Kysymys ilman kiinteää vastausta, mutta kuvio
Olemassa olevan varaston varustamista digitaalisella tuotepassilla ei voida määritellä kiinteäksi ajanjaksoksi, sillä asetus ei määrää sitovaa toteutusmääräaikaa yrityskohtaisesti. Mitä voidaan sanoa: käytännössä läpimenoaikaa ei lähes koskaan määrää sillä olevien tai varastossa olevien renkaiden määrä, vaan se, kuinka nopeasti käyttökelpoisia tuotetietoja saadaan esille ja kuinka järjestelmällisesti nämä tiedot ovat jo järjestetyt.
Yritykset, jotka ennalta tietävät, mitä malleja ne varastavat, miltä valmistajalta tai maahantuojalta ne ovat peräisin, ja joilla nämä tiedot ovat järjestettysti järjestelmässä, käyvät prosessin osoitettavasti nopeammin läpi kuin yritykset, joiden on kerättävä samat tiedot laskuista, vanhoista lähetyslista tai puhelimitse toimittajiin. Ero ei siis ole tekniikassa, vaan valmisteluissa.
Mikä määrittelee käytännön läpimenoaikaa
Ensimmäinen tekijä on tietojen lähde. Passi kootaan tiedoista, joita valmistaja tai maahantuoja toimittaa: tekniset tiedot, materiaalitiedot, vaatimustenmukaisuustiedot. Jos nämä tiedot ovat jo järjestelmällisesti saatavilla, tietojen toimitus on päivien tai viikkojen asia. Jos nämä tiedot on vielä pyydettävä useilta ketjun osapuolilta, tämä nousee helposti kuukausiin, yksinkertaisesti siksi, että kaikki toimittajat eivät vastaa yhtä nopeasti.
Toinen tekijä on niiden mallien ja merkkien määrä, joita varastaatte. Ajoneuvon hallinnasta vastaava taho, jolla on rajallinen määrä standardikokoja, on selkeämpi ratkaisu kuin tukkukauppias, jolla on satoja SKU:ita jakaantuneet kymmenille merkeille. Ei koska passi itse muuttuu monimutkaisemmaksi, vaan koska jokainen malli tarvitsee omat lähdetietonsa.
Kolmas tekijä on yhteys omiin järjestelmiinne. Kuka varastonhallinnon, myynnin ja etiketöinnin on jo yhdessä ohjelmistoympäristössä, hänen on tehtävä vähemmän manuaalista työtä kuin yritys, joka työskentelee erillisten Excel-tiedostojen kanssa. Tämä vaikuttaa suoraan keskusteluun, jonka käytte joskus ohjelmistotoimittajanne kanssa siitä, miten tiedot toimitetaan ja ylläpidetään.
Missä se käytännössä juuttuu
Käytännössä viivästyksiä ei tapahdu harvoin itse passissa, vaan sitä edeltävissä vaiheissa. Yleinen pullonkaula on epäselvyys siitä, kuka ketjussa on vastuussa mistäkin tiedosta: valmistaja, maahantuoja vai osapuoli, joka myy renkaat eteenpäin. Kunnes tämä roolijako on selkeä, on epäselvää, kenen on toimittava mitkä tiedot, ja se maksaa aikaa, kunnes joku ottaa aloitteen.
Toinen pullonkaula on tiedot, jotka ovat olemassa, mutta eivät oikealla tasolla. Tekniset asiakirjat, jotka on kirjoitettu koko tuoteperheelle, kun taas passi pyytää tietoja mallikohtaisesti tai jopa erä-erää kohti, on ensin jaettava. Tämä jako tapahtuu harvoin automaattisesti ja on siksi yksi suurimmista aikaa vievistä tekijöistä.
Kolmas pullonkaula on sisäinen: kuka yrityksessä toimittaa, tarkistaa ja hyväksyy tiedot, ei ole aina määritelty. Ilman selkeää sisäistä reittiä tiedosto jää osastojen väliin, vaikka ulkoiset tiedot olisivat jo saapuneet.
Realistinen aikataulu
Yritykselle, jolla on selkeä valikoima ja hyvin dokumentoidut toimittajat, läpimenoaika on muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen, laskettuna siitä, kun tiedonantotyö todella alkaa. Yritykselle, jolla on laaja ja sekoitettu valikoima tai toimittajia EU:n ulkopuolella, joissa dokumentaatio on vähemmän standardoitu, realistisempi aikataulu on muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen. Nämä luvut ovat käytännön kuva, ei normi, eivätkä ne kerro mitään omaan yritykseen soveltuvasta aikataulus-ta.
Mitä voit jo nyt valmistella
Riippumatta säännösten tarkasta suunnittelusta on hyödyllistä kartoittaa jo etukäteen, mitä malleja pidätte, mistä valmistajasta tai maahantuojasta ne peräisin ovat, ja missä niihin liittyvä tekniikan dokumentaatio sijaitsee. Tämä inventaario vie teille nyt vähän aikaa ja säästää myöhemmin huomattavasti enemmän, koska juuri tämä on työ, jonka kohdalla käytännön prosessit juuttuvat.
Osoitteessa tietovarastossa aiheittain annettavan selityksen kanssa löytyy tietoa tässä prosessissa esiintyvien käsitteiden taustalla, ja sivulla kuinka tiedot kootaan pasportiksi on kuvattu, mitä vaiheita todella käydään läpi. Jos sinulla on kysymyksiä omasta roolista ketjussa tai siitä, mitä valvontaviranomainen voi siitä kysyä, asianajaja tai toimivaltainen viranomainen on oikea yhteyshenkilö.
Haluatko saada alustavan kuvan siitä, missä yrityksesi on tässä prosessissa? Suorita ilmainen productscan ja näe muutamassa kysymyksessä, missä olet, tai lue usein kysyttyjä kysymyksiä vastaukset muiden yrittäjien jo tekemiin kysymyksiin.