Was fragt eine Aufsichtsbehörde bei einer Kontrolle von Reifen?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Kontrolle durch die Marktüberwachungsbehörde dreht sich um eine einfache Frage: Können Sie nachweisen, dass das Produkt den vereinbarten Anforderungen entspricht. Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt der Überwachungsbehörde die Befugnis, diese Frage zu stellen und Dokumente, Muster oder Zugang zu fordern. Die Verordnung (EU) 2024/1781 (ESPR), Artikel 27, legt darüber hinaus fest, welche Verpflichtungen speziell beim Hersteller liegen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet das eine Reihe konkreter Erwartungen.

Nachweis, dass das Produkt den Anforderungen entspricht

Die Überwachungsbehörde fordert in erster Linie Beweise an, keine Versprechungen. Das bedeutet, dass etwas vorliegen muss — eine Akte, eine Erklärung, Testergebnisse — mit denen ein Unternehmen zeigen kann, dass die Feststellungen zum Produkt mit dem Behaupteten übereinstimmen. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies oft, dass diese Informationen nicht bei einer Person im Postfach liegen, sondern irgendwo auffindbar sind für denjenigen, der sie morgen anfordern muss.

Mitwirkung beim Ersuchen innerhalb der gesetzten Frist

Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt der Überwachungsbehörde die Möglichkeit, eine Frist zu setzen, innerhalb derer Informationen eingereicht werden müssen. Für ein Unternehmen ohne Rechtsabteilung ist die praktische Seite davon, dass es jemanden gibt, der weiß, wo die angeforderten Dokumente liegen und der befugt ist, sie weiterzugeben, ohne dass zuerst drei Abteilungen durchlaufen werden müssen.

Identifizierung des eigenen Produkts in der Lieferkette

Ein Hersteller oder Importeur muss angeben können, von wem ein Produkt erhalten wurde und an wen es weitergegeben wurde. Das scheint selbstverständlich zu sein, aber bei der Reifeneinfuhr über mehrere Zwischenhändler ist dies nicht immer durch einen Blick in die Verwaltung zu lösen. Wer mehrere Standorte hat, stößt hier leicht auf Probleme: Können mehrere Betriebsstätten meines Unternehmens denselben Produktpass verwalten ist dann keine theoretische Frage, sondern eine, die bestimmt, ob die Ketteninformationen zentral oder fragmentiert verfügbar sind.

Korrekturmaßnahmen ergreifen

Wenn eine Überwachungsbehörde feststellt, dass ein Produkt nicht den Anforderungen entspricht, folgt in der Regel ein Folgenschritt: Benachrichtigung, Anpassung, Rücknahme. Die Verordnung (EU) 2019/1020 beschreibt dies als Teil der Überwachung, und Artikel 27 der ESPR legt die Verantwortung hierfür beim Hersteller. Dies berührt direkt die Frage Hilft der Produktpass bei einem Rückruf von Reifen und wie funktioniert das — ein Paspoort, das die richtige Parteien und Chargen verbindet, macht es einfacher zu bestimmen, welche Reifen betroffen sind.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen kehrt in der Praxis immer wieder.

Die Informationen existieren, aber niemand weiß, wo. Daten über eine Produktionscharge befinden sich in einer E-Mail von vor drei Jahren, bei einem Mitarbeiter, der inzwischen gegangen ist. Zum Zeitpunkt der Anfrage der Überwachungsbehörde bleibt keine Zeit, dies nachzurekonstruieren.

Die Ketteninformationen enden an der eigenen Haustür. Ein Großhändler kann sagen, von wem die Reifen gekauft wurden, aber nicht mehr, woher sie zuvor kamen — während die Frage der Überwachungsbehörde genau auf diese Herkunft abzielen kann.

Es wird auf den Lieferanten gezählt, aber niemand hat das bestätigt. Ein Importeur geht davon aus, dass der Hersteller im Herkunftsland die technische Dokumentation hat, ohne dies jemals überprüft zu haben. Bei einer Anfrage stellt sich heraus, dass die Dokumentation unvollständig ist oder nicht innerhalb einer angemessenen Frist angefordert werden kann.

Es ist kein Ansprechpartner bestimmt. Bei einer Kontrolle wird nach Name und Funktion gefragt. Ein Unternehmen, das dies nie festgehalten hat, verliert Zeit bei der Frage, wer eigentlich für die Antwort verantwortlich ist.

Bestand und Dokumentation sind nicht synchron. Ältere Bestände wurden unter anderen Bedingungen eingekauft als neuere Chargen, aber in der Verwaltung ist dieser Unterschied nicht mehr nachvollziehbar. Dies gilt insbesondere bei der Frage was tue ich mit Reifenbeständen, die bereits vorhanden sind, wenn die Regeln in Kraft treten — ohne eine klare Unterscheidung zwischen Chargen ist nicht mehr zu sagen, welche Dokumentation zu welchen Reifen gehört.

Was Sie dokumentieren können

Eine Reihe von Dingen lässt sich mit begrenztem Aufwand erfassen und macht den Unterschied zwischen einer Kontrolle, die reibungslos abläuft, und einer, die Verzögerungen verursacht.

• Eine Übersicht der Lieferanten und Abnehmer pro Produktlinie oder Charge, damit die Herkunft und das Bestimmungsziel einer Reifenpartie schnell zu rekonstruieren sind.
• Ein benannter Ansprechpartner (mit Vertreter), der weiß, welche Dokumentation vorhanden ist und wo diese sich befindet.
• Ein Dossier pro Produktgruppe mit den zugrunde liegenden technischen Daten, auch wenn diese ursprünglich vom Hersteller eingereicht wurden.
• Ein fester Ort, an dem diese Daten aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob die Plattform des Lieferanten dies ebenfalls tut — die Frage Muss ich selbst eine Kopie der Daten speichern, die im Produktpass stehen ist hier relevant, da die Abhängigkeit von einer Partei bei einer Kontrolle ein anfälliger Punkt sein kann.
• Eine kurze interne Absprache darüber, wer im Unternehmen auf eine Anfrage einer Aufsichtsbehörde reagiert und in welchen Schritten diese Anfrage bearbeitet wird.

Wer dies schon jetzt einrichtet, auch wenn nicht alle Vorschriften endgültig ausgearbeitet sind, schafft eine Grundlage, die bei einer Kontrolle nutzbar ist. Weitere Informationen dazu finden Sie unter was kann ich schon jetzt tun, während die Regeln noch nicht endgültig sind. Und für diejenigen, die noch entscheiden müssen, wie dies praktisch umgesetzt wird, ist das Verfahren beschrieben unter wie gehe ich das Produktpaspoort für Reifen Schritt für Schritt an.