kan flere afdelinger af mit firma administrere det samme produktpas

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En virksomhed med flere afdelinger — et hovedkontor med indkøb og en række filialer, der bestiller eller sælger selvstændigt — stiller sig ofte spørgsmålet, hvem der egentlig er "den ansvarlige" for produktpasportet. ESPR ræsonnerer ikke ud fra afdelinger, men ud fra roller: producent, importør, distributør. Denne sondring er afgørende for, hvordan flere lokationer kan arbejde med ét paspoort.

Forpligtelsen påhviler markedsaktøren, ikke afdelingen

Artikel 27 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) lægger forpligtelserne vedrørende produktpasportet på producenten og ved import på importøren. Det er en juridisk enhed, ikke en bygning eller en filial. For en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere med for eksempel tre afdelinger betyder det praktisk talt, at produktpasportet er knyttet til produktet og til den enhed, der bringer det på markedet — ikke til den afdeling, der åbner kassen. Afdelinger, som falder under samme juridisk person, arbejder i praksis med det samme paspoort, fordi forpligtelsen allerede er centraliseret der. Afdelinger, der importerer selvstændigt (eget momsnummer, egne toldselvangiver), er i forordningens øjne en egen importør, med en egen forpligtelse.

Produktpasportet følger produktet, ikke lokaliteten

Artikel 9 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) definerer det digitale produktpaspoort som en samling data, der er knyttet til et specifikt produkt eller produktmodel. For et dæk betyder det: produktpasportet hører til det dæk (eller den model), ikke til det sted, hvor det ligger. En afdeling, der modtager en batch dæk fra hovedkontoret, arbejder således med et produktpaspoort, der allerede findes og er udfyldt — der er intet nyt at "administrere" på afdelingsniveau, kun at konsultere og videreformidle. Det er relevant for wagenparkledere og grossister med flere lokationer: hvad får jeg som wagenparkled ud af dækproduktspasset? går ind på, hvad man kan gøre med disse data fra brugerens side.

Adgang til databæreren er ikke synonymt med administration

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) stiller krav til pasportets tilgængelighed: oplysningerne skal kunne anmodes via datamediet, i praksis QR-koden på eller ved produktet. Flere filialer kan scanne QR-koden og få vist oplysningerne uden at der er tale om "flere administratorer". Administration — ændring, supplement eller korrektion af de underliggende oplysninger — er noget helt tredje end indsigt. En filial, der scanner en QR-kode for at kontrollere, om en levering stemmer, administrerer ikke noget; den konsulterer.

Teknisk indretning bestemmer, hvem der må ændre

Artikel 11 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) handler om pasportets tekniske design og funktion, herunder hvem der må registrere eller ændre oplysninger. Denne artikel åbner mulighed for en teknisk indretning, hvor én central part administrerer oplysningerne, og flere filialer er knyttet til denne som bruger eller som videregivelsespunkt. For praksis i en virksomhed med flere lokationer er dette det punkt, hvor det hele virkelig skifter karakter: det er ikke organisationsstrukturen, der bestemmer, hvad der er muligt, men den måde, hvorpå platformen indretter roller og rettigheder. Når man vælger et system, er det et spørgsmål, der bør stilles på forhånd — se hvad skal jeg være opmærksom på, når jeg vælger en platform til produktpasset.

Hvor det går galt i praksis

Nogle få situationer dukker oftere op hos virksomheder med flere filialer:

• To filialer supplerer uafhængigt af hinanden samme produktgruppe. Filial A registrerer en levering dæk under et eget modelnavn, filial B gør det på en lidt anden måde. Der opstår to pasporter for, hvad der i virkeligheden er én produktmodel.
• En filial tror at importere selvstændigt, men falder under moderselskabets juridiske person. Forpligtelsen i artikel 27 udfyldes da på det forkerte niveau: der tænkes, at filialen "skal ordne sit eget pasport", mens den juridiske person allerede har én forpligtelse.
• Loginoplysninger til platformen cirkulerer uformelt mellem filialerne. Alle kan ændre, ingen ved længere, hvem der har foretaget hvilken ændring. Når en tilsynsmyndighed stiller spørgsmål, er det ikke længere muligt at rekonstruere, hvem der skrev hvad — mens det netop er en af de ting, som hvad spørger en tilsynsmyndighed om under en kontrol af dæk kan påpege.
• Ved en fusion eller overtagelse af en filial ændres den juridiske person, men pasport ændres ikke sammen med det. Koblingen mellem produkt og markedsaktør stemmer da ikke længere overens med den faktiske virksomhedsstruktur.
• En centralkommune udarbejder pasportret, men den filial, der sælger, har ingen adgang til at vise det til en kunde. Derfor kan et simpelt kundespørgsmål ved kassen ikke besvares, mens kan mine kunder kontrollere dataene i produktpasset, før de køber netop beskriver, at denne kontrol skulle være let.

Det du kan dokumentere

For en virksomhed med flere filialer er det fornuftigt at have et par ting på papir på forhånd, uafhængigt af hvad platformen teknisk tillader:

• Et overblik over, hvilken juridisk person der har hvilken rolle (producent, importør, distributør) pr. filial, så forpligtelsen i artikel 27 lander det rette sted.
• En intern aftale om, hvem inden for organisationen, der er bemyndiget til at oprette eller ændre pasportoplysninger, og hvem der kun har indsigt.
• En liste over produktmodeller med den filial, der først tilmeldte en model, for at undgå dobbeltregistrering.
• En fast procedure for, hvad der sker ved overtagelse, fusion eller lukning af en filial, så koblingen mellem produkt og markedsaktør forbliver ajour.
• En egen kopi af de indgivne oplysninger, adskilt fra platformen — se skal jeg selv opbevare en kopi af de data, der er i produktpasset for overvejelserne herom.

Den, der allerede arbejder med flere filialer og gerne vil tænke forud uden at vente på den endelige regulering, finder et udgangspunkt i hvad kan jeg allerede gøre nu, mens reglerne endnu ikke er definitive.