, wo Ihr Unternehmen in diesem Prozess steht? Führen Sie den kostenlosen productscan durch und sehen Sie in ein paar Fragen, wo Sie stehen, oder lesen Sie die häufig gestellten Fragen unter Antworten auf Fragen, die andere Unternehmer bereits gestellt haben.