Een vraag zonder vast antwoord, maar met een patroon
Er is geen vaste termijn te noemen voor het voorzien van bestaande voorraad van een digitaal productpaspoort, want de verordening zelf schrijft geen uitvoeringstermijn per bedrijf voor. Wat wel te zeggen is: de doorlooptijd wordt in de praktijk vrijwel nooit bepaald door het aantal banden dat op het erf of in het magazijn ligt, maar door de vraag hoe snel bruikbare productgegevens boven tafel komen en hoe gestructureerd die gegevens al zijn.
Bedrijven die vooraf al weten welke modellen ze voeren, van welke fabrikant of importeur die afkomstig zijn, en die gegevens overzichtelijk in een systeem hebben staan, doorlopen het traject aantoonbaar sneller dan bedrijven die dezelfde informatie moeten verzamelen uit facturen, oude paklijsten of telefoontjes naar leveranciers. Het verschil zit dus niet in de techniek, maar in de voorbereiding.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
De eerste factor is de herkomst van de gegevens. Een paspoort wordt samengesteld uit informatie die de fabrikant of importeur aanlevert: technische specificaties, materiaalgegevens, conformiteitsinformatie. Is die informatie al gestructureerd beschikbaar, dan is de aanlevering een kwestie van dagen tot weken. Moet die informatie nog worden opgevraagd bij meerdere partijen in de keten, dan loopt dit al snel op tot maanden, simpelweg omdat niet elke leverancier even snel reageert.
De tweede factor is het aantal modellen en merken dat u voert. Een wagenparkbeheerder met een beperkt aantal standaardmaten heeft een overzichtelijker traject dan een groothandel met honderden SKU's verspreid over tientallen merken. Niet omdat het paspoort zelf complexer wordt, maar omdat elk model zijn eigen brondata nodig heeft.
De derde factor is de koppeling met uw eigen systemen. Wie voorraadbeheer, verkoop en etikettering al in één softwareomgeving heeft zitten, hoeft minder handmatig werk te verzetten dan een bedrijf dat met losse Excel-bestanden werkt. Dit raakt direct aan het gesprek dat u op een gegeven moment met uw softwareleverancier voert over hoe gegevens worden aangeleverd en bijgehouden.
Waar het in de praktijk vastloopt
In de praktijk ontstaat vertraging zelden bij het paspoort zelf, maar bij de stappen ervoor. Een veelvoorkomend knelpunt is onduidelijkheid over wie in de keten verantwoordelijk is voor welk gegeven: de fabrikant, de importeur of de partij die de banden doorverkoopt. Zolang die rolverdeling niet helder is, blijft onduidelijk wie welke informatie moet aanleveren, en dat kost tijd voordat iemand het initiatief neemt.
Een tweede knelpunt is data die wel bestaat, maar niet op het juiste niveau. Technische documentatie die is geschreven voor een hele productlijn, terwijl het paspoort per model of zelfs per batch gegevens vraagt, moet eerst worden uitgesplitst. Dat uitsplitsen gebeurt zelden geautomatiseerd en is daardoor een van de grootste tijdvreters.
Een derde knelpunt is intern: wie binnen het bedrijf de gegevens aanlevert, controleert en vrijgeeft, is niet altijd vastgelegd. Zonder een duidelijke interne route blijft een dossier liggen tussen afdelingen, ook als de externe gegevens al binnen zijn.
Een realistisch tijdpad
Voor een bedrijf met een overzichtelijk assortiment en goed gedocumenteerde leveranciers is een doorlooptijd van enkele weken tot een paar maanden geen ongewoon beeld, gerekend vanaf het moment dat de aanlevering van gegevens daadwerkelijk start. Voor een bedrijf met een breed en gemengd assortiment, of met leveranciers buiten de EU waar documentatie minder gestandaardiseerd is, ligt dat tijdpad realistischer tussen enkele maanden en een half jaar. Deze cijfers zijn een praktijkbeeld, geen norm, en zeggen niets over de termijn die voor uw eigen bedrijf geldt.
Wat u nu al kunt voorbereiden
Ongeacht de precieze planning van de regelgeving is het nuttig om alvast in kaart te brengen welke modellen u voert, van welke fabrikant of importeur die afkomstig zijn, en waar de bijbehorende technische documentatie zich bevindt. Die inventarisatie kost u nu weinig tijd en bespaart later aanzienlijk meer, omdat het precies het werk is waarop trajecten in de praktijk vastlopen.
In de kennisbank met uitleg per onderwerp vindt u achtergrond bij de begrippen die in dit proces terugkomen, en op de pagina hoe de gegevens tot een paspoort worden samengesteld staat beschreven welke stappen daadwerkelijk worden doorlopen. Voor vragen over uw eigen rol in de keten, of over wat een toezichthouder daarover kan vragen, blijft een jurist of de bevoegde instantie het juiste aanspreekpunt.
Wilt u een eerste beeld krijgen van waar uw bedrijf in dit traject staat? Doe de gratis productscan en zie in een paar vragen waar u staat, of lees de veelgestelde vragen via antwoorden op vragen die andere ondernemers al stelden.