kunnen meerdere vestigingen van mijn bedrijf hetzelfde productpaspoort beheren

Meerdere vestigingen kunnen met één paspoort werken

Ja, meerdere vestigingen van hetzelfde bedrijf kunnen betrokken zijn bij hetzelfde productpaspoort, omdat het paspoort gekoppeld is aan een product of productmodel en niet aan een vestiging. Het paspoort hoort bij wat er op de markt wordt gebracht, met de gegevens van de fabrikant of importeur die daarvoor verantwoordelijk is. Of dat nu vanuit één hoofdkantoor wordt aangeleverd of vanuit verschillende filialen die elk hun eigen deel van de import of distributie voor hun rekening nemen, verandert niets aan het paspoort zelf: het blijft één digitaal dossier per product, benaderbaar via één QR-code op de band.

Voor wie dit relevant is en waar de grens ligt

Dit speelt vooral bij bedrijven die met meerdere vestigingen, filialen of dochterondernemingen werken en waarbij niet één centraal kantoor alle bandenpartijen inklaart of verkoopt. Denk aan een groothandel met regionale magazijnen, of een importeur met meerdere kantoren die elk hun eigen leveranciers in het buitenland hebben. De vraag is dan niet of het paspoort "opgesplitst" kan worden per vestiging — dat kan niet, want het paspoort blijft aan het product gekoppeld, niet aan de plek waar het wordt behandeld — maar wel wie binnen het bedrijf de gegevens aanlevert en actueel houdt.

Het onderscheid dat wél telt, is dat tussen verschillende partijen of modellen. Elke bandenpartij of elk model dat afzonderlijk op de markt wordt gebracht, krijgt een eigen paspoort. Als twee vestigingen dezelfde bandenlijn verkopen die van dezelfde fabrikant en dezelfde partij komt, is er in de regel sprake van één paspoort dat vanuit meerdere plekken raadpleegbaar is. Verkopen de vestigingen juist verschillende partijen of modellen, dan zijn dat ook verschillende paspoorten, ongeacht of ze onder één bedrijfsnaam vallen. Dit gaat niet over de vraag of een klant of wagenparkbeheerder het paspoort mag inzien — dat kan sowieso, zie wat een wagenparkbeheerder aan het bandenpaspoort heeft — maar over wie er intern verantwoordelijk is voor het bijhouden ervan.

Wat er al vaststaat en wat nog niet

Een vaste datum voor de verplichting tot een digitaal productpaspoort voor banden staat nog niet vast. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is de kaderwet en die geldt al, maar de concrete verplichting voor banden komt er via een gedelegeerde handeling die specifiek voor deze productgroep wordt opgesteld. Volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 wordt die gedelegeerde handeling voor banden verwacht in 2027. Tot die handeling is gepubliceerd en van kracht wordt, is er geen wettelijke verplichting om een paspoort te voeren, laat staan om te bepalen hoe dat binnen een bedrijf met meerdere vestigingen wordt georganiseerd.

Wat al wel vaststaat, is de structuur waarbinnen dat straks gaat werken: artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt vast dat het digitaal productpaspoort er komt, artikel 10 beschrijft de vereisten waaraan het moet voldoen, en artikel 11 gaat in op de technische werking, waaronder de toegang tot de gegevens. Die bepalingen laten geen ruimte voor een paspoort per vestiging; ze zijn geschreven vanuit het product, met één centrale set gegevens die via de QR-code wordt ontsloten.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

Wie met meerdere vestigingen werkt, begint met de vraag welke vestiging welke bandenpartijen daadwerkelijk importeert of op de markt brengt, want dat bepaalt wie er als fabrikant of importeur in de zin van artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) wordt gezien en dus wie verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens. Vervolgens is het zaak om intern af te spreken wie de gegevens aanlevert bij het opstellen van het paspoort, en wie ze actueel houdt als er iets wijzigt — bijvoorbeeld bij een terugroepactie, waarbij het paspoort een rol kan spelen zoals beschreven bij hoe het paspoort werkt bij een terugroepactie. Daarna is het praktisch om te bepalen of alle vestigingen toegang nodig hebben tot hetzelfde paspoort, of dat sommige vestigingen alleen verkopen wat een andere vestiging al heeft laten registreren. Bij de keuze van een platform is dit een van de punten om vooraf helder te hebben, want niet elk systeem is ingericht op meerdere gebruikers binnen één bedrijfsstructuur — dat komt terug bij waar op te letten bij het kiezen van een platform. Ten slotte is het verstandig om vast te leggen wie binnen het bedrijf een eigen kopie van de aangeleverde gegevens bewaart, onafhankelijk van het platform waarop het paspoort wordt gehost.

De wettelijke basis: artikel 9, 10, 11 en 27 van de ESPR

Dat het paspoort aan het product en niet aan een vestiging is gekoppeld, volgt uit artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat het digitaal productpaspoort omschrijft als onderdeel van het product zelf. Artikel 10 werkt uit welke gegevens erin moeten staan en aan welke eisen die gegevens moeten voldoen, zonder daarbij onderscheid te maken naar de interne organisatie van de partij die ze aanlevert. Artikel 11 regelt de technische werking, waaronder hoe de gegevens toegankelijk worden gemaakt via de datadrager — dat is techniek die per definitie vanaf meerdere plekken te benaderen is. En artikel 27 legt de verplichtingen van fabrikanten vast, wat de basis vormt voor de vraag wie binnen een bedrijf met meerdere vestigingen als verantwoordelijke partij optreedt.

Wie nu al wil voorbereiden hoe dit binnen de eigen bedrijfsstructuur wordt georganiseerd, kan de stappen op volgorde bekijken bij hoe het productpaspoort voor banden stap voor stap wordt aangepakt, of nagaan wat er nu al te doen is terwijl de definitieve regels nog niet vaststaan via wat er nu al gedaan kan worden.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een bedrijf met meerdere vestigingen — een hoofdkantoor met inkoop en een aantal filialen die zelfstandig bestellen of verkopen — stelt zich vaak de vraag wie nu precies "de verantwoordelijke" is voor het productpaspoort. De ESPR redeneert niet vanuit vestigingen, maar vanuit rollen: fabrikant, importeur, distributeur. Dat onderscheid is bepalend voor hoe meerdere locaties met één paspoort kunnen werken.

De verplichting ligt bij de marktdeelnemer, niet bij de vestiging

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor het productpaspoort bij de fabrikant, en bij invoer bij de importeur. Dat is een juridische entiteit, niet een pand of een filiaal. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers met bijvoorbeeld drie vestigingen betekent dit praktisch dat het paspoort gekoppeld is aan het product en aan de entiteit die het op de markt brengt — niet aan de vestiging die de doos openmaakt. Vestigingen die onder dezelfde rechtspersoon vallen, werken in de praktijk aan hetzelfde paspoort omdat de verplichting daar al gecentraliseerd is. Vestigingen die zelfstandig importeren (een eigen btw-nummer, eigen douaneaangiften) zijn in de ogen van de verordening een eigen importeur, met een eigen verplichting.

Het paspoort volgt het product, niet de locatie

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) omschrijft het digitaal productpaspoort als een verzameling gegevens die aan een specifiek product of productmodel is gekoppeld. Voor een band betekent dat: het paspoort hoort bij die band (of dat model), niet bij de plek waar hij ligt. Een vestiging die een partij banden ontvangt van het hoofdkantoor werkt dus met een paspoort dat al bestaat en al gevuld is — er is niets nieuws te "beheren" op vestigingsniveau, alleen te raadplegen en door te geven. Dat is relevant voor wagenparkbeheerders en groothandels met meerdere locaties: wat heb ik als wagenparkbeheerder aan het bandenpaspoort? gaat in op wat er met die gegevens te doen is aan de kant van de gebruiker.

Toegang tot de datadrager is geen synoniem voor beheer

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de toegankelijkheid van het paspoort: de gegevens moeten opvraagbaar zijn via de datadrager, in de praktijk de QR-code op of bij het product. Meerdere vestigingen kunnen die QR-code scannen en de gegevens bekijken zonder dat er sprake is van "meerdere beheerders". Beheer — het aanpassen, aanvullen of corrigeren van de onderliggende gegevens — is iets anders dan inzage. Een filiaal dat een QR-code scant om te checken of een levering klopt, beheert niets; het raadpleegt.

Technische inrichting bepaalt wie mag wijzigen

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaat over het technisch ontwerp en de werking van het paspoort, waaronder wie gegevens mag registreren of wijzigen. Dit artikel laat ruimte voor een technische inrichting waarin één centrale partij de gegevens beheert en meerdere vestigingen daaraan gekoppeld zijn als gebruiker of als doorgeefpunt. Voor de praktijk van een bedrijf met meerdere locaties is dit het punt waar de knop echt wordt omgezet: niet de organisatiestructuur bepaalt of iets kan, maar de manier waarop het platform rollen en rechten inricht. Bij het kiezen van een systeem is dat een vraag die vooraf gesteld hoort te worden — zie waar moet ik op letten bij het kiezen van een platform voor het productpaspoort.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen vaker terug bij bedrijven met meerdere vestigingen:

Twee vestigingen vullen los van elkaar dezelfde productgroep aan. Filiaal A registreert een levering banden onder een eigen modelnaam, filiaal B doet dat net iets anders. Er ontstaan twee paspoorten voor wat in werkelijkheid één productmodel is.
Een vestiging denkt zelfstandig te importeren, maar valt onder de rechtspersoon van het hoofdkantoor. De verplichting van artikel 27 wordt dan op het verkeerde niveau ingevuld: er wordt gedacht dat de vestiging "haar eigen paspoort" moet regelen, terwijl de rechtspersoon al één verplichting heeft.
Inloggegevens voor het platform circuleren informeel tussen vestigingen. Iedereen kan aanpassen, niemand weet meer wie welke wijziging heeft gedaan. Bij een vraag van een toezichthouder is dan niet meer te reconstrueren wie wat heeft ingevoerd — terwijl dat juist een van de dingen is waar wat vraagt een toezichthouder bij een controle op banden op kan wijzen.
Bij een fusie of overname van een vestiging verandert de rechtspersoon, maar het paspoort verandert niet mee. De koppeling tussen product en marktdeelnemer klopt dan niet meer met de werkelijke bedrijfsstructuur.
Een centrale afdeling stelt het paspoort samen, maar de vestiging die verkoopt heeft geen toegang om het aan een klant te laten zien. Daardoor kan een simpele vraag van een klant aan de balie niet beantwoord worden, terwijl kunnen mijn klanten de gegevens van het productpaspoort checken voordat ze kopen net beschrijft dat die controle juist eenvoudig zou moeten zijn.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf met meerdere vestigingen is het zinvol om vooraf een paar dingen op papier te hebben staan, los van wat het platform technisch toestaat:

Een overzicht van welke rechtspersoon welke rol heeft (fabrikant, importeur, distributeur) per vestiging, zodat de verplichting van artikel 27 op de juiste plek landt.
Een interne afspraak over wie binnen de organisatie bevoegd is om paspoortgegevens aan te maken of te wijzigen, en wie alleen inzage heeft.
Een lijst van productmodellen met de vestiging die als eerste een model heeft aangemeld, om dubbele registraties te voorkomen.
Een vaste procedure voor wat er gebeurt bij overname, fusie of sluiting van een vestiging, zodat de koppeling tussen product en marktdeelnemer up-to-date blijft.
Een eigen kopie van de ingevoerde gegevens, apart van het platform — zie moet ik zelf een kopie bewaren van de gegevens die in het productpaspoort staan voor de overwegingen daarbij.

Wie nu al met meerdere vestigingen werkt en vooruit wil denken zonder op de definitieve regelgeving te wachten, vindt een aanzet in wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.