moet ik zelf een kopie bewaren van de gegevens die in het productpaspoort staan

Een eigen kopie is verstandig, ook al staat het niet als losse verplichting in de ESPR

Ja, een eigen back-up van de paspoortgegevens is aan te raden, ook los van de vraag of dat als zodanig ergens letterlijk zo staat geformuleerd. De ESPR verplicht dat de gegevens tien jaar (of de looptijd die voor de productgroep gaat gelden) beschikbaar en toegankelijk blijven, en die verplichting ligt bij de partij die het paspoort aanmaakt of laat aanmaken. Wie voor die beschikbaarheid afhankelijk is van één platform of één leverancier, loopt het risico dat gegevens niet meer op te vragen zijn op het moment dat een toezichthouder, klant of andere partij erom vraagt — bijvoorbeeld omdat de dienst stopt, van eigenaar wisselt, of technische problemen heeft. Een eigen kopie van de brongegevens is dan geen overbodige moeite, maar een simpele verzekering tegen iets dat niemand kan garanderen dat nooit gebeurt.

Voor wie dit relevant is en voor wie niet

Deze vraag speelt vooral voor de partij die verantwoordelijk is voor het aanmaken van het paspoort: de fabrikant of importeur die de onderliggende productgegevens levert. Voor een groothandel of wagenparkbeheerder die het paspoort alleen raadpleegt via de QR-code, ligt dit anders — die partij gebruikt de gegevens, maar is niet degene die ze moet bewaren. Wie banden doorverkoopt zonder zelf importeur te zijn, hoeft zich in de regel geen zorgen te maken over het bewaren van een kopie; dat is een taak die bij de bron van de gegevens ligt. Het is ook een ander vraagstuk dan de vraag of het paspoort zelf verplicht is voor een bepaald type band — dat wordt behandeld op de pagina over of het productpaspoort voor uw banden geldt. Hier gaat het puur om: als er een paspoort is, wie zorgt er dan voor dat de gegevens niet verloren gaan.

Een eigen back-up is ook iets anders dan het register van digitale productpaspoorten dat de Europese Commissie opzet op grond van artikel 13 van de ESPR. Dat register is een centrale voorziening waarin (metadata van) paspoorten wordt opgenomen, maar dat register vervangt niet de eigen verantwoordelijkheid van de fabrikant of importeur om de onderliggende gegevens beschikbaar te houden. Het register is een aanvulling, geen vervanging van de eigen archivering.

Dit staat los van de datum waarop de gedelegeerde handeling verschijnt

De verplichting om paspoortgegevens tien jaar (of de vastgestelde termijn) beschikbaar te houden, volgt uit artikel 10 van de ESPR en geldt zodra de gedelegeerde handeling voor banden van toepassing wordt. Die gedelegeerde handeling wordt volgens het werkplan van de Commissie voor 2025-2030 verwacht in 2027; de precieze datum staat nog niet vast. Zolang die handeling er niet is, geldt er voor banden nog geen wettelijke verplichting tot een digitaal productpaspoort, en dus ook geen wettelijke verplichting tot het bewaren van een kopie ervan. Maar de vraag of een eigen back-up verstandig is, staat los van dat wachten: wie nu al gegevens verzamelt en structureert, kan net zo goed nu al een systeem inrichten waarin die gegevens ook buiten het platform om bewaard blijven. Wat er in de tussentijd al te doen is, staat uitgebreider beschreven op de pagina over wat u nu al kunt doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Hoe dit in de praktijk aan te pakken

De meest logische volgorde is: eerst vaststellen welke brongegevens ten grondslag liggen aan het paspoort — technische specificaties, testresultaten, materiaalinformatie — en die apart, buiten het platform, bewaren in een eigen archief of documentbeheersysteem. Vervolgens is het zinvol om vast te leggen wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het actueel houden van die kopie, zeker als gegevens in de loop van de tien jaar wijzigen of worden aangevuld. Daarna is het aan te raden om te checken of het gekozen platform zelf een exportfunctie biedt waarmee gegevens in een leesbaar formaat opgevraagd kunnen worden — dat is een punt om mee te nemen bij het kiezen van een platform voor het productpaspoort, want niet elk platform maakt dat even eenvoudig. Wie met meerdere vestigingen werkt, doet er daarnaast goed aan om af te spreken waar die back-up centraal wordt bewaard, zodat niet elke vestiging los zijn eigen versie bijhoudt — meer daarover staat op de pagina over meerdere vestigingen die één paspoort beheren. Tot slot is het verstandig om de back-up ook te raadplegen bij een eventuele terugroepactie, omdat snelle toegang tot volledige productgegevens daarbij vaak net het verschil maakt — dat komt terug op de pagina over het paspoort bij een terugroepactie.

Waar dit uit volgt: artikel 10 en artikel 13 van de ESPR

Artikel 10 van de ESPR bepaalt dat de gegevens van het digitale productpaspoort gedurende de vastgestelde periode beschikbaar moeten blijven, en legt die verantwoordelijkheid bij de marktdeelnemer die het paspoort aanmaakt. Een eigen back-up volgt niet letterlijk als apart voorschrift uit die tekst, maar is een praktische manier om aan die beschikbaarheidsverplichting te kunnen blijven voldoen, ook als een platform of dienstverlener wegvalt. Artikel 13 van de ESPR regelt het centrale register van digitale productpaspoorten dat de Commissie inricht; dat register is een aanvullende voorziening op Europees niveau en ontslaat de fabrikant of importeur niet van de eigen zorg voor de onderliggende gegevens.

Wie nu al bezig is met de voorbereiding, kan dit onderwerp het beste meenemen in de bredere aanpak: de stap-voor-stap uitleg voor het productpaspoort voor banden beschrijft waar het bewaren van gegevens in die volgorde past, en is een logisch vervolg op deze vraag.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR regelt dat het digitale productpaspoort toegankelijk is via een datadrager, en dat de gegevens gedurende een bepaalde periode beschikbaar blijven (artikel 10, Verordening (EU) 2024/1781). De verordening richt zich op de vraag dat de gegevens er zijn en blijven, niet op de vraag wie precies welke kopie waar bewaart. Dat laatste is een praktische invulling die per bedrijf verschilt, en waar de wet zelf geen instructie voor geeft. Toch is het een vraag die elk bedrijf dat met een paspoort te maken heeft, voor zichzelf moet beantwoorden.

Beschikbaarheid van de gegevens over tijd

Artikel 10 gaat uit van een gegevensdrager die gedurende een bepaalde periode werkt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat er iets moet zijn geregeld over wat er gebeurt als de partij die het paspoort host, om welke reden dan ook stopt, van eigenaar wisselt, of technische problemen heeft. Wie het paspoort alleen bij één partij laat staan zonder verder iets vast te leggen, heeft geen zicht op wat er gebeurt als die partij morgen niet meer bereikbaar is.

Herleidbaarheid via het register

Artikel 13 beschrijft een register van digitale productpaspoorten. Dat register is bedoeld om paspoorten vindbaar en controleerbaar te maken. Voor een bedrijf betekent dit dat de eigen administratie en het register op elkaar moeten aansluiten: welk paspoort hoort bij welke partij banden, welke versie was op welk moment actief. Een eigen kopie van de kerngegevens maakt het makkelijker om die aansluiting te controleren, zeker wanneer er méér dan één leverancier of platform bij betrokken is.

Aantoonbaarheid bij vragen achteraf

Zowel bij een controle als bij een geschil met een klant of leverancier kan de vraag komen wat er ooit in een paspoort heeft gestaan, en sinds wanneer. Een platform dat het paspoort tien jaar hostet, kan die vraag beantwoorden zolang het platform bestaat en de gegevens intact zijn. Een eigen archief van de belangrijkste gegevens — ook al is het maar een export of screenshot met datum — is een tweede bron die niet afhankelijk is van één partij.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur werkt met een platform dat na twee jaar door een ander bedrijf wordt overgenomen. De nieuwe eigenaar zet de dienst na een periode stop. Zonder eigen kopie van de paspoortgegevens moet de importeur helemaal opnieuw beginnen, met dezelfde vragen aan dezelfde fabrikanten die inmiddels misschien andere gegevens leveren.

Een groothandel verkoopt een partij banden door aan een wagenparkbeheerder. Een jaar later ontstaat een vraag over de samenstelling van het band. De groothandel verwijst naar het paspoort, maar het paspoort is inmiddels aangepast door de fabrikant met nieuwere gegevens. Niemand kan meer aantonen wat er op het moment van verkoop in stond.

Een bedrijf met meerdere vestigingen laat elke vestiging los een eigen kopie bijhouden, zonder afspraak over welke versie de geldige is. Bij een controle blijken twee vestigingen verschillende gegevens te tonen voor dezelfde bandenlijn. Dat is een risico dat te voorkomen was met een duidelijke afspraak over wie de kopie beheert — een vraag die ook terugkomt bij het inrichten van een paspoort over meerdere vestigingen van hetzelfde bedrijf.

Een bedrijf wisselt van platform omdat de kosten van de vorige leverancier te hoog werden, en ontdekt dat de oude gegevens niet zomaar overgezet konden worden. Zonder eigen archief was er geen basis om de nieuwe leverancier snel van de juiste gegevens te voorzien, wat vragen oproept die ook spelen bij het kiezen van een platform voor het productpaspoort.

Een toezichthouder vraagt bij een controle naar de gegevens zoals die golden op het moment van verkoop, niet zoals ze er nu uitzien. Een bedrijf dat alleen naar het huidige paspoort kan verwijzen, en geen eigen vastlegging heeft van de situatie op verkoopmoment, heeft geen antwoord op die specifieke vraag — iets waar meer over te lezen is bij wat een toezichthouder in de praktijk vraagt over de controle op banden.

Wat u kunt vastleggen

Een export of kopie van de paspoortgegevens op het moment van verkoop of levering, met datum, zodat later te reconstrueren is wat er op dat moment in stond.
Een overzicht van welk paspoort bij welke partij banden hoort, inclusief het referentienummer of de link naar het register zoals bedoeld in artikel 13.
Een afspraak met de hostende partij over wat er gebeurt bij stopzetting van de dienst, overname, of einde van het contract — en of gegevens dan overdraagbaar zijn.
Een interne afspraak, vooral bij meerdere vestigingen of meerdere personen die toegang hebben, over wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de eigen kopie.
Een vaste plek — los van het platform zelf — waar deze kopieën worden bewaard, zodat ze niet verloren gaan bij een systeemwissel.

Wie nog moet beginnen met deze afspraken, vindt een overzicht van de stappen bij het stap voor stap aanpakken van het productpaspoort voor banden. En voor wie nu al wil voorsorteren zonder op de definitieve regels te wachten, is er een overzicht van wat al te doen is bij wat u nu al kunt doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.